{"id":11282,"date":"2022-07-04T08:20:52","date_gmt":"2022-07-04T06:20:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=11282"},"modified":"2026-01-22T14:47:20","modified_gmt":"2026-01-22T13:47:20","slug":"elektronische-entgeltunterlagen-werden-pflicht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen-werden-pflicht\/","title":{"rendered":"Elektronische Entgeltunterlagen werden Pflicht"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/kategorie\/hr-management-payroll\/\" class=\"entry-header__link\">HR-Management und Lohnbuchhaltung<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tElektronische Entgeltunterlagen werden Pflicht\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2022-07-04T08:20:52+02:00\">4. July 2022<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Elektronische Entgeltunterlagen werden Pflicht\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen-werden-pflicht\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Bitte lesen Sie diesen interessanten Artikel\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Teilen<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Link kopieren<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Kopiert<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author has-dark-background-color alignfull\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/author\/andreaschmidt\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"40\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DrAS2-350x350.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"Andrea Schmidt\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Dr. Andrea Schmidt<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"sage-block-classic-wrapper\">\n\n\n\n<p>Welche Entgeltunterlagen die <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/arbeitgeber\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Arbeitgeber<\/a> vorhalten m\u00fcssen, wird in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) geregelt. Oft werden diese Unterlagen f\u00fcr eine <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/betriebspruefung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Betriebspr\u00fcfung<\/a> ben\u00f6tigt. Die Unterlagen belegen, dass die von den Arbeitgebern vorgenommenen beitrags- und versicherungsrechtlichen Beurteilungen korrekt vorgenommen worden sind. Um die Digitalisierung voranzutreiben, sollen diese Unterlagen ab dem 01. Januar 2022 vom Arbeitgeber elektronisch vorgehalten werden. Dies wurde im Siebten Gesetz zur \u00c4nderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderen Gesetzen aus dem Jahr 2020 festgeschrieben (\u00a7 8 Abs. 2 BVV).<\/p>\n<h3><strong>Welche Unterlagen sind betroffen?<\/strong><\/h3>\n<p>Unterlagen im Sinne des BVV sind unter anderem die Folgenden:<\/p>\n<ul>\n<li>Der Nachweis der Elternschaft<\/li>\n<li>Immatrikulationsbescheinigungen f\u00fcr Werkstudenten von Hochschulen<\/li>\n<li>F\u00fcr kurzfristig Besch\u00e4ftigte: die Erkl\u00e4rungen \u00fcber weitere kurzfristige Besch\u00e4ftigungen<\/li>\n<li>Unterlagen in Bezug zu einer Versicherungsfreiheit<\/li>\n<li>Unterlagen zu einer Befreiung von der Versicherungspflicht<\/li>\n<li>Unterlagen \u00fcber eine Arbeitnehmerentsendung<\/li>\n<li>Unterlagen mit Angaben zur Staatsangeh\u00f6rigkeit<\/li>\n<li>Antr\u00e4ge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht von Aushilfen<\/li>\n<li>Daten zu R\u00fcckmeldungen der Krankenkasse<\/li>\n<li>Die Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>\u00dcbergangsfristen f\u00fcr elektronische Entgeltabrechnungen<\/strong><\/h3>\n<p>Diese Neuregelung trat bereits zum 01. Januar 2022 in Kraft. Allerdings gibt es \u00dcbergangsfristen. Betroffene Arbeitgeber k\u00f6nnen sich auf Antrag beim Pr\u00fcfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31. Dezember 2026 von der F\u00fchrung elektronischer Unterlagen befreien lassen.<\/p>\n<h3><strong>Dokumente mit Unterschriftserfordernis<\/strong><\/h3>\n<p>Handelt es sich um die Aufbewahrung von Unterlagen mit Unterschriftserfordernis, so ben\u00f6tigen diese eine qualifizierte elektronische Signatur. Alternativ k\u00f6nnen diese auch in Papierform vorliegen. Die Erfordernis, die Entgeltunterlagen elektronisch zu f\u00fchren, ist allerdings auch dann erf\u00fcllt, wenn die Unterlagen in elektronischer Form keine Signierung haben, aber das Originaldokument vorgehalten wird. Das geht aus der Beschreibung zu den Gemeinsamen Grunds\u00e4tzen gem\u00e4\u00df \u00a7 9a BVV f\u00fcr Entgeltunterlagen \u00a7 8 BVV und f\u00fcr die Beitragsabrechnung \u00a7 9 BVV hervor.<\/p>\n<p>Generell k\u00f6nnen Antr\u00e4ge und Erkl\u00e4rungen mit Unterschriftserfordernis in den folgenden Formen gef\u00fchrt werden:<\/p>\n<ul>\n<li>ohne eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers, wenn das Originaldokument in Papierform vorliegt<\/li>\n<li>mit einer qualifizierten elektronischen Signatur<\/li>\n<li>mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Arbeitgebers, nachdem die Entgeltabrechnung in die elektronische Form \u00fcberf\u00fchrt wurde (das Originaldokument kann anschlie\u00dfend vernichtet werden).<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote>\n<h2>Tipp:<\/h2>\n<h2><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/lohnabrechnung-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span data-sheets-value=\"{&quot;1&quot;:2,&quot;2&quot;:&quot;Finden Sie das passende Lohnabrechnungsprogramm&quot;}\" data-sheets-userformat=\"{&quot;2&quot;:11201,&quot;3&quot;:{&quot;1&quot;:0},&quot;9&quot;:0,&quot;10&quot;:0,&quot;11&quot;:4,&quot;12&quot;:0,&quot;14&quot;:{&quot;1&quot;:2,&quot;2&quot;:0},&quot;16&quot;:10}\">Finden Sie das passende Lohnabrechnungsprogramm<\/span><\/a><\/h2>\n<\/blockquote>\n<h3><strong>Die Bezeichnung der digitalen Entgeltabrechnung<\/strong><\/h3>\n<p>Entgeltunterlagen, die angefordert werden, sind als Datei mit einem entsprechenden Namen zu bezeichnen. Damit muss eine einfache und schnelle Zuordnung gew\u00e4hrleistet werden k\u00f6nnen. Es muss m\u00f6glich sein, durch die gew\u00e4hlte Bezeichnung R\u00fcckschl\u00fcsse auf die Art des Dokuments, auf den Namen des Mitarbeiters und auf die zeitliche Zuordnung zu ziehen. Folgende Vorgaben sind dabei zu beachten:<\/p>\n<ul>\n<li>Es d\u00fcrfen h\u00f6chstens 64 Zeichen verwendet werden<\/li>\n<li>Nicht verwendet werden d\u00fcrfen: ein Komma, ein Punkt, alle Sonderzeichen, alle Umlaute, Leerzeichen und das \u00df.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Das Format der elektronischen Entgeltunterlagen<\/strong><\/h3>\n<p>Sp\u00e4testens an dieser Stelle wird es interessant zu erfahren, in welchem Format die Unterlagen gespeichert werden k\u00f6nnen. Basis daf\u00fcr sind die Grunds\u00e4tze zum ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchren und aufbewahren von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Eine Ausnahme besteht dann, wenn es abweichende Bestimmungen im Bereich der <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/sozialversicherung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Sozialversicherung<\/a> gibt. Erlaubt sind daher PDF-Dateien, aber auch Bilddateien im Format jpg, png, bmp und tiff.<\/p>\n<h3><strong>Digitale Entgeltabrechnung und Datenschutz<\/strong><\/h3>\n<p>F\u00fcr alle digitalen Dokumente gilt: Sie m\u00fcssen gesch\u00fctzt werden. Das gilt insbesondere f\u00fcr die personenbezogenen Daten. Der \u00a7 9 BDSG regelt, dass personenbezogene Daten bei einer elektronischen \u00dcbertragung w\u00e4hrend des Transports, aber auch der Speicherung auf einen Datentr\u00e4ger nicht von Unbefugten gelesen, ver\u00e4ndert, kopiert oder entfernt werden d\u00fcrfen. Auch die Sicherstellung von Integrit\u00e4t, Vertraulichkeit, Ausfallsicherheit und Verf\u00fcgbarkeit der f\u00fcr die Verarbeitung der Daten genutzten Systeme muss gew\u00e4hrleistet sein. Insbesondere betrifft das auch die elektronische Zustellung, da diese h\u00e4ufig an die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters erfolgt.<\/p>\n<h3><strong>Die digitale Personalakte<\/strong><\/h3>\n<p>\u00dcberlegenswert ist, ob mit der Einf\u00fchrung der digitalen Entgeltabrechnung auch die Dokumente, die zur Erstellung der Entgeltabrechnung ben\u00f6tigt werden, digital verarbeitet werden. Im Mittelpunkt steht dabei die Einf\u00fchrung der <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">digitalen Personalakte<\/a>. Diese enth\u00e4lt &#8211; neben dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters &#8211; unter anderem auch Zeugnisse, Abmahnungen und K\u00fcndigungen sowie Protokolle in Bezug auf Mitarbeitergespr\u00e4che.<\/p>\n<p>Unternehmen, die von einer analogen Personalakte auf eine digitale Personalakte umsteigen, steigern die Effizienz in der Personalabteilung und sorgen gleichzeitig f\u00fcr eine maximale Transparenz. Auch Personalabteilungen m\u00fcssen zukunftsfit gemacht werden. Daf\u00fcr braucht es die Digitalisierung und eine gro\u00dfe Flexibilit\u00e4t. So wird es m\u00f6glich sein, in sekundenschnelle neue digitale Personalakten anzulegen und diese an einem zentralen Ort zu speichern. Neben dem optimalen \u00dcberblick haben die HR-Mitarbeitern auch jederzeit Zugriff auf die Personalakte, wo auch immer sie gerade arbeiten. Relevante Mitarbeiterdaten und Dokumente sind stets verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n<\/div>\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Welche Mehrwerte digitale HR-L\u00f6sungen bieten<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p>Lesen Sie im E-Book \u201eDigital statt analog: Smarte HR-Arbeit kommt aus der Cloud\u201c.<\/p>\n<p>Kostenfreier Download ohne Registrierung!<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/-\/media\/files\/sagedotcom\/germany\/documents\/pdf\/downloads\/E_Book_Sage_HR_Digital_Web_22%20pdf.pdf\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tid=\"cta-id-11318\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tdata-button-location=\"cta_box\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Jetzt downloaden!<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1440\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/04\/GettyImages-1181404518-1440x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/04\/GettyImages-1181404518-1440x810.jpg 1440w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Interesse an weiteren Tipps &amp; Insights zu den Themen Recht, Steuern und Finanzen?<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p class=\"\">\u2026mit unserem Newsletter 1x im Monat<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:list --><\/p>\n<ul><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Neue Trends aus der Business Welt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Aktuelle Urteile verst\u00e4ndlich erkl\u00e4rt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Tipps zu Recht, Steuern &amp; Finanzen<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Experten-Interviews, Studien u.v.m<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/ul>\n<p><!-- \/wp:list --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a59880de-3d38-4b82-914c-ffa16bab6ae7\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Jetzt Newsletter abonnieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1064\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2021\/03\/Blog-Recht-Steuern-und-Finanzen-1064x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2021\/03\/Blog-Recht-Steuern-und-Finanzen-1064x810.jpg 1064w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pflicht f\u00fcr elektronische Entgeltunterlagen seit Januar 2022<br \/>\nEntgeltabrechnung elektronisch f\u00fchren? Welche Regelungen gibt es? Gibt es eine \u00dcbergangsfrist und wie k\u00f6nnen Unternehmen diese nutzen? <\/p>\n","protected":false},"author":700,"featured_media":10802,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_sage_video":false,"post_featured_image_hide":false,"footnotes":""},"categories":[22,74,65],"tags":[63,76,289,115,894,908,191,909],"business_type":[17,18],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[58,54,60,57,59,56,55],"imagine_tag":[39,36,41,40,24],"coauthors":[961],"class_list":["post-11282","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-hr-management-payroll","category-mitarbeiter-bezahlen","category-recht-steuern-finanzen","tag-compliance","tag-digitalisierung","tag-kleinunternehmer","tag-lohnabrechnung","tag-midijob","tag-minijob","tag-mittelstand","tag-moderne-arbeitswelt","business_type-kleinunternehmer-handwerker","business_type-mittlere-unternehmen"],"sage_meta":{"region":"de-de","author_name":"","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/04\/GettyImages-565878227.jpg","imagine_tags":{"39":"Kleine Unternehmen","36":"Lohnabrechnung","41":"Mittelstand","40":"Mittlere Unternehmen","24":"Sage Blog"}},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Deutschland","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/11282","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/700"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=11282"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/11282\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/10802"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=11282"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=11282"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=11282"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=11282"},{"taxonomy":"lilypad","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/lilypad?post=11282"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=11282"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=11282"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=11282"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=11282"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=11282"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}