{"id":5408,"date":"2019-02-04T16:51:22","date_gmt":"2019-02-04T15:51:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=5408"},"modified":"2026-01-22T15:53:56","modified_gmt":"2026-01-22T14:53:56","slug":"13-dos-und-donts-bei-der-einfuehrung-eines-dokumentenmanagement-systems","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/13-dos-und-donts-bei-der-einfuehrung-eines-dokumentenmanagement-systems\/","title":{"rendered":"13 Dos und Don’ts bei der Einf\u00fchrung von einem Dokumentenmanagementsystem"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tDigitale Transformation<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t13 Dos und Don’ts bei der Einf\u00fchrung von einem Dokumentenmanagementsystem\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Florian\t\t\t\tFlorian Schwitzgebel<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n

Auf dem Weg in die Digitalisierung ist das Beispiel hoher Aktenberge und Papierstapel wohl das greifbarste, wenn es darum geht, sich die Vorteile und den Nutzen moderner, elektronischer Prozesse vor Augen zu f\u00fchren<\/a>. In Zeiten von flexiblen Arbeitsmodellen, Mobilit\u00e4t und Kollaboration k\u00f6nnen sich attraktive Arbeitgeber den damit einhergehenden Anforderungen digitaler Unternehmensf\u00fchrung kaum mehr entziehen. Und damit auch nicht dem digitalen Zugriff auf Dokumente, any time, any place. Worauf es ankommt bei der Implementierung von einem Dokumentenmanagementsystem, kl\u00e4ren wir hier.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentenmanagement im Unternehmen einf\u00fchren<\/h2>\n\n\n\n

Die Implementierung von L\u00f6sungen zum Dokumentenmanagement (DMS) ist ein gro\u00dfes Projekt und muss daher sorgsam geplant und durchgef\u00fchrt werden. Schlie\u00dflich werden nicht nur Prozesse der Dokumentenverwaltung, sondern alle damit einhergehenden Prozesse digitalisiert und neu ausgerichtet. Um bei der Einf\u00fchrung alles richtig zu machen, sollten sich Unternehmen an folgenden Dos und Dont\u2019s orientieren.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentenmanagementsystem – Do\u2018s<\/h2>\n\n\n\n
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  1. Mitarbeiter einbinden und schulen\u00a0<\/strong>Um die Akzeptanz der neuen L\u00f6sung zu sichern, sollten Mitarbeiter von Beginn an in Entscheidungen eingebunden werden. Welche Funktionen sind n\u00f6tig? Wo liegen noch Probleme? Dabei hilft es, den Mehrwert der L\u00f6sung durch relevante Kennzahlen, wie den Zeitaufwand f\u00fcr die Papierarbeit, zu veranschaulichen. Wichtig ist auch, Mitarbeiter in Workshops im Umgang mit DMS fortlaufend zu schulen.<\/li>\n\n\n\n
  2. Intensive Analyse von Anbieter und L\u00f6sung\u00a0<\/strong>Bei der Auswahl des geeigneten Anbieters helfen folgende Fragen: Welche Erfahrungen und Referenzen hat Anbieter in Ihrer Branche? Kann der Anbieter L\u00f6sungen f\u00fcr die spezifischen Schwachstellen Ihres Unternehmens anbieten?<\/li>\n\n\n\n
  3. Software mit leichter Handhabung einsetzen\u00a0<\/strong>Anwenderfreundlichkeit ist laut KYOCERA-Umfrage von 2017 mit 1.000 B\u00fcromitarbeitern f\u00fcr fast 70 Prozent der wichtigste Aspekt bei der Auswahl einer L\u00f6sung. Gute Usability erh\u00f6ht die Arbeitszufriedenheit und damit die Akzeptanz der L\u00f6sung.<\/li>\n\n\n\n
  4. Kleine Schritte machen\u00a0<\/strong>\/\u00a0Vorstudie zur Orientierung\u00a0<\/strong>Bevor die L\u00f6sung unternehmensweit ausgerollt wird, hilft es zun\u00e4chst einzelne Prozesse digitalisieren, um das Projekt im Kleinen zu evaluieren sowie Fehlerquellen und Gefahren zu identifizieren. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter im Kleinen beispielhaft an das DMS heranf\u00fchren. Am besten gelingt das in einem Bereich, bei dem sich sofort Vorteile zeigen \u2013 etwa Rechnungen und Vertr\u00e4ge. Entlastung zeigt sich hier vom ersten Tag an.<\/li>\n\n\n\n
  5. Die Vernetzung von Abteilungen beachten\u00a0<\/strong>W\u00e4hrend Abteilungen ihre Prozesse nach und nach separat digitalisieren und in einem Dokumentenmanagementsystem integrieren, fehlt nicht selten die Einordnung in das gro\u00dfe Ganze, sprich in ein unternehmens\u00fcbergreifendes System. L\u00f6sungen sollten daher die M\u00f6glichkeit zur Vernetzung sowie leichte Skalierbarkeit bieten.<\/li>\n\n\n\n
  6. Wert auf Flexibilit\u00e4t der Software legen\u00a0<\/strong>Nicht jede Abteilung ben\u00f6tigt alle Funktionen. So kommt es im Marketing auf Kollaboration an, in der Buchhaltung um Revisionssicherheit, in der Finanzabteilung um Rechtssicherheit. DMS sollte daher in ihren Funktionen frei modular gestaltbar sein.<\/li>\n\n\n\n
  7. Review-Workshops anbieten\u00a0<\/strong>Die Einf\u00fchrung von DMS bringt schnell sp\u00fcrbare Folgen mit sich. Um auch danach noch profitieren zu k\u00f6nnen, sollte der Einsatz regelm\u00e4\u00dfig evaluiert und optimiert werden \u2013 auch in Hinblick auf neue Funktionen und Arbeitsweisen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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    E-Book: Wie Sie Dokumente digital gut managen<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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    Tipps f\u00fcr die DMS-Einf\u00fchrung, z.B.:<\/p>\n

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    • Die Mannschaft richtig aufstellen<\/li>\n
    • Der Weg zum besten System<\/li>\n
    • Das DMS konkret einf\u00fchren<\/li>\n<\/ul>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tJetzt kostenfrei E-Book herunterladen<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"mobil\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

       Dokumentenmanagementsystem – Don\u2018ts<\/h2>\n\n\n\n
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      1. Fehlendes Projektmanagement\u00a0<\/strong>Die Implementierung von DMS ist ein l\u00e4ngerfristiges Team-Projekt, bei dem Ziele, Ressourcen, Chancen und Risiken abgewogen und Meilensteine erstellt werden. Ohne entsprechendes Projektmanagement ist die Fehleranf\u00e4lligkeit hoch. Dabei sollten in der Planungsphase neben funktionalen und technischen Zielen auch ganz prozedurale Ziele wie die Steigerung der Prozesseffizienz bestimmt werden.<\/li>\n\n\n\n
      2. Ungenaue Anforderungen und Ziele\u00a0<\/strong>Um von DMS maximal zu profitieren, sollten Unternehmen genau wissen, was sie erwarten. Geht es allein um den Ersatz des physischen Archivs oder um einen ganz neuen Workflow mit neuer Arbeitsweise? Sind Anforderungen klar, werden Ziele expliziert. Diese sind etwa: Verk\u00fcrzung von Dokument-Bearbeitungszeiten, schnellere und zuverl\u00e4ssigere Auskunft \u00fcber Prozesse sowie Einhaltung von Compliance-Bestimmungen.<\/li>\n\n\n\n
      3. Zu knappe Zeitkalkulation\u00a0<\/strong>Von der Idee der Anschaffung von DMS bis zur reibungslosen Integration in den Arbeitsalltag dauert es seine Zeit. Vorteile der Digitalisierung k\u00f6nnen nur dann voll ausgesch\u00f6pft werden, wenn die Implementierung des DMS stabil in den Computern und K\u00f6pfen der Mitarbeiter verankert ist. Unternehmen sollten sich ausreichend Zeit nehmen f\u00fcr die Identifikation derjenigen Prozesse, die tats\u00e4chlich ineffizient sind. Zun\u00e4chst ben\u00f6tigt die Auswahl der optimalen L\u00f6sung Zeit. Die Systemintegration, erste Politprojekte sowie laufende Schulungen m\u00fcssen ebenfalls mit eingeplant werden.<\/li>\n\n\n\n
      4. Fehlende Pl\u00e4ne f\u00fcr Datenmigration\u00a0<\/strong>Nicht alle Daten und Dokumente m\u00fcssen mit in das neue System umziehen. Wichtig ist, daf\u00fcr genaue Definitionskriterien zu bestimmen \u2013 etwa Fristen zur Aufbewahrung, hohe Relevanz der Daten oder die Aktualit\u00e4t. Diese bestehenden Daten werden dann verifiziert und klassifiziert.<\/li>\n\n\n\n
      5. Bestehende Systeme ignorieren\u00a0<\/strong>DMS ist in den allermeisten F\u00e4llen nicht die einzige Unternehmenssoftware. Ob ERP, Finanzbuchhaltungssoftware, E-Mail-Dienste, Plattformen oder CRM-Systeme \u2013Unternehmen sollten zuerst die bestehende IT-Struktur erfassen, um im n\u00e4chsten Schritt die optimale DMS-L\u00f6sung mit den entsprechenden Schnittstellen zu identifizieren.<\/li>\n\n\n\n
      6. Missachtung rechtlicher Bestimmungen<\/strong>

        Genauso wie Dokumente sind an DMS strenge gesetzliche Anspr\u00fcche zu stellen. Diese betreffen Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), Datenschutzgesetz (BDSG, DSGVO), der Abgabenordnung (AO) sowie zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung von elektronischen Dokumenten (GoBD) und des Datenzugriffs (GDPdU).<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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        Leitfaden Dokumenten-Management-System<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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        Mit DMS einen wichtigen Schritt in die Digitalisierung gehen<\/p>\n

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        • F\u00fcr wen eignet sich DMS?<\/span><\/li>\n
        • Wie funktioniert elektronisches DMS?<\/span><\/li>\n
        • Integration in bestehende Systeme<\/span><\/li>\n
        • Kosteneinsparungen<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tWhitepaper laden<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"Dokumentenmanagement\"\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n
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          2026: Alle neuen Gesetze immer im Blick<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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          • Neue Trends aus der Arbeitswelt<\/li>\n

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          • Aktuelle Urteile verst\u00e4ndlich erkl\u00e4rt<\/li>\n

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          • Tipps zu Recht, Steuern & Finanzen<\/li>\n

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