{"id":28163,"date":"2025-08-04T11:00:00","date_gmt":"2025-08-04T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=28163"},"modified":"2025-07-29T10:21:03","modified_gmt":"2025-07-29T08:21:03","slug":"ist-die-digitale-personalakte-pflicht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/ist-die-digitale-personalakte-pflicht\/","title":{"rendered":"Ist die digitale Personalakte Pflicht?"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/kategorie\/digitale-transformation\/\" class=\"entry-header__link\">Digitale Transformation<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tIst die digitale Personalakte Pflicht?\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2025-08-04T11:00:00+02:00\">4. August 2025<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Ist die digitale Personalakte Pflicht?\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/ist-die-digitale-personalakte-pflicht\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Bitte lesen Sie diesen interessanten Artikel\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Teilen<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Link kopieren<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Kopiert<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author has-dark-background-color alignfull\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/author\/franziskapriebe\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"31\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/12\/Franziska_Priebe_300px.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Franziska Priebe<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n<p>Ist die digitale Personalakte ab 2026 Pflicht? Noch nicht \u2013 aber sie wird immer relevanter. Warum sich digitale Aktenf\u00fchrung lohnt, welche Anforderungen gelten und wie die Umsetzung gelingt, ist in diesem Artikel zusammengefasst.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-inhaltsverzeichnis\">Inhaltsverzeichnis<\/h3>\n\n\n<?xml encoding=\"utf-8\" ?><div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><ul><li><a href=\"#h-das-wichtigste-auf-einem-blick\" data-level=\"2\">Das Wichtigste auf einem Blick:<\/a><\/li><li><a href=\"#h-was-ist-eine-digitale-personalakte\" data-level=\"2\">Was ist eine digitale Personalakte?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-besteht-eine-pflicht-zur-digitalisierung-von-personalakten\" data-level=\"2\">Besteht eine Pflicht zur Digitalisierung von Personalakten?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-ab-wann-ist-die-digitale-personalakte-pflicht\" data-level=\"2\">Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-welche-vorteile-bietet-die-digitale-personalakte\" data-level=\"2\">Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-welche-anforderungen-gelten-bei-der-digitalisierung-von-personalakten\" data-level=\"2\">Welche Anforderungen gelten bei der Digitalisierung von Personalakten?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-fazit-noch-keine-pflicht-aber-zunehmend-alternativlos\" data-level=\"2\">Fazit: Noch keine Pflicht &ndash; aber zunehmend alternativlos<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-das-wichtigste-auf-einem-blick\">Das Wichtigste auf einem Blick:<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte \u2013 Unternehmen d\u00fcrfen weiterhin Papierakten nutzen.<\/li>\n\n\n\n<li>Digitale Akten werden jedoch durch neue Vorgaben (z.\u202fB. elektronische Entgeltunterlagen) faktisch immer wichtiger.<\/li>\n\n\n\n<li>Ab 2026 gilt keine generelle Umstellungspflicht, aber der Druck zur Digitalisierung w\u00e4chst sp\u00fcrbar.<\/li>\n\n\n\n<li>Vorteile von digitalen Personalakten sind: Zeitersparnis, bessere Datenverf\u00fcgbarkeit, rechtliche Sicherheit, geringere Kosten, ortsunabh\u00e4ngiger Zugriff.<\/li>\n\n\n\n<li>Wichtig bei der Umsetzung: Datenschutz (DSGVO), Revisionssicherheit, Zugriffsrechte und Dokumentation beachten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-ist-eine-digitale-personalakte\">Was ist eine digitale Personalakte?<\/h2>\n\n\n\n<p>Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Papierakte. Sie b\u00fcndelt alle relevanten Unterlagen und Informationen zu Mitarbeitenden in digitaler Form: Arbeitsvertr\u00e4ge, Lohnabrechnungen, Krankmeldungen, Zertifikate, Urlaubsantr\u00e4ge, Leistungsbeurteilungen \u2013 zentral gespeichert, revisionssicher archiviert und jederzeit abrufbar. Unternehmen nutzen sie, um Verwaltungsprozesse zu verschlanken, die Datenqualit\u00e4t zu erh\u00f6hen und Compliance-Vorgaben einfacher zu erf\u00fcllen.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit Hilfe <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">moderner HR-Softwarel\u00f6sungen<\/a> l\u00e4sst sich die digitale Personalakte in bestehende Systeme integrieren und an individuelle Workflows anpassen. Sie bildet damit die Grundlage f\u00fcr effizientes, papierloses Personalmanagement.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-besteht-eine-pflicht-zur-digitalisierung-von-personalakten\">Besteht eine Pflicht zur Digitalisierung von Personalakten?<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte besteht aktuell nicht \u2013 auch nicht ab 2026. Unternehmen d\u00fcrfen weiterhin mit Papierakten arbeiten, sofern sie die Anforderungen an Datenschutz, Archivierung und Dokumentation erf\u00fcllen. Dennoch entwickelt sich die digitale Personalakte zunehmend zum Standard in der modernen Personalverwaltung. Ein wichtiger Treiber ist die <a href=\"https:\/\/www.informationsportal.de\/sv-bibliothek\/meldeverfahren\/gesetzliche-rentenversicherung\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">elektronische Entgeltunterlagenverordnung<\/a>, geregelt in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Sie verpflichtet Unternehmen, <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen-werden-pflicht\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">bestimmte Entgeltunterlagen<\/a> digital an die Sozialversicherungstr\u00e4ger zu \u00fcbermitteln \u2013 etwa Angaben zur Staatsangeh\u00f6rigkeit oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen. Das macht die Digitalisierung von Personalunterlagen faktisch notwendig, auch wenn keine explizite Pflicht zur digitalen Personalakte<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ab-wann-ist-die-digitale-personalakte-pflicht\">Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?<\/h2>\n\n\n\n<p>Immer wieder kursieren Ger\u00fcchte, dass die digitale Personalakte ab 2026 verpflichtend wird. Derzeit gibt es daf\u00fcr jedoch keine gesetzliche Grundlage. Was sich \u00e4ndert, ist der Druck zur Digitalisierung \u2013 etwa durch neue Meldepflichten, <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/hr-technologie-trends\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">digitale HR-Prozesse<\/a> und steigende Anforderungen an Compliance und Transparenz. Im Zuge der digitalen Transformation wird der analoge Aktenordner mehr und mehr zum Auslaufmodell.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-vorteile-bietet-die-digitale-personalakte\">Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?<\/h2>\n\n\n\n<p>Unternehmen, die auch ohne gesetzliche Pflicht schon jetzt auf die Digitalisierung der Personalakten setzen, sichern sich dadurch klare Wettbewerbsvorteile:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-zeitersparnis-und-effizienz\">Zeitersparnis und Effizienz<\/h3>\n\n\n\n<p>Manuelle Ablage, Suche und Archivierung entfallen. Mitarbeitende und HR-Teams haben schnell Zugriff auf aktuelle Dokumente.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-datenschutz-und-rechtssicherheit\">Datenschutz und Rechtssicherheit<\/h3>\n\n\n\n<p>Gute Softwarel\u00f6sungen bieten Zugriffsrechte, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen und <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/mehr-datenschutz-sicherheit-digitale-personalakte-dsgvo-konform\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DSGVO-konforme Prozesse<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-flexibilitat-und-standortunabhangigkeit\"><strong>Flexibilit\u00e4t und Standortunabh\u00e4ngigkeit<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Digitale Akten sind ortsunabh\u00e4ngig einsehbar \u2013 ideal f\u00fcr <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/flexible-arbeitszeitmodelle-im-ueberblick\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Home-Office und Remote Work<\/a>, verteilte Teams oder externe Pr\u00fcfer.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-geringere-kosten\"><strong>Geringere Kosten<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Weniger Papier, Druck, Lagerfl\u00e4che und Verwaltungsaufwand \u2013 besonders f\u00fcr wachstumsstarke Unternehmen ist das ein wirtschaftlicher Vorteil.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-integrierbarkeit\"><strong>Integrierbarkeit<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>In Kombination mit HR-Software ergeben sich automatisierte Workflows, z.\u202fB. f\u00fcr Onboarding, Vertragsverl\u00e4ngerungen oder Abmahnungen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p><strong>Tipp:<\/strong> Machen Sie Schluss mit dem Papierkram! Legen Sie jetzt <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">elektronische Personalakten<\/a> an.<\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-anforderungen-gelten-bei-der-digitalisierung-von-personalakten\"><strong>Welche Anforderungen gelten bei der Digitalisierung von Personalakten?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Wer Personalakten digitalisiert, muss sicherstellen, dass sie:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>vollst\u00e4ndig und unver\u00e4ndert archiviert werden (<a href=\"https:\/\/wirtschaftslexikon.gabler.de\/definition\/revisionssicherheit-53485\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Revisionssicherheit<\/a>).<\/li>\n\n\n\n<li>jederzeit nachvollziehbar und zugriffsgesch\u00fctzt sind.<\/li>\n\n\n\n<li>nur autorisierten Personen zug\u00e4nglich sind.<\/li>\n\n\n\n<li>den Datenschutzvorgaben der DSGVO entsprechen und dass Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Zudem sollten Prozesse dokumentiert und regelm\u00e4\u00dfig \u00fcberpr\u00fcft werden. Die Auswahl eines passenden Anbieters und ein technischer Mindeststandard sind ebenfalls entscheidend f\u00fcr Sicherheit und Compliance.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit-noch-keine-pflicht-aber-zunehmend-alternativlos\"><strong>Fazit: Noch keine Pflicht \u2013 aber zunehmend alternativlos<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Auch wenn es keine gesetzliche Verpflichtung zur digitalen Personalakte gibt, sprechen alle Zeichen f\u00fcr die Umstellung. Der administrative Aufwand, die gesetzlichen Anforderungen und die wachsenden Anspr\u00fcche an HR-Prozesse lassen die papierbasierte Akte zunehmend unpraktikabel erscheinen. Wer jetzt digitalisiert, sichert sich Effizienzvorteile \u2013 und bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-weitere-interessante-artikel\">Weitere interessante Artikel<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/hr-technologie-trends\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Top 5 HR-Technologie-Trends 2025: Transformation der Personalarbeit<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/hr-trends-die-zukunft-der-personalarbeit\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">HR Trends\u00a0\u2013 die Zukunft der Personalarbeit<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/hr-teams-als-treiber-fur-automatisierung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">So profitieren HR-Teams von Automatisierung<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/employee-self-service-weiter-gedacht\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Employee-Self-Service f\u00fcr mehr Zufriedenheit und Effizienz<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/arbeitszeiterfassung-wird-pflicht-bag-urteil\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Arbeitszeiterfassung ist Pflicht \u2013 konkrete Inhalte lassen auf sich warten<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Interesse an weiteren Tipps &amp; Insights zum Thema Digitale Transformation?<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p class=\"\">\u2026mit unserem Newsletter 1x im Monat<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:list --><\/p>\n<ul><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Neue Trends aus der Business Welt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Aktuelle Urteile verst\u00e4ndlich erkl\u00e4rt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Tipps zu Recht, Steuern &amp; Finanzen<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Experten-Interviews, Studien u.v.m<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/ul>\n<p><!-- \/wp:list --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a59880de-3d38-4b82-914c-ffa16bab6ae7\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Jetzt Newsletter abonnieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1417607997-1215x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"Mitarbeiter sitzen an einem Tisch und schauen auf ein Blatt\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1417607997-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ist die digitale Personalakte ab 2026 Pflicht? 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