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Wie mahne ich Kunden richtig?

Unerfreulich, aber unumgänglich: Wenn der Kunde das Bezahlen versäumt, kann das Unternehmen ihn mahnen. Doch wie genau? Wir verraten Ihnen, welche Angaben in eine Mahnung gehören.

Wer nicht bezahlt, wird gemahnt. Das kann unangenehm werden – und zwar nicht nur für die Kundinnen und Kunden. Manch ein Rechnungssteller scheut sich davor, einmal Tacheles zu reden – sogar dann, wenn die offenen Rechnungen und das Geld, das durch die Lappen geht, unangenehme Folgen für das Unternehmen haben. Also keine Bange: Wenn Sie mit der Zahlungserinnerung auf taube Ohren stossen, sollten Sie mit der ersten Mahnung nicht zögern. Doch wie hat diese überhaupt auszusehen?

Eine Mahnung ist laut Gesetz die eindeutige Aufforderung, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Form, Wortlaut, Anzahl oder Frequenz von Mahnungen sind in der Schweiz aber nicht gesetzlich geregelt. Unternehmen sind nicht einmal zur Mahnung verpflichtet: Nach abgelaufener Zahlungsfrist – also wenn die Rechnung fällig wird – könnte einem Kunden bereits die Betreibung drohen. Der Zahlungsbefehl des Betreibungsamtes würde in diesem Fall als Mahnung gelten. Bevor aber das Amt eingeschaltet oder der Fall aufwändig einem Inkassobüro überreicht wird, verschicken Unternehmen lieber zwei bis drei Mahnungen.

So geht’s

Das oberste Gebot lautet: Ruhig Blut! Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass die Rechnung beim Kunden womöglich in den Tiefen eines Papierbergs oder den Untiefen der Mailbox verloren gegangen ist. Nichtsdestotrotz bleiben offene Rechnungen lästig für Ihr Unternehmen. Mahnen Sie deshalb stets freundlich, wenn auch bestimmt. Folgende Infos dürfen dabei nicht fehlen:

  • Aus dem Schreiben muss klar hervorgehen, dass es sich um eine Mahnung handelt – und nicht etwa um eine Zahlungserinnerung. Die Mahnungsstufe gibt zusätzlich Auskunft darüber, wie oft bereits gemahnt wurde.
  • Die vollständige Anschrift von Gläubiger (Absender) und Schuldner (Empfänger) sollte in der Mahnung enthalten sein.
  • Auch der genaue Forderungsgrund und der geforderte Betrag müssen aufgeführt werden. Dem Schuldner sollte klar sein, um welche Rechnung, mit welchem Rechnungsdatum es genau geht, und wie viel er zu zahlen hat.
  • Laut Gesetz darf dem Schuldner ab der ersten Mahnung ein Verzugszins verrechnet werden. Wenn Verzugszinsen geltend gemacht werden, sind Angaben zum Start des Zinslaufes und zum genauen Zinssatz wichtig.
  • Viele Unternehmen verlangen zur Mahnung auch Zuschläge. Dann sollte unbedingt die Höhe der Mahngebühren genannt werden. Mahngebühren lassen sich aber nur erheben, wenn sie vorab vertraglich etwa in den AGB vereinbart wurden.
  • Auch wenn sie dem Schuldner mehr als bekannt sein sollte: Die Bankverbindung des Gläubigers sollte auch in der Mahnung nochmals aufgeführt werden, ebenso die Angabe der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz MWST (Bsp. CHE-123.456.789 MWST)
  • Natürlich enthalten Mahnungen auch jeweils eine Zahlungsfrist. Diese sollte von Mahnung zu Mahnung immer weiter heruntergeschraubt werden.
  • Der Schuldner soll ruhig wissen, was bei einem weiteren Zahlungsverzug auf ihn zukommt. Daher enthalten Mahnungen auch eine Androhung der Säumnisfolgen, z.B. vom Vertrag zurückzutreten oder Schadenersatz zu fordern.

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