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Was Sie bei der Rechnungstellung beachten müssen

Eine Rechnung muss gewissen Inhaltlichen Anforderungen genügen, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Diese Angaben dürfen in keiner Rechnung fehlen!

Ob physisch oder per E-Mail: Wenn Unternehmen Rechnungen ausstellen, müssen diese gesetzliche Vorgaben und Kriterien erfüllen, um von der Steuerbehörde anerkannt zu werden. Nur so ist der Vorsteuerabzug möglich. Folgende Angaben dürfen daher in keiner Rechnung fehlen:

  • Name, Adresse, und Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) des Leistungserbringers. Im UID-Register können Sie nach Ihrer UID und Handelsregisterdaten suchen.
  • Name und Adresse des Leistungsempfängers, ausser es handelt sich um einen Kassenzettel für einen Betrag von bis zu 400 Franken
  • Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung
  • Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
  • Betrag für die Leistung
  • Anwendbarer Steuersatz und der vom Entgelt geschuldete Steuerbetrag. Wenn das Entgelt die Steuer einschliesst, genügt der Hinweis auf den anwendbaren Steuersatz (z. B. inklusive 7,7 % MwSt.).

Wenn Sie Rechnungen per E-Mail verschicken, dann ausschliesslich im PDF-Format, um nachträglichen Abänderungen vorzubeugen. Das geht mit einer Business-Software, in der Sie Rechnungen direkt als E-Mail versenden können, am einfachsten. Aber auch aus Word mit einem kostenlosen PDF-Generator ist dies keine Hexerei: Wählen Sie «Speichern unter» und das Format «PDF». Eine digitale Signatur ist bei PDF-Rechnungen nicht mehr notwendig, solange ordnungsgemäss Buch geführt wird. Das wiederum heisst:

  • Geschäftsvorfälle und Sachverhalte müssen vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst werden
  • Keine Buchung ohne Beleg
  • Die Buchführung ist klar, zweckmässig hinsichtlich Art und Grösse des Unternehmens, und nachprüfbar.

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