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Effizienter dank digitalisierter Workflows

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Digitalisierung

Mit automatisierten Prozessen und Workflows lassen sich Zeit und Kosten einsparen – sei es innerhalb des Betriebs, im Verbund mit Geschäftspartnern oder im Austausch mit Kunden. Voraussetzungen dafür sind digitalisierte Informationen und entsprechende Software. 

Viele vor- und nachgelagerte Prozesse der internationalen Industrie und im Handel werden von Schweizer Unternehmen verarbeitet. Laut Economiesuisse, dem Dachverband der Schweizer Wirtschaft, sind in der Schweiz gemessen am Wert beinahe die Hälfte der importierten und exportierten Güter Teil einer internationalen Wertschöpfungskette.

So überrascht es nicht, dass in den Betrieben einzelne Produktionsschritte immer stärker digitalisiert und automatisiert werden. Auch die Geschäftsprozesse etwa in der Produktion oder in internationalen Kundenbeziehungen werden zunehmend in digitalen Workflows verarbeitet.

Damit Schweizer Unternehmen funktionierende Glieder der internationalen Wertschöpfungskette bleiben, müssen sie die digitale Transformation im eigenen Unternehmen vorantreiben. Schöpft das eigene Unternehmen die neuen digitalen Möglichkeiten aus, kann es seine Position im internationalen Wettbewerb stärken. Dies gilt gerade wegen des harten Frankens insbesondere für international tätige Unternehmen, damit sie im globalisierten, digitalen Handel mithalten können.

Digitalisierungschancen von Unternehmen

Wo liegen die digitalen Potenziale im eigenen Unternehmen? Wo lassen sich interne Unternehmensprozesse optimieren? Wo lassen sich Anknüpfungspunkte an Geschäftspartner und Kunden so gestalten, dass der Workflow schneller und einfacher wird? Um diese Fragen beantworten zu können, müssen Sie Ihre Wertschöpfungskette auf Digitalisierungsmöglichkeiten analysieren. Suchen Sie nach aktuellen Technologien und Möglichkeiten, die Ihrem Geschäft einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Idealerweise führen Sie diese Analysen zusammen mit einem Experten bzw. einem Partner durch, der Sie in Digitalisierungsstrategien beraten kann.

Weil die Erwartungshaltung auf Kunden- und Partnerseite zunimmt, müssen die neuen Möglichkeiten in die eigenen Geschäftsprozesse integriert werden. Dank digitaler Workflows lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern. Eine Analyse kann beispielsweise aufzeigen, dass sich in der Produktion die Durchlaufzeiten verkürzen lassen, um schneller liefern zu können. Oder, dass man Serviceprozesse von der Quittierung des Arbeitsrapports durch den Kunden via Tablet des Aussendienstlers bis zur Verrechnung der Leistung in einem Workflow automatisieren kann. Das spart Zeit und es geht nichts vergessen.

Effizienzsteigerung bei Standardprozessen

Ob im Verkaufsprozess, im Kundenservice oder in der Produktion von Gütern: IT-gestützte, digitale Verarbeitung kann in praktisch allen Unternehmensbereichen Mehrwerte bringen. Besonders dann, wenn man sie in die Wertschöpfungsketten zwischen Lieferanten und Abnehmern integriert. Wie die Studie «We Power the Nation» von YouGov im Jahr 2019 zeigte, verwenden Mitarbeitende in Schweizer Unternehmen im Schnitt 7 Prozent der Arbeitszeit für unproduktive, administrative Aufgaben. Zum Vergleich: Im internationalen Durchschnitt liegt dieser Wert bei 5,2 %. Nur in Frankreich und Spanien ist der Anteil höher als in der Schweiz.

Das zeigt: Es liegt noch viel Potenzial in der Digitalisierung gerade von Routineaufgaben bzw. Standardprozessen. Sei es bei internen Abläufen wie in der Lohnbuchhaltung oder im HR-Wesen, aber auch mit dem Einsatz eines Online-Tools zur Terminbuchung für Kunden, die Abwicklung von Offerten und Aufträgen oder die Materialbewirtschaftung: Jeder digitalisierte Bereich kann für sich, aber vor allem im Verbund mit den anderen Elementen – im Workflow – eine Effizienzsteigerung bedeuten. In Verbindung mit Cloud-Services können komplette Bereiche wie CRM, ERP und andere Datenbestände zentralisiert und in einer hohen Datenqualität hochverfügbar gemacht werden.

Beispiel: automatisierte Kreditorenprozesse

Die digitale Verarbeitung im Rechnungsprozess birgt viel Potenzial für mehr Effizienz. Vom Empfang einer Rechnung bis zu deren Zahlung können Prozesse standardisiert und automatisiert werden – etwa mittels einer geeigneten Software, Einhaltung von Rechnungs-Normen, optischer Zeichenerkennung (OCR) oder künstlicher Intelligenz. Neben einer schnelleren Verarbeitung kann auch die Datenqualität erhöht werden.

Weil Finanz- und Buchhaltungsdaten für unterschiedlichste Aufgaben verwendet werden – etwa für die Rechnungsstellung, Bestellungen, Zahlungen, Steuererklärung oder die Budgeterstellung – müssen sie strukturiert abgelegt und zentral verfügbar gemacht werden. Lösungen wie Docuware oder M-Files unterstützen die Archivierung und Verarbeitung der Finanzdaten. Gerade die Optimierung der Rechnungsprozesse durch M-Files ermöglicht es, manuelle Arbeitsschritte durch digitalisierte Workflows von der Freigabe von Rechnungen bis zur Bezahlung zu ersetzen.