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Was kommt nach dem Einzahlungsschein?

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E-Rechnung

Ab dem 20. September 2022 haben die herkömmlichen roten und orangen Einzahlungsscheine (ES/ESR) ausgedient. Ab dann sind nur noch die QR-Rechnungen und die E-Rechnungsformate gültig. Welche elektronischen Varianten zum Einzahlungsschein gibt es überhaupt und wie werden sie eingesetzt?

Im Zuge der Harmonisierung im Zahlungsverkehr (ISO 20022) wurde in der Schweiz am 30. Juni 2020 die QR-Rechnung eingeführt. Während der Übergangszeit bis zum 20. September 2022 sind sowohl die alten Einzahlungsscheine ES und ESR als auch die neue QR-Rechnung gültig. Nach diesem Stichtag können rote Einzahlungsscheine (ES) und orange Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) nicht mehr verwendet werden. An ihre Stelle treten die QR-Rechnung sowie die digitalen E-Rechnungsformate.

Für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Kunden (B2C) werden üblicherweise QR-Rechnungen eingesetzt, bei denen alle Rechnungsinformationen sowohl in Klartext vorhanden als auch in einem QR-Code gespeichert sind. Für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) hingegen, aber auch für B2G, also im Zahlungsaustausch mit Behörden, kommen vermehrt E-Rechnungen zum Zug. Im Folgenden werden die wichtigsten Rechnungsformate erläutert.

Klassische Rechnungsformate

Herkömmliche Einzahlungsscheine, also ES und ESR, sind zur manuellen Verarbeitung vorgesehen und lassen keine digitale Verarbeitung zu. Einzig die Codierzeile kann per Scan-Gerät oder App erfasst werden.

Was sind hybride Rechnungsformate?

An die Stelle der Einzahlungsscheine kommt die QR-Rechnung, die neben den Rechnungsinformationen in Klartext auch alle Informationen des Rechnungsstellers maschinenlesbar darstellt. Solche Rechnungsformate, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar sind, nennt man hybride Rechnungsformate. Sie können also wahlweise manuell oder maschinell verarbeitet werden. QR-Rechnungen können in Papierform oder als PDF-Datei versandt werden. In digitaler Form lassen sich QR-Rechnungen ganz einfach per Drag-and-Drop in die Sage-Software ziehen, um sie weiterzuverarbeiten. Der QR-Code lässt sich aber auch ab Papier oder ab Bildschirm mittels der Sage Center App einlesen.

Neben der QR-Rechnung gibt es weitere hybride Rechnungsformate, die als PDF-Dokument erstellt werden. In diesem Dokument sind strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format eingebettet, um sie digital verarbeiten zu können. Grundsätzlich ermöglicht die hybride Rechnungsform eine flexible Handhabung: Je nach Möglichkeiten oder Voraussetzungen lassen sich die PDFs ausdrucken und manuell verarbeiten – oder aber in betrieblichen Prozessen digital und automatisiert verwenden.

Was sind E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) beinhalten einen digitalen Datensatz, sodass sie rein elektronisch verarbeitet werden können. Sie können also von Menschen nicht gelesen und weiterverarbeitet werden: Versand, Empfang und Verarbeitung geschehen automatisiert. Eine E-Rechnung beinhaltet einen digitalen, strukturierten maschinenlesbaren Code im XML-Format.

E-Rechnungen sind also mehr als Rechnungen im PDF-Format. Eine E-Rechnung wird automatisiert erstellt, eingelesen und zur Zahlung in eine entsprechende Software transferiert. Auch sämtliche Vorgänge wie Validierung, Kontierung oder Buchung werden digital und teilweise automatisiert erledigt. So lässt sich die gesamte Zahlungsabwicklung im Unternehmen effizienter erledigen.

Was ist die X-Rechnung?

Die X-Rechnung ist die gängigste Form einer E-Rechnung. Sie ist ein rein elektronisches Rechnungsformat ohne Sichtkomponente – also ohne für Menschen lesbare Informationen. Sie ist also nicht für die manuelle Verarbeitung vorgesehen. Die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format beinhalten sämtliche Informationen für das Kreditorenmanagement. Die X-Rechnung ist weit verbreitet und wird etwa in der EU von Institutionen und Behörden akzeptiert.

Wozu dient das Rechnungsformat ZUGFeRD?

Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrider Rechnungsstandard, der in Deutschland und Frankreich entwickelt und auch in der Schweiz empfohlen wird. ZUGFeRD hat sich als De-facto-Standard durchgesetzt und basiert auf der elektronischen X-Rechnung. Das heisst, das strukturierte Datenformat, das ZUGFeRD nutzt, wird in einer PDF-Datei in Form des X-Rechnungs-Standards gespeichert. Damit kann beispielsweise eine per E-Mail zugeschickte X-Rechnung beim Erhalt per Drag-and-Drop in die Buchhaltungssoftware gezogen werden, um die Rechnung weiterverarbeiten zu können. Dank der Sichtkomponente kann die Rechnung aber auch manuell verarbeitet werden. Gelegentlich wird dieses Format auch als ZUGFeRD/Factur-X bezeichnet.

Warum wird für hybride Rechnungen das PDF-Format verwendet?

Die für E-Rechnungen eingesetzten PDF-Dateien müssen gemäss dem ISO-Standard PDF/A in der Version A-3 erstellt sein. Dieses Format nennt sich PDF A-3 und ist sowohl der aktuelle Standard für E-Rechnungen als auch für die Archivierung von Dokumenten. Mit PDF A-3 können Daten im XML-Format hinterlegt werden, wie sie für die E-Rechnung benötigt werden. Das Format ist international kompatibel und geeignet, um Rechnungen per E-Mail oder im Datentransfer per FTP zu versenden oder zu empfangen. Zudem sind sie optimal für eine Langzeitarchivierung geeignet, da sich Dokumente in PDF A-3 originalgetreu und rechtssicher archivieren lassen. Für die Verarbeitung in modernen Softwarelösungen wie Sage 200 Extra genügt es, die per E-Mail erhaltene Rechnung per Drag-and-Drop ins ERP-System zu ziehen. Dort werden die Zahlungsinformationen automatisch ausgelesen und in der Kreditorenverarbeitung abgelegt.

Welche Vorteile haben E-Rechnungen im Format ZUGFeRD/X-Rechnung?

Unternehmen, die als Rechnungsstandard das hybride Format ZUGFeRD 2.0 verwenden, können von den Vorteilen digitaler und analoger Verarbeitung profitieren. Die digitale Verarbeitung von Rechnungen ist nicht nur effizienter, da sie die gesamte Prozessabwicklung vereinfacht, sie ist auch weniger fehleranfällig. Im Zuge der Digitalisierung von anderen Geschäftsprozessen beziehungsweise der digitalen Transformation eines Unternehmens ist die elektronische Rechnungsverarbeitung ein wichtiger Faktor.

Die wichtigsten Vorteile von elektronischen Rechnungen und hybriden Rechnungen 

Rein elektronische Rechnungen, aber auch hybride Formate wie die QR-Rechnung bieten durch ihre digitale Verarbeitungsmöglichkeit enorme Vorteile.

Bei der Rechnungsstellung:

  • Tiefere Kosten für die Verarbeitung: Kein Druck, Verpackung, Versand von Rechnungen in Papierform.
  • Effizientere Verarbeitung durch automatisierte Prozesse
  • Fehler werden vermieden: Falsches Abtippen oder fehlende Referenznummern kommen nicht vor.
  • Rechnungen können direkt aus dem Fakturierungsprogramm erstellt werden.
  • Gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen
  • Hohe Transparenz dank Prozess- und Systemintegration

Beim Rechnungsempfang:

  • Tiefere Kosten durch Wegfallen von Auspacken, manuelles Erfassen oder Scannen von Papierrechnungen.
  • Rechnungsprüfung und Kontierung erfolgt effizienter.
  • Reduzierte Liegezeiten von Rechnungen
  • Physisches Rechnungsarchiv ist nicht notwendig

Wie lassen sich E-Rechnungen verarbeiten?

Eingehende E-Rechnungen können entweder direkt mit einem DMS- oder Buchhaltungssystem verarbeitet werden, oder man weist sie einem entsprechenden Workflow zu, damit die Rechnungen die unternehmensinternen Prüf- und Freigabeprozesse durchlaufen können. Voraussetzung dafür ist, dass die ERP-Lösung den Rechnungsstandard unterstützt.

Welche weiteren E-Rechnungs-Formate gibt es?

Für die elektronische Rechnungsbegleichung gibt es neben den genannten noch diverse weitere Formate. So verpflichtete etwa die Bundesverwaltung seine Lieferanten bereits 2016, ihre Rechnungen ausschliesslich in elektronischer Form einzureichen. Neben ZUGFeRD werden in der Schweiz noch andere Formate verwendet:

  • EANCOM-EDIFCAT-Standard: EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) gibt es bereits seit 1986 und wird ständig weiterentwickelt. Mit dem Format können zusammen mit der Rechnung viele verschiedene Informationen wie Identifikations-, Transfer oder Stammdaten ausgetauscht werden, doch die Verwendung ist entsprechend aufwändiger als andere Formate.
  • iDoc: iDoc (Intermediate Document) ist ein Format für den Daten- und Rechnungsaustausch zwischen gewissen ERP-Systemen. Damit werden nicht nur Rechnungen ausgetauscht, sondern etwa auch Kundendaten, Liefer-, Material, oder Bewegungsdaten etc.

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