{"id":4547,"date":"2018-12-03T12:10:51","date_gmt":"2018-12-03T11:10:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=4547"},"modified":"2026-01-22T15:55:23","modified_gmt":"2026-01-22T14:55:23","slug":"ein-dms-lohnt-sich-nur-fuer-grosse-unternehmen-und-die-erde-ist-eine-scheibe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/ein-dms-lohnt-sich-nur-fuer-grosse-unternehmen-und-die-erde-ist-eine-scheibe\/","title":{"rendered":"Ein DMS lohnt sich nur f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen. Und die Erde ist eine Scheibe&#8230;"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/kategorie\/digitale-transformation\/\" class=\"entry-header__link\">Digitale Transformation<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tEin DMS lohnt sich nur f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen. Und die Erde ist eine Scheibe&#8230;\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2018-12-03T12:10:51+01:00\">3. December 2018<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Ein DMS lohnt sich nur f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen. 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Informationen k\u00f6nnen regelkonform \u00fcber alle Bereiche des Unternehmens ausgetauscht werden. Die Produktivit\u00e4t steigt. Doch noch erscheint der Wandel f\u00fcr viele Unternehmen, als ob er nur schwer zu bew\u00e4ltigen w\u00e4re. Warum? Am Beispiel von Aktenschr\u00e4nken und unz\u00e4hligen Dokumenten werden die Vorteile vielleicht ganz praktisch vorstellbar. Das Stichwort: DMS System. So&nbsp;kann ein erster Schritt zur Digitalisierung aussehen, der sowohl gut umsetzbar ist, als auch erkennbare Vorteile mit sich bringt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dms-ein-erster-schritt-zur-digitalisierung\">DMS &#8211; ein erster Schritt zur Digitalisierung<\/h2>\n\n\n\n<p>W\u00e4hrend gro\u00dfe Unternehmen \u00fcber innovative Technologien wie Cloud-Computing, Big Data Analytics oder Internet of Things nachdenken, ist das f\u00fcr viele mittelgro\u00dfe Betriebe noch weit entfernt. Sie wollen Schritt f\u00fcr Schritt eine Basis schaffen, um den Sprung in die Digitalisierung zu bew\u00e4ltigen. Der erste wichtige Schritt auf diesem Weg ist ein Blick auf den internen Umgang mit Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen, Vertr\u00e4gen, Office-Dokumenten oder multimedialen Inhalten.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"single-cta gated-content\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Leitfaden Dokumenten-Management-System<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p>Mit DMS einen wichtigen Schritt in die Digitalisierung gehen<\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #ffffff\">F\u00fcr wen eignet sich DMS?<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #ffffff\">Wie funktioniert elektronisches DMS?<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #ffffff\">Integration in bestehende Systeme<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #ffffff\">Kosteneinsparungen<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-ef92b644-8f7c-4e9e-8405-26700436662a\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Whitepaper laden<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1238\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/Dokumentenmanagement-1238x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"Dokumentenmanagement\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/Dokumentenmanagement-1238x810.jpg 1238w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-hurden-auf-dem-weg-zur-digitalisierung\">H\u00fcrden auf dem Weg zur Digitalisierung<\/h2>\n\n\n\n<p>Grunds\u00e4tzlich sind laut der Studie \u201eDigitalisierung \u2013 Deutschland endlich auf dem Sprung?\u201c von Tata Consultancy Services und Bitkom Research bereits im Jahr 2017 73 Prozent der Unternehmen offen f\u00fcr Digitalisierung. Die h\u00e4ufigsten H\u00fcrden bei der Umsetzung sind f\u00fcr die 905 befragten Unternehmen: Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz, fehlende Vorgaben aus der Gesch\u00e4ftsleitung, langwierige Entscheidungsprozesse sowie fehlende Akzeptanz in der Belegschaft. Dennoch setzen rund 2 von 3 Unternehmen beispielsweise auf digitale Meeting-Formate und gemeinsame Projekte mit zentral zug\u00e4nglichen Dokumenten.<\/p>\n\n\n\n<p>Schon in der IDC-Untersuchung \u201ePrint-und Dokumentenmanagement in Deutschland 2016&#8243; nennen Entscheider drei wichtige Faktoren f\u00fcr die Optimierung und Automatisierung von Gesch\u00e4ftsprozessen. Die Gew\u00e4hrleistung der Datensicherheit, die enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen und am wichtigsten: Die Etablierung einer einheitlichen Dokumentenmanagementstrategie, beziehungsweise eines <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/dokumentenmanagement\/\">Dokumentenmanagementsystems<\/a> (DMS). Es ist ein wichtiger Hebel f\u00fcr die Etablierung digitaler Arbeitsweisen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-weg-vom-papier-hin-zum-einheitlichen-system\"><figure><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignleft wp-image-4548\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS.jpg\" alt=\"DMS\" width=\"300\" height=\"393\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS.jpg 691w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS-586x768.jpg 586w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS-618x810.jpg 618w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/figure>Weg vom Papier \u2013 hin zum einheitlichen System<\/h2>\n\n\n\n<p>Auch wenn Unternehmen das Potential von DMS erkannt haben, fehlt aus Sicht von IDC oft eine \u00fcbergeordnete Herangehensweise. Noch immer besteht laut Umfrage etwa jedes zweite Dokument aus Papier. Gr\u00fcnde daf\u00fcr sind Kundenw\u00fcnsche, gesetzliche Vorgaben, eine (vermeintlich) simple Bearbeitung sowie der Wunsch der Mitarbeiter, weiterhin mit Papier zu arbeiten. Doch verringert ein einheitliches DMS die Komplexit\u00e4t unz\u00e4hliger Gesch\u00e4ftsprozesse erheblich. Dieser Wandel zeigt sich in einem aktuellen Trend: Immer mehr Unternehmen investieren in die Digitalisierung ihrer Dokumentenworkflows, so Bitkoms Studie \u201eECM im Mittelstand 2017 \u2013 Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office\u201c.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-kann-ein-dms-leisten\">Was kann ein DMS leisten?<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein Dokumentenmanagementsystem dient der datenbankgest\u00fctzten Verwaltung elektronischer, gesch\u00e4ftsrelevanter Dokumente. DMS unterst\u00fctzt auch die Organisation und Koordination der Entwicklung, \u00dcberarbeitung, \u00dcberwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art \u00fcber ihren gesamten Lebenszyklus.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr den Arbeitsalltag der Mitarbeiter bringt DMS einen wichtigen Mehrwert und ist mehr als nur der digitale Zwilling eines Aktenkellers.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Allzeit bereit \u2013 Dokumente stets auffindbar und \u00fcbersichtlich<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Werden Dokumente aller Art zentral digital gespeichert und verwaltet, sind sie unabh\u00e4ngig von Format, Datenquelle, Aufenthaltsort oder verwendeter Hardware sekundenschnell auffindbar und verf\u00fcgbar. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern bildet auch eine rasche und fundierte Entscheidungsgrundlage, ohne dass Dokumente im Vorhinein angefordert werden m\u00fcssen. Eine Dokumentenhistorie macht den Bearbeitungsverlauf transparent.&nbsp;Ein weiterer Pluspunkt in Zeiten versch\u00e4rfter Datenschutzregelungen:&nbsp; Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und nach Beendigung der Aufbewahrungspflicht automatisch gel\u00f6scht.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"2\" class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Adieu Archiv \u2013 Zeit- und Platzersparnis<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Mit DMS geh\u00f6ren riesige physische Archive der Vergangenheit an, denn es verwandelt Unmengen an Papierstapel in elektronische Dokumente. Das spart Platz, genauso wie Zeit. Anstelle von zeitraubenden Recherchen und W\u00fchlen in Dokumenten steht jetzt das rasche Durchsuchen von Dokumenten \u2013 ganz ohne manuelle Verschlagwortung. Schon sehr kleine Unternehmen profitieren von diesen Vorteilen, denn auch hier steigen Datenmengen geradezu exponentiell an. Gleichzeitig ist ein Dokumentverlust ausgeschlossen.<em>&nbsp;<\/em><\/p>\n\n\n\n<ol start=\"3\" class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Gemeinsam stark \u2013 Zusammenarbeit wird gest\u00e4rkt<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><em>&nbsp;<\/em>Ein gutes DMS besitzt neben Verwaltungsfunktionen auch kollaborative Features wie interne Messenger oder die gemeinsame Arbeit direkt am Dokument, etwa durch Anmerkungen und Notizen, die \u00c4nderungen am Dokument f\u00fcr andere transparent machen \u2013 ohne, dass ein doppelter Datenbestand aufgebaut wird. Das sorgt f\u00fcr einen schnellen, einfachen Austausch in und zwischen Teams.<\/p>\n\n\n\n<ol start=\"4\" class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Mittel gegen Stress \u2013 Gewinn an Arbeitsqualit\u00e4t<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Ein effizienter Dokumenten-Workflow wirkt sich positiv auf Produktivit\u00e4t und Wettbewerbsf\u00e4higkeit aus genauso wie auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, so IDC. Warum ist das so? Der Einsatz eines modernen DMS erh\u00f6ht nicht nur die Motivation, sondern verringert auch Frust und Stress durch kompliziertes manuelles Dokumenten-Handling und st\u00e4ndiges Informieren \u00fcber Bearbeitungsst\u00e4nde bei Kollegen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1577\" height=\"642\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS2.jpg\" alt=\"Vorteile DMS\" class=\"wp-image-4549\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS2.jpg 1577w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS2-768x313.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS2-1440x586.jpg 1440w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2018\/12\/DMS2-1536x625.jpg 1536w\" sizes=\"auto, (max-width: 1577px) 100vw, 1577px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit-auch-der-weiteste-weg-beginnt-mit-dem-ersten-schritt\">Fazit \u2013 auch der weiteste Weg beginnt mit dem ersten Schritt<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Digitalisierung bringt vor allem eins \u2013 mehr Daten, also auch mehr Dokumente.&nbsp;Die Einf\u00fchrung von DMS vereinheitlicht nicht nur den Umgang mit diesen Dokumenten, sondern ist auch ein erster Schritt auf dem Weg hin zu digitalen Arbeitsprozessen. Bei der Wahl branchenspezifischer Komplettl\u00f6sungen sollten Unternehmen auf externe Experten und Software-Anbieter setzen.<\/p>\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">2026: Alle neuen Gesetze immer im Blick<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>Bleiben Sie informiert &#8211; mit unserem Newsletter<\/strong> 1x im Monat<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:list --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\"><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Neue Trends aus der Arbeitswelt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Aktuelle Urteile verst\u00e4ndlich erkl\u00e4rt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Tipps zu Recht, Steuern &amp; Finanzen<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Experten-Interviews, Studien u.v.m<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/ul>\n<p><!-- \/wp:list --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a59880de-3d38-4b82-914c-ffa16bab6ae7\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Newsletter abonnieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1277533180-1215x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1277533180-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand: Ein papierloses B\u00fcro senkt den Ressourcenverbrauch und damit die Kosten. 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