{"id":2259,"date":"2021-10-07T00:00:00","date_gmt":"2021-10-06T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/eu-datenschutz-grundverordnung-das-muss-die-personalabteilung-beachten\/"},"modified":"2026-01-22T14:55:02","modified_gmt":"2026-01-22T13:55:02","slug":"eu-datenschutz-grundverordnung-das-muss-die-personalabteilung-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/eu-datenschutz-grundverordnung-das-muss-die-personalabteilung-beachten\/","title":{"rendered":"EU-Datenschutz-Grundverordnung: Das muss die Personalabteilung beachten."},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tRecht, Steuern und Finanzen<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tEU-Datenschutz-Grundverordnung: Das muss die Personalabteilung beachten.\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"\"\t\t\t\tSage Redaktion<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\n\n\n\n\n

Eine der weitreichendsten gesetzlichen Neuerungen in 2018 betrifft das Thema Datenschutz: Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) verbindlich f\u00fcr alle Unternehmen. Sie hat weitreichende Auswirkungen f\u00fcr Unternehmen und ihren Umgang mit personenbezogenen Daten. Die HR-Arbeit ist davon besonders betroffen. Denn sie verarbeitet \u00e4hnlich wie die Buchhaltung in vielen ihrer Prozesse pers\u00f6nliche Daten von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern sowie Bewerbern. Bei der Umsetzung der EU-DSGVO<\/strong> in Ihrem Unternehmen sollten Sie als verantwortlicher HR-Chef darauf achten, dass die Infrastruktur Ihrer Datenverarbeitung die Anforderungen erf\u00fcllt. Vor allem sind Zutritts- und Zugriffskontrollen<\/strong> in der Personalabteilung mit ihren vielen Besuchern ein absolutes Muss.<\/p>\n\n\n\n

R\u00e4umliche Trennung der HR-Prozesse<\/h2>\n\n\n\n

In vielen Personalabteilungen herrscht reger Publikumsverkehr. Bewerber warten auf ihre Gespr\u00e4che, Bescheinigungen werden abgegeben und abgeholt. Gleichzeitig aber verarbeiten HR-Sachbearbeiter an ihren Computern pers\u00f6nliche Daten. Wenn die PC-Arbeitspl\u00e4tze vor den Besuchern nicht strikt abgetrennt sind, besteht immer die Gefahr, dass Unbefugte unbemerkt Daten stehlen, manipulieren oder l\u00f6schen. Auch unbeaufsichtigte Drucksysteme k\u00f6nnen eine offene Flanke f\u00fcr den Datenklau sein. Schnell ist der Ausdruck einer Mitarbeiterliste von einem Besucher entwendet, bevor der Druckbefehlende zur Stelle ist. Dann ist der Drucker schuld oder die Kollegen, die wieder kein Papier eingelegt hatten. Der Schutz vor dem Zugriff Unbefugter auf personenbezogene Daten in der HR-Abteilung kann daher gar nicht hoch genug sein. Eine EU-DSVGO-konforme Personalarbeit muss daher schon baulich bestimmte Anforderungen erf\u00fcllen und zus\u00e4tzlich elektronische Barrieren errichten, um einen Datenverlust unm\u00f6glich zu machen.<\/p>\n\n\n\n

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DSGVO: Leitfaden f\u00fcr die Personalabteilung<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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Unser Leitfaden skizziert den Umfang der Aufgaben der Personalabteilung<\/h2>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tJetzt kostenfrei laden<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"DSGVO\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Bauliche Ma\u00dfnahmen zur Zutrittskontrolle<\/h2>\n\n\n\n

Sch\u00fctzen Sie alle B\u00fcros mit Datenverarbeitung mit Zutrittskontrollsysteme. Nur daf\u00fcr befugte Mitarbeiter d\u00fcrfen in die B\u00fcros der HR-Abteilung eintreten k\u00f6nnen. G\u00e4ngige Systeme arbeiten mit Authentifizierung mittels pers\u00f6nlicher Zutrittskarte oder -chip und speichern Ein- und Ausgangszeit. Auch f\u00fcr Besucher m\u00fcssen Sie den Zutritt baulich so organisieren, dass diese keinen Zugang zu Datenverarbeitungssystemen haben k\u00f6nnen. Sch\u00fctzen Sie dabei auch Ihre Drucksysteme. Idealerweise richten Sie f\u00fcr den Publikumsverkehr ein B\u00fcro oder Besprechungszimmer her, das von B\u00fcros mit Rechnern und Druckern sowie eventuelle auch noch Aktenschr\u00e4nken getrennt ist. Wenn Ihre HR-Abteilung diese baulichen Voraussetzungen bisher nicht erf\u00fcllte, kalkulieren Sie jetzt die Kosten und stellen Sie diese in den Budgetansatz f\u00fcr Ihre Abteilung ein.<\/p>\n\n\n\n

Elektronische Barrieren und Zugriffskontrolle<\/h2>\n\n\n\n

Neben baulichen Ma\u00dfnahmen zur Zutrittskontrolle m\u00fcssen Sie auch die Datenverarbeitungssysteme so sch\u00fctzen, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben k\u00f6nnen. Schlie\u00dflich m\u00fcssen nicht alle Mitarbeiter der Personalabteilung auf alle Daten zugreifen. Gew\u00e4hren Sie den Zugriff auf sensible Daten nur f\u00fcr Mitarbeiter, die f\u00fcr deren Bearbeitung ausdr\u00fccklich berechtigt sind. Sch\u00fctzen Sie die Daten durch eine entsprechende Rechtevergabe in Ihren Bearbeitungssystemen. Achten Sie darauf, dass die Passw\u00f6rter regelm\u00e4\u00dfig ge\u00e4ndert werden und den allgemeinen Sicherheitsanforderungen gen\u00fcgen.<\/p>\n\n\n\n

Trennung sensibler Daten<\/h2>\n\n\n\n

Achten Sie darauf, dass Daten, die f\u00fcr unterschiedliche Zwecke erhoben wurden, auch getrennt verarbeitet werden. So ist es ratsam, die Arbeitsvertr\u00e4ge sowie die Personalstammakten getrennt von der Lohnabrechnungssoftware zu verwalten. Schlie\u00dflich geht es einen Lohnbuchhalter nichts an, was in der Personalakte eines Mitarbeiters steht. Wichtig ist diese Trennung auch f\u00fcr Personen, die nur in die Datenverarbeitung f\u00fcr ein Bewerberverfahren einwilligten aber nicht f\u00fcr weitere Personalmarketingaktionen. Wobei hier anzumerken ist, dass die EU-DSGVO nun die M\u00f6glichkeit er\u00f6ffnet, dass Sie Kandidaten nach ihrer Einwilligung zu k\u00fcnftigen Personalmarketingaktionen fragen k\u00f6nnen. Dadurch kommen Sie in die Lage, abgelehnte Bewerber zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt wieder zu kontaktieren. So bauen Sie sich mit der Zeit eine Bewerberdatenbank auf, die ihre Recruiting-Prozesse beschleunigen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n

Pr\u00fcfen Sie Ihre Dienstleister auf EU-DSGVO-konforme Prozesse<\/h2>\n\n\n\n

Achten Sie auch bei Ihren Dienstleistern wie Job-Portalen und HR-Software aus der Cloud darauf, dass diese EU-DSGVO-konforme Datenverarbeitungsprozesse garantieren. In der EU-DSGVO k\u00f6nnen auch Cloud-Anbieter als Auftrags-Datenverarbeiter f\u00fcr Datenschutzverletzungen haftbar gemacht werden, wenn er sich Fehler zurechnen lassen muss.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/h2>\n\n\n\n

Die EU-DSGVO hat weitreichende Auswirkungen auf alle Unternehmen und besonders auf die HR- und die Finanzabteilung. Sie sollten sich deshalb in Ihrem Unternehmen daf\u00fcr einsetzen, dass alle Datenverarbeitungsprozesse \u00fcberpr\u00fcft und angepasst werden, sofern das noch nicht geschehen ist. Denn vermutlich sind Sie bei einigen Prozessen auch darauf angewiesen, dass die IT-Abteilung mitspielt und der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Ihnen Budget f\u00fcr die erforderlichen Mittel bereitstellt.<\/p>\n\n\n\n

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Teilen Sie uns Ihre Meinung mit und tun Sie Gutes! Wir spenden je ausgef\u00fcllter Umfrage 10 \u20ac an die Caritas Deutschland zur Unterst\u00fctzung der Opfer der Flutkatastrophe.<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
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#STAYFORACOFFEE: Die Experten-Talks von Sage<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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