{"id":23598,"date":"2024-06-18T12:55:14","date_gmt":"2024-06-18T10:55:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=23598"},"modified":"2026-03-16T11:26:02","modified_gmt":"2026-03-16T10:26:02","slug":"e-rechnung-was-unternehmen-jetzt-schon-beachten-muessen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/e-rechnung-was-unternehmen-jetzt-schon-beachten-muessen\/","title":{"rendered":"E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt schon beachten m\u00fcssen"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--standard entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--standard\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/kategorie\/recht-steuern-finanzen\/\" class=\"entry-header__link\">Recht, Steuern und Finanzen<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tE-Rechnung: Was Unternehmen jetzt schon beachten m\u00fcssen\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\tAb 2025 wird der Empfang der elektronischen Rechnung f\u00fcr alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Trotz gro\u00dfz\u00fcgiger \u00dcbergangsfristen hei\u00dft es daher, schnell zu handeln. Warum und wie Sie dabei vorgehen sollten, erfahren Sie im Beitrag.\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2024-06-18T12:55:14+02:00\">18. Juni 2024<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt schon beachten m\u00fcssen\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/e-rechnung-was-unternehmen-jetzt-schon-beachten-muessen\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Bitte lesen Sie diesen interessanten Artikel\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Teilen<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Link kopieren<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Kopiert<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author has-dark-background-color alignfull\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/author\/sabinepreusser\/\">\n\t\t\t\t<img decoding=\"async\" alt=\"\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/02\/PreusserSabine2015.jpg\" class=\"entry-author__image\" height=\"40\" width=\"40\" fetchpriority=\"high\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Sabine Preusser<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p>Am 1. Januar 2025 ist es so weit: Der Empfang der\u00a0<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/e-rechnung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">E-Rechnung<\/a>\u00a0wird f\u00fcr Unternehmen im B2B-Gesch\u00e4ft Pflicht. Damit werden Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format in diesem Bereich bald der Vergangenheit angeh\u00f6ren. Tats\u00e4chlich sollten Verantwortliche mit der Umstellung so schnell wie m\u00f6glich beginnen. Denn trotz gro\u00dfz\u00fcgiger \u00dcbergangsregelungen gilt, dass der Empfang einer elektronischen Rechnung bereits ab Beginn der neuen Vorschrift m\u00f6glich wird. Eine fr\u00fchzeitige Vorbereitung ist daher sehr zu empfehlen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Voraussetzungen gelten und wie Sie am besten vorgehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Das erwartet Sie:<\/p>\n\n\n<?xml encoding=\"utf-8\" ?><div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><ul><li><a href=\"#h-verpflichtende-e-rechnung-wer-ist-betroffen\" data-level=\"2\">Verpflichtende E-Rechnung: Wer ist betroffen?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-ubergangsregelungen-fur-die-umstellung\" data-level=\"2\">&Uuml;bergangsregelungen f&uuml;r die Umstellung<\/a><\/li><li><a href=\"#h-einfuhrung-der-elektronischen-rechnung-im-unternehmen\" data-level=\"2\">Einf&uuml;hrung der elektronischen Rechnung im Unternehmen<\/a><\/li><li><a href=\"#h-organisatorische-und-gesetzliche-voraussetzungen-schaffen\" data-level=\"2\">Organisatorische und gesetzliche Voraussetzungen schaffen<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-verpflichtende-e-rechnung-wer-ist-betroffen\">Verpflichtende E-Rechnung: Wer ist betroffen?<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen und auszustellen, trifft alle im Inland ans\u00e4ssigen Unternehmen, sofern sie im B2B-Gesch\u00e4ft t\u00e4tig sind. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Haupt- oder Nebengewerbe handelt. Auch die Unternehmensgr\u00f6\u00dfe spielt keine Rolle. Selbst Kleinunternehmer oder diejenigen, die steuerfreie Leistungen erbringen, m\u00fcssen auf die E-Rechnung umstellen. Das Gleiche gilt f\u00fcr Vermieter, wenn sie mittels Option steuerpflichtig an Unternehmen vermieten. Ausnahmen bestehen lediglich f\u00fcr Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise.<\/p>\n\n\n\n<p>Unternehmen im B2C-Gesch\u00e4ft k\u00f6nnen dagegen auch k\u00fcnftig Papierrechnungen ausstellen. Wollen sie stattdessen E-Rechnungen an Endverbraucher versenden, ben\u00f6tigen sie dazu sogar weiterhin deren Zustimmung. Dennoch sollten auch sie \u00fcberpr\u00fcfen, ob die Umstellung auf das elektronische Format f\u00fcr sie sinnvoll ist. Dabei kommt es vor allem auf die M\u00f6glichkeit zum Empfang an. Immerhin m\u00fcssen sie ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu erhalten.<\/p>\n\n\n\n<section class=\"wp-block-sage-container is-constrained\"><div class=\"sage-container__inner\">\n<p><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/produkte\/sage-active\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Tipp: Mit dem passenden Rechnungsprogramm erledigen Sie Ihre E-Rechnung einfach, schnell &amp; fehlerfrei<\/a><\/p>\n<\/div><\/section>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ubergangsregelungen-fur-die-umstellung\">\u00dcbergangsregelungen f\u00fcr die Umstellung<\/h2>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich sollen alle Unternehmen ab dem Beginn des Jahres 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen k\u00f6nnen. Nach den geltenden \u00dcbergangsregelungen sind Rechnungen im Papierformat, in Form einer PDF-Datei oder im EDI-Format jedoch f\u00fcr alle in den Jahren 2025 und 2026 get\u00e4tigten Ums\u00e4tze weiterhin m\u00f6glich. Bei Ums\u00e4tzen aus dem Jahr 2027 gilt dies dann nur noch f\u00fcr Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 800.000 Euro erwirtschafteten. Ab 2028 gilt schlie\u00dflich f\u00fcr alle ausschlie\u00dflich die Pflicht der elektronischen Rechnung.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"768\" height=\"656\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Zeitplan-E-Rechnungen-768x656.jpg\" alt=\"Datendiagramm\" class=\"wp-image-23865\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Zeitplan-E-Rechnungen-768x656.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Zeitplan-E-Rechnungen-949x810.jpg 949w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Zeitplan-E-Rechnungen-1536x1312.jpg 1536w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Zeitplan-E-Rechnungen.jpg 1890w\" sizes=\"auto, (max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Trotz der \u00dcbergangsfristen erh\u00e4lt die E-Rechnung bereits ab 2025 Vorrang. Daraus ergibt sich ein Handlungsbedarf f\u00fcr Unternehmen. Denn diese Regelung bestimmt die Verpflichtung, den Empfang, eine&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/dokumentenmanagement\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">revisionssichere Archivierung<\/a>&nbsp;und die Verarbeitung ab diesem Termin sicherzustellen. Zeit haben die Verantwortlichen lediglich in Bezug auf den Versand ihrer Rechnungen. Wer dabei jedoch zun\u00e4chst noch auf das PDF-Format setzt, ben\u00f6tigt daf\u00fcr weiterhin die Zustimmung des Empf\u00e4ngers.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-einfuhrung-der-elektronischen-rechnung-im-unternehmen\">Einf\u00fchrung der elektronischen Rechnung im Unternehmen<\/h2>\n\n\n\n<p>Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und \u00fcbermittelt werden, welches eine elektronische Verarbeitung erm\u00f6glicht. Das zu nutzende Format m\u00fcssen Rechnungsaussteller und Rechnungsempf\u00e4nger miteinander vereinbaren. M\u00f6glich w\u00e4re die\u00a0XRechnung, die bereits im Gesch\u00e4ft mit \u00f6ffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt. Wer auf das\u00a0<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/zugferd\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">ZUGFeRD-Format<\/a>\u00a0setzt, muss wissen: Bei dieser Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei erh\u00e4lt k\u00fcnftig das strukturierte Format den Vorrang.<\/p>\n\n\n\n<p>Erst einmal gilt es daher zu pr\u00fcfen, welches der zul\u00e4ssigen Datenformate im Unternehmen gelesen und verarbeitet werden kann. Ist bisher keine&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/buchhaltung-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">entsprechende Software<\/a>&nbsp;vorhanden, steht deren Beschaffung an. Bei Bedarf ist eine Erweiterung zu planen.<\/p>\n\n\n\n<p>Im n\u00e4chsten Schritt sollte ein \u00dcberblick \u00fcber die Abl\u00e4ufe von Rechnungseingang bis zur Archivierung folgen. Hier stellt sich die Frage, ob diese in der gewohnten Form beibehalten werden k\u00f6nnen oder ob Anpassungsbedarf besteht. In Bezug auf die elektronische Verarbeitung der Rechnungen kommt es dabei auch auf die Zugriffsberechtigungen an.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-organisatorische-und-gesetzliche-voraussetzungen-schaffen\">Organisatorische und gesetzliche Voraussetzungen schaffen<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei der Umstellung auf die E-Rechnung ist es entscheidend, die Mitarbeiter mit ins Boot zu nehmen. Ihr Engagement und Verst\u00e4ndnis f\u00fcr den neuen Prozess k\u00f6nnen den Erfolg der Implementierung ma\u00dfgeblich beeinflussen. Dies geschieht am besten durch umfassende Schulung und aktive Beteiligung der Mitarbeiter von Anfang an, um eine positive Einstellung gegen\u00fcber den Ver\u00e4nderungen hervorzurufen. In der Praxis erleichtert die E-Rechnung den Mitarbeitern das Alltagsgesch\u00e4ft. Dies gilt sowohl beim Rechnungsersteller als auch beim Empf\u00e4nger. So zeigt es schon jetzt die Erfahrung in Handwerksbetrieben, die mit \u00f6ffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Grund daf\u00fcr ist, dass die Software viele Aufgaben automatisiert \u00fcbernimmt, die im Unternehmen bisher noch manuell erledigt werden mussten. &nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Genau wie bisher Rechnungen in Papierform oder anderen zul\u00e4ssigen Formaten, m\u00fcssen k\u00fcnftig aber auch elektronische Rechnungen die gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben erf\u00fcllen. Dazu geh\u00f6rt, dass Rechnungsempf\u00e4nger ihre Echtheit sicherstellen und die Identit\u00e4t des Ausstellers belegen k\u00f6nnen. Au\u00dferdem muss der Inhalt einer Rechnung garantiert unver\u00e4ndert sein. Diese Anforderungen gilt es in einem Kontrollverfahren zu \u00fcberpr\u00fcfen. Idealerweise etabliert das Unternehmen diesen Pr\u00fcfpfad in elektronischer Form, um Medienbr\u00fcche zu verhindern und den Vorgang zu beschleunigen.<\/p>\n\n\n\n<p>Den Rechnungseingang sollten Unternehmen nachweisen, indem sie die zugeh\u00f6rigen Daten oder E-Mails speichern. Die blo\u00dfe Benachrichtigung \u00fcber das Vorliegen einer Rechnung reicht dabei jedoch nicht. So ist der Eingang beim Web-Download \u2013 zum Beispiel von einer Telefonrechnung \u2013 zu dokumentieren. Dagegen werden Dokumente bei Nutzung eines&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/dokumentenmanagement\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dokumenten-Management-Systems<\/a>&nbsp;automatisch erfasst und erhalten einen Zeitstempel.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"768\" height=\"262\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Prozessablauf-E-Rechnung-768x262.jpg\" alt=\"Prozessablauf E-Rechnung\" class=\"wp-image-23695\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Prozessablauf-E-Rechnung-768x262.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/06\/Prozessablauf-E-Rechnung.jpg 1276w\" sizes=\"auto, (max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Die Voraussetzungen f\u00fcr den digitalen Rechnungsversand erf\u00fcllen Unternehmen am besten mithilfe eines separaten Verzeichnisses f\u00fcr Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Zur besseren \u00dcbersicht dient dabei eine Unterteilung nach Jahren und Gesch\u00e4ftskontakten. Wichtig ist au\u00dferdem, dass die Lesbarkeit im Rahmen der Aufbewahrungsfrist garantiert ist. Dabei m\u00fcssen Unternehmen sicherstellen, dass die E-Rechnungen im Eingangsformat archiviert werden. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform reichen nicht. Allerdings d\u00fcrfen Unternehmen die Dateien umbenennen, wenn dies f\u00fcr das eigene Ablagesystem erforderlich ist.<\/p>\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Interesse an weiteren Tipps &amp; Insights zu den Themen Recht, Steuern und Finanzen?<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p class=\"\">\u2026mit unserem Newsletter 1x im Monat<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:list --><\/p>\n<ul><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Neue Trends aus der Business Welt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Aktuelle Urteile verst\u00e4ndlich erkl\u00e4rt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Tipps zu Recht, Steuern &amp; Finanzen<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Experten-Interviews, Studien u.v.m<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/ul>\n<p><!-- \/wp:list --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a59880de-3d38-4b82-914c-ffa16bab6ae7\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Jetzt Newsletter abonnieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1064\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2021\/03\/Blog-Recht-Steuern-und-Finanzen-1064x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2021\/03\/Blog-Recht-Steuern-und-Finanzen-1064x810.jpg 1064w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ab 2025 wird der Empfang der elektronischen Rechnung f\u00fcr alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Trotz gro\u00dfz\u00fcgiger \u00dcbergangsfristen hei\u00dft es daher, schnell zu handeln. 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