{"id":2256,"date":"2018-02-05T00:00:00","date_gmt":"2018-02-04T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/dsgvo-und-die-digitale-personalakte\/"},"modified":"2024-10-15T15:00:18","modified_gmt":"2024-10-15T13:00:18","slug":"dsgvo-und-die-digitale-personalakte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/dsgvo-und-die-digitale-personalakte\/","title":{"rendered":"DSGVO und die digitale Personalakte"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tRecht, Steuern und Finanzen<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tDSGVO und die digitale Personalakte\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\tver\u00f6ffentlicht am
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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"\"\t\t\t\tSage Redaktion<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Die digitale Personalakte unter dem Regime der EU-DSGVO:<\/h2>\n\n\n\n

Sp\u00e4testens seit die Meldungen an die Sozialversicherungstr\u00e4ger und die Steuerbeh\u00f6rden elektronisch zu erfolgen haben, geh\u00f6ren digitale Vorg\u00e4nge im Personalbereich zum Standard. Schon bisher stand die digitale Verarbeitung der Mitarbeiterdaten im Fokus der Datenschutzgesetze. Dies \u00e4ndert sich auch mit der EU-DSGVO <\/a>nicht. Denn es gibt kaum sensiblere personenbezogene Daten als im HR. Die bisherigen strengen Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes und dem durch die Gerichte gest\u00e4rkten Forderungen nach Vertraulichkeit greift die EU-Regelung weitgehend auf und stellt insbesondere an die \u201edifferenzierte Vergabe von Zugriffsrechten“ hohe Anforderungen. In dem Zusammenhang gewinnen digitale Personalakten an Bedeutung. Wenn Sie Ihre digitalen Personalakten nun auf Ihre DSGVO-Konformit\u00e4t pr\u00fcfen, beachten Sie nicht nur die technische Seite Ihrer Software sondern vor allem auch Ihre internen Prozesse sowie die bauliche und technische Sicherheit Ihrer Personalabteilung. Denn im Zweifel ist Ihre digitale Personalakte aus der Cloud sicherer als Ihre internen HR-Prozesse.<\/p>\n\n\n\n

Alle HR-Prozesse geh\u00f6ren auf den Pr\u00fcfstand<\/h2>\n\n\n\n

Die Personalabteilung arbeitet mit einer Unmenge an personenbezogenen Daten sowie pers\u00f6nlichen Dokumenten. Richtig heikel sind digitale Personalakten nicht nur wegen Namen und Anschrift der Mitarbeiter oder Bewerber. Vielfach enthalten sie neben Lebensl\u00e4ufen auch extrem schutzw\u00fcrdige Dokumente wie Zeugnisse, Pf\u00e4ndungsurteile, F\u00fchrungszeugnisse oder medizinische Daten. Viele HR-Manager verarbeiten diese mit digitalen Personalakten; immer \u00f6fter auch mit L\u00f6sungen aus der Cloud. Im besten Falle waren diese bisher BDSG-zertifiziert. F\u00fcr die Entgeltabrechnung arbeiten viele auch zusammen mit der Buchhaltung, die traditionell Software einsetzt und vielfach bereits Systeme aus der Cloud verwendet, wie die von Sage.<\/p>\n\n\n\n

Vorteil bei der Datenverarbeitung in der Cloud ist, dass nur wenige Konzerne eine IT-Sicherheit realisieren k\u00f6nnen, wie dies Cloud-Anbieter praktizieren. Das aber bewahrt Ihr Unternehmen jedoch nicht vor m\u00f6glichen Datenschutzverletzungen. Ebenso wenig k\u00f6nnen Sie als HR-Chef Ihre Datenschutzaufgaben einfach an die IT delegieren. Bestenfalls macht Sie Ihr CIO oder der IT-Leiter darauf aufmerksam, dass Sie Ihre Mitarbeiter zum sorgf\u00e4ltigen Umgang mit den Daten der Kollegen und Bewerber anhalten sollen. Daf\u00fcr aber m\u00fcssen Sie als HR-Chef vor allem Ihre internen Prozesse EU-DSGVO-konform gestalten.<\/p>\n\n\n\n

Webcast: DSGVO und digitale Personalakte<\/h2>\n\n\n\n

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Personenbezogene Daten im HR und Vorteile mit einer digitalen Personalakte: Kostenfreier Webcast. 

\n\tJetzt laden<\/a>\n<\/div>\n<\/p>\n\n\n\n

Bauliche, organisatorische Ma\u00dfnahmen sowie Rollen und Rechtevergabe<\/h2>\n\n\n\n

Denn die beste und sicherste Cloud-L\u00f6sung verhindert nicht, dass Unbefugte auf Ihre Systeme zugreifen, wenn Sie diese nicht \u201eState oft he Art“ sch\u00fctzen. Dazu geh\u00f6ren die bauliche Trennung des \u00f6ffentlichen vom internen Bereich Ihrer HR-Abteilung, organisatorische Ma\u00dfnahmen wie elektronische Barrieren zum Zutrittsschutz, um Datenklau zu verhindern sowie die differenzierte Vergabe von Rollen und Rechte f\u00fcr die zugriffsberechtigten Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\n

Von zentraler Bedeutung ist der Zugriffsschutz auf die digitalen Personalakten. Nicht jeder Mitarbeiter muss alle Informationen einer digitalen Personalakte einsehen d\u00fcrfen. Den Personalmarketing-Experten sollten Sie jeglichen Zugriff auf die Bestandsakten der Mitarbeiter verwehren, ihnen aber nat\u00fcrlich die elektronischen Schnittstellen zu den Stellenm\u00e4rkten \u00f6ffnen. Auch die Personen, die die Entgeltabrechnung durchf\u00fchren, m\u00fcssen nicht auf F\u00fchrungszeugnisse oder medizinische Dokumente zugreifen. Im Grunde sollte jeder Mitarbeiter zur f\u00fcr solche Datenbest\u00e4nde ein Zugriffsrecht erhalten, f\u00fcr deren Bearbeitung er auch befugt ist. Dieser Rollendefinition und Rechtevergabe sollten Sie gr\u00f6\u00dfte Aufmerksamkeit schenken du sie regelm\u00e4\u00dfig auch \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n

Fazit: Mach Sie Ihre HR-IT und alle Prozesse DSGVO-sicher<\/h2>\n\n\n\n

Nehmen Sie den Stichtag der DSGVO erst und stellen Sie alle HR-Prozesse auf den Pr\u00fcfstand. Denn ab dem 25. Mai drohen drastische Strafen, die die Landes- und Bundesdatenschutzbeauftragten auch garantiert verh\u00e4ngen werden. Pr\u00fcfen Sie, ob<\/strong> Ihr Software- oder SaaS-Anbieter ein Zertifikat zur DSGVO-konformen Umsetzung seiner L\u00f6sung vorlegen kann. Beachten Sie, dass eine Cloud-L\u00f6sung wie die digitale Personalakte von Sage im Zweifel heute mehr Sicherheit bietet, als eine IT-Abteilung in einem kleinen oder mittelgro\u00dfen Unternehmen bieten kann. Vor allem bei den internen Schutzma\u00dfnahmen sollten Sie jetzt aufr\u00fcsten. Unser Webcast gibt Ihnen eine \u00dcbersicht, was Sie beachten m\u00fcssen. Weitere Informationen f\u00fcr Ihr Unternehmen und die Finanzbuchhaltung finden Sie bei uns im DSGVO-Special<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n

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