{"id":31636,"date":"2026-07-30T16:24:25","date_gmt":"2026-07-30T14:24:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=31636"},"modified":"2026-07-30T16:24:28","modified_gmt":"2026-07-30T14:24:28","slug":"papierakte-ade-der-komplette-migrationsleitfaden-fuer-die-digitale-personalakte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/papierakte-ade-der-komplette-migrationsleitfaden-fuer-die-digitale-personalakte\/","title":{"rendered":"Papierakte ade: Der komplette Migrationsleitfaden f\u00fcr die digitale Personalakte"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--standard entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--standard\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/kategorie\/hr-management-payroll\/\" class=\"entry-header__link\">HR-Management und Lohnbuchhaltung<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tPapierakte ade: Der komplette Migrationsleitfaden f\u00fcr die digitale Personalakte\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\tAb dem 01.01.2027 wird die digitale Lohnabrechnung und Sozialversicherung Pflicht. Unternehmen sollten daher sp\u00e4testens jetzt vollst\u00e4ndig auf eine digitale Personalakte umsteigen, um Medienbr\u00fcche zu vermeiden. Mit dem richtigen Punkt-f\u00fcr-Punkt-Leitfaden gelingt das Projekt.\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \">ver\u00f6ffentlicht am <time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-07-30T16:24:25+02:00\">30. Juli 2026<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Papierakte ade: Der komplette Migrationsleitfaden f\u00fcr die digitale Personalakte\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/papierakte-ade-der-komplette-migrationsleitfaden-fuer-die-digitale-personalakte\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Bitte lesen Sie diesen interessanten Artikel\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Teilen<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Link kopieren<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Kopiert<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author has-dark-background-color alignfull\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/author\/claudiarieff\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"40\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2026\/07\/Claudia-Rieff-neu-Juli26-3-600x800-1-350x350.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Claudia Rieff<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n<section id=\"das-wichtigste\" class=\"wp-block-sage-key-takeaways\"><div class=\"sage-key-takeaways__inner\"><h2 class=\"wp-block-heading has-h-3-font-size\">Das Wichtigste auf einen Blick<\/h2>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Unternehmen sollten die Migration zur digitalen Personalakte sp\u00e4testens 2026 starten, um die elektronische Bereitstellung relevanter Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen ab 2027 sicherzustellen.<\/li>\n\n\n\n<li>Eine strukturierte Migration erfolgt in sieben Phasen: Bestandsaufnahme, Aktenbereinigung, Strukturplanung, Digitalisierung, Migration, Archivierung und Vernichtung der Papierakten.<\/li>\n\n\n\n<li>Vor der Digitalisierung sollten veraltete oder nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente datenschutzkonform gel\u00f6scht werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Eine klare Aktenstruktur mit definierten Metadaten erleichtert die sp\u00e4tere Suche, verbessert die Datenqualit\u00e4t und unterst\u00fctzt die Compliance.<\/li>\n\n\n\n<li>F\u00fcr die Digitalisierung sind hochwertige, OCR-f\u00e4hige Scans erforderlich, damit Dokumente durchsuchbar und maschinell auswertbar bleiben.<\/li>\n\n\n\n<li>Datenvalidierung ist ein entscheidender Schritt der Migration, um Vollst\u00e4ndigkeit, Konsistenz und korrekte Datenformate sicherzustellen.<\/li>\n\n\n\n<li>Eine revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung sch\u00fctzt Unternehmen vor Compliance-Risiken und vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/section>\n\n\n<p class=\"has-paragraph-medium-font-size wp-block-paragraph\"><strong>Inhaltsverzeichnis<\/strong><\/p>\n\n\n<?xml encoding=\"utf-8\" ?><div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><ul><li><a href=\"#h-warum-2026-das-jahr-der-migration-ist\" data-level=\"2\">Warum 2026 das Jahr der Migration ist<\/a><\/li><li><a href=\"#h-wie-lange-dauert-der-umstieg-auf-die-digitale-personalakte\" data-level=\"2\">Wie lange dauert der Umstieg auf die digitale Personalakte?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-digitale-personalakte-pflicht-2027-was-muss-ich-jetzt-tun\" data-level=\"2\">Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was muss ich jetzt tun?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-phase-1-bestandsaufnahme\" data-level=\"2\">Phase 1: Bestandsaufnahme<\/a><\/li><li><a href=\"#h-phase-2-aktenbereinigung\" data-level=\"2\">Phase 2: Aktenbereinigung<\/a><\/li><li><a href=\"#h-phase-3-strukturplanung\" data-level=\"2\">Phase 3: Strukturplanung<\/a><\/li><li><a href=\"#h-phase-4-dokumenten-digitalisierung\" data-level=\"2\">Phase 4: Dokumenten-Digitalisierung<\/a><\/li><li><a href=\"#h-phase-5-migration\" data-level=\"2\">Phase 5: Migration<\/a><\/li><li><a href=\"#h-phase-6-archivierung\" data-level=\"2\">Phase 6: Archivierung<\/a><\/li><li><a href=\"#h-phase-7-vernichtung-der-papierakten\" data-level=\"2\">Phase 7: Vernichtung der Papierakten<\/a><\/li><li><a href=\"#h-aufbewahrungsfristen-ubersicht\" data-level=\"2\">Aufbewahrungsfristen-&Uuml;bersicht<\/a><\/li><li><a href=\"#h-sage-hr-migrationsunterstutzung-und-partnerdienstleister\" data-level=\"2\">Sage HR: Migrationsunterst&uuml;tzung und Partnerdienstleister<\/a><\/li><li><a href=\"#h-was-ist-sage-payroll\" data-level=\"2\">Was ist Sage Payroll?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-fur-wen-eignet-sich-sage-hr-suite\" data-level=\"2\">F&uuml;r wen eignet sich Sage HR Suite?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-fazit\" data-level=\"2\">Fazit<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"h-warum-2026-das-jahr-der-migration-ist\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Warum 2026 das Jahr der Migration ist<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sp\u00e4testens im Jahr 2026 sollten Unternehmen vollst\u00e4ndig auf eine digitale Personalakte umsteigen, auch wenn sie nach wie vor gesetzlich nicht verpflichtend ist. Allerdings sind im Rahmen der elektronisch unterst\u00fctzten Betriebspr\u00fcfung (euBP) die Unterlagen <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/pflicht-2027\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Lohnabrechnung und Sozialversicherung ab dem 01.01.2027<\/a> zwingend digital nachzuhalten. Befreiungsantr\u00e4ge werden dann nicht mehr ber\u00fccksichtigt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unternehmen, die ganz oder teilweise noch Papierakten f\u00fchren, riskieren dadurch eine hybride Aktenf\u00fchrung, bei der manche Unterlagen in Papierform vorliegen und andere digital. Das f\u00fchrt zu Medienbr\u00fcchen und h\u00f6herem Suchaufwand, zudem lassen sich Prozesse nicht reibungslos automatisieren, weil relevante Daten fehlen. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen hohe Strafzahlungen auf Unternehmen zukommen, wenn die Dokumentenaufbewahrung nicht den Vorgaben entspricht.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch macht sich eine digitale Aktenf\u00fchrung physisch bemerkbar \u2013 etwa indem Archivr\u00e4ume frei werden oder bei einem etwaigen Umzug <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/best-practice-mit-leichtem-gepaeck-umziehen-dank-digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">weniger Kartons<\/a> anfallen. F\u00fcr einen effizienten Workflow und zur Entlastung von HR-Teams ist es daher sinnvoll, bei dieser Gelegenheit nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen zu digitalisieren, sondern vollst\u00e4ndig auf die digitale Personalakte umzusteigen.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-wie-lange-dauert-der-umstieg-auf-die-digitale-personalakte\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie lange dauert der Umstieg auf die digitale Personalakte?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte ist f\u00fcr kleine und mittelst\u00e4ndische Betriebe innerhalb von drei bis sieben Monaten umsetzbar. Gr\u00f6\u00dfere Betriebe sollten mindestens ein halbes Jahr einplanen. Empfehlenswert ist daher, dass Unternehmen sp\u00e4testens Mitte 2026 mit dem Digitalisierungsprozess beginnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-digitale-personalakte-pflicht-2027-was-muss-ich-jetzt-tun\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was muss ich jetzt tun?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben hat die <a href=\"https:\/\/sage-software.desk-firm.de\/blog\/sage-hr-suite-digitale-personalakte-gesetzliche-pflicht-ab-2027-webinar-praxisloesung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Digitalisierung von Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen<\/a> Vorrang, um ihre rechtzeitige elektronische Bereitstellung zu gew\u00e4hrleisten und Bu\u00dfzahlungen zu vermeiden. Hierzu sollten sich HR-Mitarbeiter zun\u00e4chst einen \u00dcberblick \u00fcber Stand und Ablageort der vorhandenen Dokumente verschaffen \u2013 dasselbe gilt entsprechend f\u00fcr alle anderen Daten der Personalakte. Dazu ist es sinnvoll, ein Team f\u00fcr die Digitalisierung zusammenzustellen, das eindeutige Aufgaben und Befugnisse erh\u00e4lt. Das genaue Vorgehen erkl\u00e4rt dieser Leitfaden im Folgenden.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-phase-1-bestandsaufnahme\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Phase 1: Bestandsaufnahme<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zun\u00e4chst sollte zusammengetragen werden, welche Akten vorhanden sind, wie umfangreich diese sind und in welchem Zustand. Dazu z\u00e4hlt auch der etwaige Digitalisierungsgrad. Wenn sich Dubletten oder veraltete Unterlagen darunter befinden, sind diese datenschutzkonform zu entsorgen. Es gilt, f\u00fcr eine erste \u00dcbersichtlichkeit zu sorgen und die Daten auf den aktuellen Stand zu bringen. Dazu geh\u00f6rt, fehlende Unterlagen und Akten zu identifizieren.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In dieser ersten Phase l\u00e4sst sich eine geordnete Struktur schaffen, auf der die Digitalisierung in den n\u00e4chsten Schritten aufbaut. Von vornherein sollten nur diejenigen Daten migriert werden, die rechtlich in die digitale Personalakte geh\u00f6ren \u2013 Informationen zu Krankheitsdiagnosen sowie politische oder religi\u00f6se Inhalte fallen beispielsweise nicht darunter. Zudem gibt es auch Dokumente, die nach wie vor als Original in schriftlicher Form vorliegen m\u00fcssen, wie beispielsweise K\u00fcndigungsschreiben.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Empfehlenswert ist demnach eine \u00fcbersichtliche Auflistung von:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Dokumentenarten<\/li>\n\n\n\n<li>Kategorisierung des Digitalisierungsgrades: Papier, teilweise digital, vollst\u00e4ndig digital<\/li>\n\n\n\n<li>Zu bewahrende und zu entsorgende Dokumente<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sp\u00e4testens an diesem Punkt sollte au\u00dferdem die Entscheidung fallen, ob alle Akten auf einmal digitalisiert werden oder man zun\u00e4chst mit den neuesten beginnt. Ein Go-Live mit allen digitalisierten Akten hat den Vorteil, dass es einen sauberen \u00dcbergang gibt, bedeutet allerdings auch die intensivste H\u00f6chstbelastung.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-phase-2-aktenbereinigung\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Phase 2: Aktenbereinigung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Neben denjenigen Unterlagen, die ohnehin nicht in eine Personalakte geh\u00f6ren, gibt es unter Umst\u00e4nden auch Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Diese k\u00f6nnen vor der Migration entsorgt werden, sodass eine bereinigte digitale Akte entsteht. Nach der Bestandsaufnahme sollte man die Unterlagen daher daraufhin pr\u00fcfen, ob <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/pflicht-2027\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">die L\u00f6schfristen eingehalten<\/a> wurden. Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte existiert nicht, vielmehr richten sich die jeweiligen Fristen nach dem Dokumententyp.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-paragraph-medium-font-size wp-block-paragraph\"><strong>Aufbewahrungsfristen-Tabelle:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Dokumententyp<\/strong> <strong>&nbsp;<\/strong><\/td><td><strong>Aufbewahrungsfrist<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Lohn- und Gehaltsabrechnung &nbsp;<\/td><td>8 Jahre (seit 01. 01. 2025; bis dahin: 10 Jahre) &nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Arbeitszeiterfassung &nbsp;<\/td><td>2 Jahre<\/td><\/tr><tr><td>Arbeitsvertr\u00e4ge &nbsp;<\/td><td>3 Jahre nach Beendigung des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses &nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Sozialversicherungsnachweise &nbsp;<\/td><td>Mindestens 5 Jahre<\/td><\/tr><tr><td>Lohnkonten &nbsp;<\/td><td>6 Jahre<\/td><\/tr><tr><td>Unterlagen zu Renten- und Pensionsanspr\u00fcchen &nbsp;<\/td><td>Bis zu 30 Jahre, besser unbegrenzt<\/td><\/tr><tr><td>Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten &nbsp;<\/td><td>6 Monate<\/td><\/tr><tr><td>Buchungsrelevante Belege &nbsp;<\/td><td>8 Jahre<\/td><\/tr><tr><td>Unterlagen zu arbeitsrechtlichen Gerichtsverfahren &nbsp;<\/td><td>30 Jahre<\/td><\/tr><tr><td>Abmahnungen &nbsp;<\/td><td>Keine endg\u00fcltige Regelung<\/td><\/tr><tr><td>Urlaubsunterlagen<\/td><td>3 Jahre &nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Arbeitsunf\u00e4higkeitsbescheinigung<\/td><td>5 Jahre &nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>K\u00fcndigungsschreiben &nbsp;<\/td><td>3 Jahre bzw. so lange, wie Anspr\u00fcche geltend gemacht werden k\u00f6nnen &nbsp;<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im Zweifel empfiehlt es sich, alle Dokumente, die im Zusammenhang etwaiger Anspr\u00fcche stehen k\u00f6nnten, l\u00e4nger als die gesetzlich vorgeschriebene Frist aufzubewahren. Die L\u00f6schfristen der jeweiligen Dokumente k\u00f6nnen in der digitalen Personalakte hinterlegt oder vom System automatisch erfasst werden, sodass eine <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/mehr-datenschutz-sicherheit-digitale-personalakte-dsgvo-konform\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DSGVO-konforme<\/a> Aufbewahrungsfrist gew\u00e4hrleistet ist.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-phase-3-strukturplanung\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Phase 3: Strukturplanung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In dieser Phase wird die Digitalisierung der Personalakte vorstrukturiert und sp\u00e4tere Register definiert. So kann w\u00e4hrend des Prozesses Zeit gespart werden, zudem ist die \u00dcbersichtlichkeit der elektronischen Akte von vornherein gegeben:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Bewerbungsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li>Arbeitsvertr\u00e4ge<\/li>\n\n\n\n<li>Arbeitszeugnisse\/Leistungsbeurteilungen<\/li>\n\n\n\n<li>Personalfrageb\u00f6gen und Eignungstests<\/li>\n\n\n\n<li>Bef\u00f6rderungen<\/li>\n\n\n\n<li>Weiterbildungen<\/li>\n\n\n\n<li>Vollmachten<\/li>\n\n\n\n<li>Abmahnungen<\/li>\n\n\n\n<li>Arbeitszeit\/ Abwesenheit<\/li>\n\n\n\n<li>Lohn- und Gehaltsabrechnungen<\/li>\n\n\n\n<li>Arbeitsunf\u00e4lle<\/li>\n\n\n\n<li>Sozialversicherungsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li>Schriftwechsel<\/li>\n\n\n\n<li>K\u00fcndigungsschreiben<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es empfiehlt sich, die genaue Struktur und Inhalte der digitalen Personalakte jeweils an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Damit die digitale Personalakte sp\u00e4ter zeitsparend eingesetzt werden kann ist es sinnvoll, bereits in dieser Phase die Metadaten zu definieren. \u00dcber sie l\u00e4sst sich schnell und l\u00fcckenlos innerhalb der Akte nach Dokumenten und Informationen suchen. Ein besonderer Vorteil ist, dass sie gegen\u00fcber der Volltextsuche genauere Ergebnisse liefern kann, da die Volltextsuche abh\u00e4ngiger von der Qualit\u00e4t der Scans ist. Zudem zeigt sie nicht alle zum Schlagwort zugeh\u00f6rigen Inhalte an und entspricht so einer h\u00f6heren DSGVO-Konformit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-phase-4-dokumenten-digitalisierung\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Phase 4: Dokumenten-Digitalisierung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das Scannen der Unterlagen k\u00f6nnen Unternehmen entweder selbst vornehmen oder an einen professionellen Scandienstleister auslagern. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Dokumente so hoch aufl\u00f6sen, dass sie OCR-f\u00e4hig sind.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-welche-qualitatsstandards-gelten-beim-scannen-von-personalakten\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Welche Qualit\u00e4tsstandards gelten beim Scannen von Personalakten?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Damit Dokumente der Personalakten l\u00fcckenlos ausgelesen werden k\u00f6nnen, gelten hohe Qualit\u00e4tsanforderungen an die Scans. Die Aufl\u00f6sung sollte mindestens 300 dpi (dots per inch) betragen, um eine zuverl\u00e4ssige OCR-Erkennung (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) zu gew\u00e4hrleisten. Diese Technologie sorgt daf\u00fcr, dass die eingescannten Dokumente \u2013 in diesem Fall meist PDFs \u2013 maschinenlesbar sind. So k\u00f6nnen die Inhalte per Volltextsuche angezeigt werden. Zudem sind Farb- und Graustufen eindeutig zu erfassen, um Stempel und Unterschriften originalgetreu abzubilden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Als Standard kann gelten:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><td><strong>Merkmal<\/strong><\/td><td><strong>Empfehlung<\/strong><\/td><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Aufl\u00f6sung<\/td><td>mindestens 300 dpi<\/td><\/tr><tr><td>Feine Dokumente \/ kleine Schrift<\/td><td>600 dpi empfohlen<\/td><\/tr><tr><td>Farbtiefe<\/td><td>24-Bit-Farbe empfohlen<\/td><\/tr><tr><td>Archivformat<\/td><td>PDF\/A oder TIFF<\/td><\/tr><tr><td>Langzeitarchivierung<\/td><td>PDF\/A bevorzugt<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auf dem Markt gibt es unterschiedliche OCR-Softwares, die entweder als Stand-Alone-L\u00f6sung verf\u00fcgbar sind oder als integrierter Bestandteil beispielsweise bei Microsoft OneNote oder Adobe Acrobat. Eine weitere M\u00f6glichkeit sind Cloud- oder Webtools.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-akten-digitalisieren-eigenregie-oder-scandienstleister\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Akten digitalisieren: Eigenregie oder Scandienstleister?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ob Unternehmen die Akten selbst scannen oder einen Scandienstleister beauftragen, h\u00e4ngt vor allem von der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe und den vorhandenen Ressourcen ab. Kleinere Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitern k\u00f6nnen die Scans selbst vornehmen \u2013 der Vorteil neben geringeren Kosten ist hierbei, dass die Unterlagen im Haus verbleiben und nicht tempor\u00e4r \u00fcbergeben werden m\u00fcssen. Allerdings ist der Einsatz von spezifischen Tools unerl\u00e4sslich, die zum einen wiederum Geld kosten, zum anderen Know-how erfordern.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Vorteil eines professionellen Scandienstes ist hingegen, dass Qualit\u00e4t und Rechtssicherheit der Scans gew\u00e4hrleistet sind. Welche Option man daher bevorzugt, ist jeweils Abw\u00e4gungssache. In jedem Fall aber ist das Verfahren l\u00fcckenlos zu dokumentieren. Dazu geh\u00f6ren Nachweise dar\u00fcber, wer das Scannen vornimmt, welche Software verwendet und wie die Revisionssicherheit der erstellten Dokumente gew\u00e4hrleistet wird.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-wie-finde-ich-einen-scandienstleister-fur-personalakten\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie finde ich einen Scandienstleister f\u00fcr Personalakten?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn sich Unternehmen daf\u00fcr entscheiden, das Digitalisieren der Personalakte an einen externen Dienstleister auszulagern, sollten sie bei der Suche einige Punkte beachten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wie h\u00e4lt der Dienstleister die DSGVO ein, beziehungsweise wie erfolgt die Datenverschl\u00fcsselung?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie werden Aufbewahrungsfristen eingehalten?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie werden die Scans auf das HR-System zugeschnitten aufbereitet (OCR)?<\/li>\n\n\n\n<li>Gibt es einen festen Ansprechpartner?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie erfolgt die Abholung\/ der Transport der Akten?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie wird die vollst\u00e4ndige Erfassung aller Daten sichergestellt?<\/li>\n\n\n\n<li>Sind die Preise transparent?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zudem ist im Vorfeld zu kl\u00e4ren, ob Unternehmen die Akten f\u00fcr die Scans selbst vorbereiten (zum Beispiel die Entfernung von Klammern) oder ob dies ebenfalls vom Dienstleister \u00fcbernommen wird.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aufgrund des erforderlichen Aktentransports empfiehlt es sich, einen Scandienstleister in der N\u00e4he zu beauftragen. Das hat auch den Vorteil, dass eine Inaugenscheinnahme vor Ort durchgef\u00fchrt werden kann. So k\u00f6nnen sich Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer und HR-Mitarbeiter selbst ein Bild \u00fcber Zutrittskontrollen sowie weitere Sicherheitsma\u00dfnahmen machen. Idealerweise ist der Dienstleister auf die HR-Branche spezialisiert.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-wie-digitalisiere-ich-bestehende-papier-personalakten-schritt-fur-schritt\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie digitalisiere ich bestehende Papier-Personalakten Schritt f\u00fcr Schritt?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Folgende Schritte sind insgesamt zu beachten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Festlegen, wer scannt: In-House oder Dienstleister?<\/li>\n\n\n\n<li>Festlegen, wer die Akten zum Scannen vorbereitet<\/li>\n\n\n\n<li>Option Dienstleister: auf Qualit\u00e4tskriterien achten und vor Ort einen Eindruck verschaffen<\/li>\n\n\n\n<li>Option In-House: Software ausw\u00e4hlen und Verantwortlichkeiten festlegen<\/li>\n\n\n\n<li>Beim Scannen die Struktur beziehungsweise Reiter beachten, die sp\u00e4ter entstehen soll<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 id=\"h-phase-5-migration\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Phase 5: Migration<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wurden die Akten von einem Scandienstleister digitalisiert, \u00fcbermittelt dieser die digitalen Dokumente inklusive der Metadaten vor der Migration per sicherem Transfer ans Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wie genau der Import der gescannten Dokumente in die digitale Personalakte erfolgt, h\u00e4ngt vom Software-Anbieter ab. Nach dem Upload schlagen manche Softwares basierend auf der Texterkennung die Zuordnung des jeweiligen Dokumentes in die korrekte Ablage vor. Das System gibt daraufhin eine Best\u00e4tigung aus.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-was-bedeutet-datenvalidierung\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Was bedeutet Datenvalidierung?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein wichtiger Prozess w\u00e4hrend der Migration ist die Datenvalidierung. Sie stellt sicher, dass die Daten vollst\u00e4ndig sind, den festgelegten Formaten entsprechen und \u00fcbergreifend konsistent sind. Fehlerhaft \u00fcbernommene Daten setzen sich in der weiteren Bearbeitung fort und k\u00f6nnen dazu f\u00fchren, dass Prozesse nicht abgewickelt werden und die digitale Personalakte nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dies kann nicht zuletzt finanzielle Einbu\u00dfen f\u00fcr das Unternehmen zur Folge haben.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Validierung ist vor, w\u00e4hrend und nach der Migration relevant und bedeutet im Einzelnen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Formatvalidierung: Daten werden in vorgegebenen Strukturen erfasst, beispielsweise bei Telefonnummern, Datumseingaben oder E-Mail-Adressen.<\/li>\n\n\n\n<li>Konsistenzvalidierung: Die Daten passen zusammen, beispielsweise bei Bestellungen und Verf\u00fcgbarkeiten.<\/li>\n\n\n\n<li>Vollst\u00e4ndigkeitsvalidierung: Das System pr\u00fcft, ob alle Pflichtfelder ausgef\u00fcllt sind.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die zuvor festgelegten Regeln zur Datenvalidierung k\u00f6nnen im System hinterlegt werden. Die \u00dcberpr\u00fcfung erfolgt dann automatisch. Langfristig gilt, die Daten immer wieder zu \u00fcberwachen und Datenanforderungen anzupassen.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-phase-6-archivierung\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Phase 6: Archivierung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr die gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten gibt es genaue Vorschriften, die garantieren, dass die Datenaufbewahrung der DSGVO entspricht und revisionssicher erfolgt. Die Einhaltung der Regeln muss f\u00fcr Dritte nachvollziehbar sein.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-was-ist-eine-revisionssichere-archivierung\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Was ist eine revisionssichere Archivierung?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine revisionssichere Archivierung bedeutet die manipulationssichere und fristgerechte Aufbewahrung der Dokumente. Die Regelung ist Teil der GoBD, den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Vorschriften gew\u00e4hrleisten eine DSGVO-konforme Aufbewahrung der Dokumente und stellen sicher, dass diese nicht verf\u00e4lscht werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-gobd-konforme-archivierung-was-muss-ich-beachten\" class=\"wp-block-heading\"><strong>GoBD-konforme Archivierung \u2013 Was muss ich beachten?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Folgende Aspekte sind f\u00fcr die revisionssichere Archivierung ausschlaggebend:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unver\u00e4nderbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit<\/strong>: Daten sind nach der Speicherung nicht mehr ver\u00e4nderbar. Sind \u00c4nderungen vorzunehmen, kann dies nur durch Personen mit entsprechender Berechtigung geschehen, zudem m\u00fcssen die \u00c4nderungen protokolliert und als neue Version gespeichert werden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zugriffskontrolle<\/strong>: Berechtigungen sind im Vorfeld klar zu definieren.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Fristgerechte Aufbewahrung<\/strong>: Die digitale Archivierung der Dokumente muss f\u00fcr den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum erfolgen. HR-Systeme halten diesen in der Regel automatisch nach, man kann ihn aber auch manuell festlegen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Sicherung der Daten<\/strong>: Die Daten m\u00fcssen stets so aufbewahrt werden, dass sie nicht verloren gehen k\u00f6nnen. Dazu geh\u00f6ren unter anderem regelm\u00e4\u00dfige Backups.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Dokumentation und Auffindbarkeit<\/strong>: Es muss nachvollziehbar sein, wie und wo die Daten gespeichert wurden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vollst\u00e4ndigkeit<\/strong>: Es d\u00fcrfen keine L\u00fccken in der Datenarchivierung entstehen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 id=\"h-phase-7-vernichtung-der-papierakten\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Phase 7: Vernichtung der Papierakten<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<h3 id=\"h-darf-ich-papierakten-nach-dem-scannen-vernichten\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Darf ich Papierakten nach dem Scannen vernichten?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das sogenannte ersetzende Scannen ist in Deutschland zul\u00e4ssig, was bedeutet, dass Dokumente nach dem Scanvorgang vernichtet werden d\u00fcrfen. Es sei denn, es handelt sich um Dokumententypen, f\u00fcr die eine physische Aufbewahrung vorgeschrieben ist. Dazu z\u00e4hlen: K\u00fcndigungsschreiben, Arbeitsvertr\u00e4ge, notarielle Beurkundungen, unterschriebene Jahresabschl\u00fcsse sowie Zolldokumente. Allerdings sollte man mit dem Vernichtungsvorgang so lange abwarten, bis sichergestellt ist, dass die Scans vollst\u00e4ndig, lesbar und sicher gespeichert sind.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-wann-und-wie-durfen-sie-papierakten-entsorgen\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Wann und wie d\u00fcrfen Sie Papierakten entsorgen?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das ersetzende Scannen unterliegt der TR-RESISCAN, der technischen Vorschrift f\u00fcr die Einhaltung der Rechts- und Beweissicherheit der digitalen Dokumente. Erst wenn die Einhaltung dieser sichergestellt ist, k\u00f6nnen die Originale vernichtet werden. Dar\u00fcber hinaus gilt:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Sichtkontrolle: Stimmt das gescannte Dokument mit dem Original \u00fcberein und ist es vollst\u00e4ndig lesbar?<\/li>\n\n\n\n<li>Transfervermerk: Er ist f\u00fcr jedes Dokument zu erstellen und beizuf\u00fcgen.<\/li>\n\n\n\n<li>Integrit\u00e4tssicherung: Das Dokument muss elektronisch signiert sein.<\/li>\n\n\n\n<li>Archivierung: Sie ist in einem Langzeitformat (PDF\/A) vorzunehmen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die anschlie\u00dfende Vernichtung der Scans kann je nach Umfang entweder selbst vorgenommen oder an einen Dienstleister \u00fcbergeben werden. Bei einer In-House-Vernichtung sollten Unternehmen darauf achten, dass der Aktenvernichter mindestens \u00fcber die Sicherheitsstufe P-4 verf\u00fcgt. Wird der Prozess durch einen Dienstleister vorgenommen, gibt es die M\u00f6glichkeit der station\u00e4ren oder mobilen Vernichtung. Bei der station\u00e4ren Variante erfolgt eine Abholung der Akten in verschlossenen Beh\u00e4ltern. Bei der mobilen Vernichtung kommen Schredder-LKWs zum Einsatz, in denen die Dokumente beim Unternehmen vernichtet werden. Der Vorteil hierbei ist, dass kein erneuter Transport der Akten erfolgt. In beiden F\u00e4llen ist die Video\u00fcberwachung des Prozesses m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-aufbewahrungsfristen-ubersicht\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Aufbewahrungsfristen-\u00dcbersicht<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<h3 id=\"h-wie-lange-mussen-personalakten-nach-dem-austritt-aufbewahrt-werden\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Wie lange m\u00fcssen Personalakten nach dem Austritt aufbewahrt werden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Grunds\u00e4tzlich gibt es keine einheitliche Regelung f\u00fcr die Aufbewahrungsfrist von Daten ehemaliger Mitarbeiter. Der Zeitraum h\u00e4ngt, \u00e4hnlich wie bei noch aktiven Mitarbeitern, von der Art der Daten sowie ihrem Zweck ab. Beispielsweise m\u00fcssen die nicht mehr ben\u00f6tigten personenbezogenen Daten unverz\u00fcglich nach Austritt der Mitarbeiter gel\u00f6scht werden. Steuerrechtlich relevante Unterlagen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Folgende Dokumente geh\u00f6ren zu denen, die Unternehmen nach Ausscheiden des Mitarbeiters eindeutig aufbewahren beziehungsweise l\u00f6schen m\u00fcssen:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Dokumententyp<\/strong><\/td><td><strong>Aufbewahrungsfrist<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Arbeitszeugnis\/ Beurteilungen<\/td><td>3 Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem das Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis endet &nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>\u00dcberstundenlisten Ausbezahlte (gelten als Buchungsbeleg) Nicht ausbezahlte (abgebaute) &nbsp;<\/td><td>&nbsp; 10 Jahre 2 Jahre<\/td><\/tr><tr><td>Altersvorsorge<\/td><td>30 Jahre oder l\u00e4nger &nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Meetings- und Gespr\u00e4chsnotizen<\/td><td>umgehend &nbsp;<\/td><\/tr><tr><td>Personenbezogene Daten (z. B. Telefonnummer, Gehaltsinformationen) &nbsp;<\/td><td>umgehend<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um die vollst\u00e4ndige und gesetzeskonforme L\u00f6schung zu gew\u00e4hrleisten, sollte das L\u00f6schen durch die HR-Software erfolgen. Das entlastet zudem das HR-Personal. W\u00fcnscht das Unternehmen die weitere Speicherung nicht relevanter Daten, kann hierzu die Einwilligung der Mitarbeiter eingeholt werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-sage-hr-migrationsunterstutzung-und-partnerdienstleister\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Sage HR: Migrationsunterst\u00fctzung und Partnerdienstleister<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Produktfamilie von Sage HR bietet verschiedene, an Ihr Unternehmen anpassbare L\u00f6sungen f\u00fcr die Erstellung digitaler Personalakten. <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/sage-business-cloud\/hr\/preisgestaltung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Sage HR<\/a> eignet sich f\u00fcr kleine und mittlere Betriebe und umfasst in der Basisversion das Abwesenheitsmanagement, die digitale Personalakte sowie eine mobile App. Je nach Bedarf l\u00e4sst sie sich um Module wie Arbeitszeittabellen und Schichtplanung erweitern sowie mit <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/produkte\/sage-hr-payroll\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Sage Payroll<\/a> kombinieren.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-was-ist-sage-payroll\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Was ist Sage Payroll?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Payroll bietet eine cloudbasierte L\u00f6sung zur Lohnabrechnung, auf die auch Mitarbeiter jederzeit und von \u00fcberall Zugriff haben. Wie auch bei Sage HR k\u00f6nnen Daten <a href=\"https:\/\/support.sage.hr\/de\/articles\/3869216-mitarbeiter-importvorlage\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00fcber Excel-Vorlagen bequem importiert<\/a> oder aber manuell eingegeben werden. Auf diese Weise hilft Ihnen Sage HR, die Digitalisierung Ihrer Personalakten rechtskonform und \u00fcbersichtlich umzusetzen. Dank intuitiver Bedienung k\u00f6nnen Personaler und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung die Software auch ohne Einbindung einer IT-Abteilung nutzen.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-fur-wen-eignet-sich-sage-hr-suite\" class=\"wp-block-heading\"><strong>F\u00fcr wen eignet sich Sage HR Suite?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/produkte\/sage-hr-suite-personal-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Sage HR Suite<\/a> ist unsere All-in-One-L\u00f6sung f\u00fcr mittlere und gro\u00dfe Betriebe, die ebenfalls individuell erweiterbar ist und mit dem Unternehmen mitw\u00e4chst. Mit ihr lassen sich dar\u00fcber hinaus auf einer soliden Datenbasis Planungsszenarien und Hochrechnungen simulieren. HR Suite ist entweder lokal installierbar oder als Cloud-Variante verf\u00fcgbar und kann in jede g\u00e4ngige Hardware implementiert werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unser <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/pflicht-2027\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">HR-Experten-Team<\/a> hilft Ihnen dabei, die f\u00fcr Ihr Unternehmen passende L\u00f6sung zu finden, und ber\u00e4t Sie zu allen Aspekten rund um die Digitalisierung Ihrer Akten.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-fazit\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Fazit<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Stellen Unternehmen die Personalakten nicht vollst\u00e4ndig auf digitale Versionen um, ergibt sich f\u00fcr sie ab dem 01.01.2027 automatisch eine hybride Archivierung analoger und digitaler Akten. Denn ab diesem Zeitpunkt gilt die Pflicht zur digitalen Nachhaltung von Lohn- und Sozialversicherung. Das bedeutet, dass Unterlagen an verschiedenen Orten gespeichert sind und dadurch Medienbr\u00fcche entstehen. Zudem k\u00f6nnen Prozesse auf diese Weise nicht vollst\u00e4ndig automatisiert werden, weil Informationen fehlen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es ist daher sinnvoll, die Pflicht zur elektronischen Lohn- und Sozialversicherung als Anlass zu nehmen, um alle Dokumente der Personalakten zu digitalisieren und die Informationen strukturiert ins HR-System zu \u00fcberf\u00fchren. Mit dem richtigen Plan und definierten Zust\u00e4ndigkeiten im Vorfeld gelingt dieses Projekt sicher.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Neben einem strategischen Vorgehen ist auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften essenziell. Um beides zu gew\u00e4hrleisten, empfiehlt sich folgender Punkteplan:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>1. Bestandsaufnahme:<\/strong> Welche Dokumente gibt es? In welchem Zustand und Digitalisierungsgrad befinden sie sich?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>2. Aktenbereinigung:<\/strong> Sind die Dokumente aktuell oder wurde die gesetzliche L\u00f6schfrist \u00fcberschritten?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>3. Strukturplanung:<\/strong> Wie k\u00f6nnen die Akten sortiert werden? Welche Reiterstruktur soll es geben? Welche Metadaten werden definiert?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>4. Digitalisierung:<\/strong> Welche Qualit\u00e4tsanforderungen m\u00fcssen erf\u00fcllt sein (OCR, dpi, etc.)? Erfolgt das Scannen im Unternehmen oder durch einen externen Dienstleister? Wie kann eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung gew\u00e4hrleistet werden?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>5. Migration:<\/strong> Welche Software wird zur digitalen Archivierung verwendet und welche Migrationsm\u00f6glichkeiten bietet sie? Wie kann der Prozess der Datenvalidierung definiert werden?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>6. Archivierung:<\/strong> Wie werden die Dokumente revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>7. Vernichtung der Papierakten:<\/strong> Sind die Scans vollst\u00e4ndig und sicher? Von wem soll die Aktenvernichtung durchgef\u00fchrt werden? Welche Dokumente sind weiterhin im Original aufzubewahren?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Abgesehen von der Digitalisierung und damit verbundener Aufbewahrungsfristen ist auch die L\u00f6schung der Daten von ausgeschiedenen Mitarbeitern essenziell f\u00fcr die Einhaltung von Compliance und Datenschutz. Einige Daten m\u00fcssen sofort getilgt werden, f\u00fcr andere gelten unterschiedliche Fristen. H\u00e4ufig halten HR-Systeme diese Fristen nach und nehmen die L\u00f6schung automatisch vor.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine vollst\u00e4ndige Digitalisierung der Personalakte ist nicht nur deswegen sinnvoll, weil sie f\u00fcr Unternehmen \u00fcbersichtlicher ist. Sie verbessert auch die Employee Experience, weil Mitarbeiter das Unternehmen als modern und professionell wahrnehmen. Zudem wird das Vertrauen gest\u00e4rkt, da die Datensicherheit der digitalen Akten gew\u00e4hrleistet ist.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner on-scroll-highlight__target\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Digitale Personalakte: Alles Wichtige f\u00fcr Unternehmen<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Von gesetzlichen Anforderungen bis zur praktischen Umsetzung: Hier finden Sie die wichtigsten Informationen rund um die digitale Personalakte.<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>\u2714 Compliance-Risiken fr\u00fchzeitig vermeiden<br \/>\u2714 Kostenloser Praxis-Guide zum Download<br \/>\u2714 Kostenlose Live-Demo zur Digitalen Personalakte anfordern<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/pflicht-2027\/\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tid=\"cta-id-31358\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tdata-button-location=\"cta_box\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Jetzt informieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/03\/Sage_BrandShootNC_Feb2024_HR-Professionals_2481-1215x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/03\/Sage_BrandShootNC_Feb2024_HR-Professionals_2481-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p class=\"has-paragraph-medium-font-size wp-block-paragraph\"><strong>Weitere interessante Artikel<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/der-business-case-fuer-die-digitale-personalakte-roi-rechnung-fuer-geschaeftsfuehrer-und-cfos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Der Business Case f\u00fcr die digitale Personalakte: ROI-Rechnung f\u00fcr Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer und CFOs<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/system-integration-meistern-die-digitale-personalakte-im-hr-tech-stack-die-checkliste-fuer-hr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">System-Integration meistern: Die digitale Personalakte im HR-Tech-Stack \u2013 die Checkliste f\u00fcr HR<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/change-management-mitarbeiter-fuer-die-digitale-personalakte-begeistern\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Change Management: Mitarbeiter f\u00fcr die digitale Personalakte begeistern<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/employee-journey-neu-gedacht-wie-die-digitale-personalakte-jeden-karriereschritt-begleitet\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Employee Journey neu gedacht: Wie die digitale Personalakte jeden Karriereschritt begleitet<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/dsgvo-und-die-digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DSGVO und die digitale Personalakte<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner on-scroll-highlight__target\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Interesse an weiteren Tipps &amp; Insights zum Thema Digitale Transformation?<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p class=\"\">\u2026mit unserem Newsletter 1x im Monat<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:list --><\/p>\n<ul><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Neue Trends aus der Business Welt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Aktuelle Urteile verst\u00e4ndlich erkl\u00e4rt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Tipps zu Recht, Steuern &amp; Finanzen<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Experten-Interviews, Studien u.v.m<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/ul>\n<p><!-- \/wp:list --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a59880de-3d38-4b82-914c-ffa16bab6ae7\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Jetzt Newsletter abonnieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1417607997-1215x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"Mitarbeiter sitzen an einem Tisch und schauen auf ein Blatt\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1417607997-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n<section class=\"more-topics alignfull has-grey-light-background-color wp-block-sage-post-topics\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"row\">\n\t\t\t<div class=\"col col-12 col-lg-4\">\n\t\t\t\t<h3 class=\"more-topics__title h2\">Hier finden Sie weitere Themen aus diesem Artikel<\/h3>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"col col-12 col-lg-8\">\n\t\t\t\t<ul class=\"post-tags__list\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/buerokratie\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tB\u00fcrokratie\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/change-management\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tChange Management\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/compliance\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tCompliance\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/datenmanagement\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tDatenmanagement\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/digitale-personalakte\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tDigitale Personalakte\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/digitalisierung\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tDigitalisierung\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/mittelstand\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tMittelstand\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/people-company\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tPeople Company\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/personalmanagement\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tPersonalmanagement\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/ul>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n\n<div class=\"alignfull wp-block-sage-related-posts\">\n\t<section class=\"related-posts card-grid has-dark-background-color\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"row\">\n\t\t\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"related-posts__heading related-posts__heading--featured h1\">Mehr Wissen und Inspiration<\/h2>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t<div class=\"row related-posts__featured\">\n\t\t\t\t<div class=\"col card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-0 post-31644 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-digitale-transformation category-hr-management-payroll category-mitarbeiter-betreuen category-mitarbeiter-bezahlen category-mitarbeiter-entwickeln category-mitarbeiter-finden category-mitarbeiter-motivieren tag-change-management tag-compliance tag-datengestuetzte-unternehmensfuehrung tag-digitale-personalakte tag-digitalisierung tag-employer-branding tag-kleinunternehmer tag-mitarbeiter-betreuen tag-mitarbeiterbindung tag-mitarbeitergespraech tag-mitarbeiterlebenszyklus tag-mitarbeitermotivation tag-mittelstand tag-people-company tag-personaleinsatz tag-personalentwicklung tag-personalmanagement business_type-kleinunternehmer-handwerker business_type-mittlere-unternehmen card-post--is-clickable\"\n>\n\t<div class=\"card-post__media-wrapper\">\n\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1214\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1181224214-1214x810.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1181224214-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1181224214-768x513.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1181224214-1214x810.jpg 1214w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"card-post__content\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__label\">Empfohlen<\/div>\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-07-29T16:00:49+02:00\">29. Juli 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">15 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h3\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\tclass=\"card-post__title-link\"\n\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/change-management-mitarbeiter-fuer-die-digitale-personalakte-begeistern\/\"\n\t\t\t\t>\n\t\t\t\n\t\t\tChange Management: Mitarbeiter f\u00fcr die digitale Personalakte begeistern\n\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/p>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<p class=\"card-post__description\">\n\t\t\t\tEine digitale Personalakte ist schnell ausgew\u00e4hlt \u2013 die eigentliche Arbeit beginnt bei den Menschen. Praktische Hinweise, wie Sie Ihr Team \u00fcberzeugen: offen kommunizieren, den Betriebsrat einbinden, schulen und fr\u00fch sichtbare Quick Wins schaffen.\t\t\t<\/p>\n\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t<\/article>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"row related-posts__non-featured\">\n\t\t\t\t<div class=\"col col-12\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"related-posts__heading related-posts__heading--more h4\">Mehr zu diesem Thema<\/h2>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-1 post-31590 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-digitale-transformation category-hr-management-payroll category-mitarbeiter-betreuen category-mitarbeiter-bezahlen category-mitarbeiter-binden category-mitarbeiter-entwickeln category-mitarbeiter-finden category-mitarbeiter-motivieren category-recht-steuern-finanzen tag-compliance tag-datengestuetzte-unternehmensfuehrung tag-datenmanagement tag-digitale-personalakte tag-digitalisierung tag-employer-branding tag-kleinunternehmer tag-mitarbeiter-betreuen tag-mitarbeiterbindung tag-mitarbeitergespraech tag-mitarbeiterlebenszyklus tag-mitarbeitermotivation tag-mittelstand tag-moderne-arbeitswelt tag-onboarding tag-people-company tag-performance-management tag-personaleinsatz tag-personalentwicklung tag-personalmanagement business_type-kleinunternehmer-handwerker business_type-mittlere-unternehmen\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/der-business-case-fuer-die-digitale-personalakte-roi-rechnung-fuer-geschaeftsfuehrer-und-cfos\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"684\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1409751960-684x384.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1409751960-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1409751960-768x513.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1409751960-1214x810.jpg 1214w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-07-27T15:43:10+02:00\">27. Juli 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">11 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tDer Business Case f\u00fcr die digitale Personalakte: ROI-Rechnung f\u00fcr Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer und CFOs\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-2 post-31561 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-digitale-transformation category-hr-management-payroll category-mitarbeiter-betreuen category-mitarbeiter-bezahlen category-mitarbeiter-binden category-mitarbeiter-entwickeln category-mitarbeiter-finden category-mitarbeiter-motivieren tag-bewerbermanagement tag-datengestuetzte-unternehmensfuehrung tag-digitale-personalakte tag-digitalisierung tag-dsgvo tag-employer-branding tag-mitarbeiter-betreuen tag-mitarbeiterbindung tag-mitarbeitergespraech tag-mitarbeiterlebenszyklus tag-mitarbeitermotivation tag-mittelstand tag-moderne-arbeitswelt tag-onboarding tag-people-company tag-performance-management tag-personaleinsatz tag-personalentwicklung tag-personalmanagement business_type-kleinunternehmer-handwerker business_type-mittlere-unternehmen\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/employee-journey-neu-gedacht-wie-die-digitale-personalakte-jeden-karriereschritt-begleitet\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"684\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1369412492-684x384.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1369412492-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1369412492-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1369412492-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-07-24T15:43:12+02:00\">24. Juli 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">17 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tEmployee Journey neu gedacht: Wie die digitale Personalakte jeden Karriereschritt begleitet\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-3 post-31402 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-recht-steuern-finanzen tag-compliance tag-datenschutz tag-digitalisierung tag-it tag-mittelstand business_type-mittlere-unternehmen\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/nis-2-richtlinie-pflichten-unternehmen-2026\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"684\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-842849562-684x384.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-842849562-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-842849562-768x513.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-842849562-1214x810.jpg 1214w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-07-16T13:45:26+02:00\">16. Juli 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">11 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tNIS-2-Richtlinie: Diese Pflichten gelten jetzt f\u00fcr Unternehmen\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-4 post-31499 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-digitale-transformation category-recht-steuern-finanzen tag-automatisierung tag-compliance tag-datenschutz tag-digitalisierung tag-geschaeftsprozesse tag-innovation tag-mittelstand tag-unternehmensfuehrung business_type-kleinunternehmer-handwerker business_type-mittlere-unternehmen\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/ki-aufsicht-bundesnetzagentur-deutschland\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"684\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1451456915-684x384.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1451456915-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1451456915-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1451456915-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-07-15T17:29:15+02:00\">15. Juli 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">7 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tKI-Aufsicht: Warum die Bundesnetzagentur jetzt f\u00fcr Ihr Unternehmen z\u00e4hlt\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n<\/section>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ab dem 01.01.2027 wird die digitale Lohnabrechnung und Sozialversicherung Pflicht. Unternehmen sollten daher sp\u00e4testens jetzt vollst\u00e4ndig auf eine digitale Personalakte umsteigen, um Medienbr\u00fcche zu vermeiden. Mit dem richtigen Punkt-f\u00fcr-Punkt-Leitfaden gelingt das Projekt.<\/p>\n","protected":false},"author":1231,"featured_media":22024,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_sage_video":false,"post_featured_image_hide":false,"sage_hide_published_date":false,"sage_hide_read_time":false,"sage_hide_share_buttons":false,"_pwl_sage_podcast_buzzsprout_src":"","footnotes":""},"categories":[15,22],"tags":[337,879,63,918,629,76,191,704,89],"business_type":[17,18],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[58,54,60,57,59,56,55],"imagine_tag":[37,39,41,40,24],"coauthors":[952],"class_list":["post-31636","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitale-transformation","category-hr-management-payroll","tag-buerokratie","tag-change-management","tag-compliance","tag-datenmanagement","tag-digitale-personalakte","tag-digitalisierung","tag-mittelstand","tag-people-company","tag-personalmanagement","business_type-kleinunternehmer-handwerker","business_type-mittlere-unternehmen"],"sage_meta":{"region":"de-de","author_name":"Claudia Rieff","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/03\/Sage_BrandShootNC_Feb2024_HR-Professionals_2481.jpg","imagine_tags":{"37":"HR","39":"Kleine Unternehmen","41":"Mittelstand","40":"Mittlere Unternehmen","24":"Sage Blog"}},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Deutschland","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/31636","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/1231"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=31636"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/31636\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":31695,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/31636\/revisions\/31695"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/22024"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=31636"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=31636"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=31636"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=31636"},{"taxonomy":"lilypad","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/lilypad?post=31636"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=31636"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=31636"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=31636"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=31636"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=31636"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}