{"id":6177,"date":"2019-07-23T08:00:52","date_gmt":"2019-07-23T06:00:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=6177"},"modified":"2026-01-22T15:47:23","modified_gmt":"2026-01-22T14:47:23","slug":"best-practice-mit-leichtem-gepaeck-umziehen-dank-digitale-personalakte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/best-practice-mit-leichtem-gepaeck-umziehen-dank-digitale-personalakte\/","title":{"rendered":"Best Practice: Mit leichtem Gep\u00e4ck umziehen dank Digitale Personalakte"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tMitarbeiter betreuen<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tBest Practice: Mit leichtem Gep\u00e4ck umziehen dank Digitale Personalakte\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Susann\t\t\t\tSusann Warmbrunn<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n
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Eigentlich war der Ansto\u00df f\u00fcr das Riesenprojekt \u2013 n\u00e4mlich 30.000 Personalakten zu digitalisieren \u2013 beim Westf\u00e4lischen Anzeiger ganz banal: Der Umzug in ein neues Geb\u00e4ude stand an. Und diesen Umzug wollte die Personalabteilung ohne zahllose Kartons voller Papierakten machen. Daher lag eines nahe: eine digitale Personalakte einzuf\u00fchren.<\/p>\n

Weg von der Papierakte<\/h2>\n

Die Westf\u00e4lischer Anzeiger Verlagsgesellschaft mit Hauptsitz in Hamm ist eine der gr\u00f6\u00dften Mediengruppen Nordrhein-Westfalens. Zahlreiche kleine bis gro\u00dfe Medienunternehmen aus den Bereichen Print, Online und Funk sind der Gruppe angeschlossen, mit insgesamt 30.000 Arbeitnehmern ist die Verlagsgruppe auch einer der gr\u00f6\u00dften Arbeitgeber. Die Personalverwaltung des Unternehmens ist sehr komplex, da schon allein die Verg\u00fctung durch die vielen Sonderbedingungen des Verlagswesens bestimmt wird.<\/p>\n

Wichtig ist also f\u00fcr Mitarbeiterzahlen dieser Gr\u00f6\u00dfenordnung, Prozesse so weit wie m\u00f6glich zu digitalisieren und zu automatisieren. Ein erheblicher Faktor war hier die Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte.<\/p>\n

Eva-Maria Post, Leiterin Personalmanagement der Mediengruppe, hat dieses Projekt federf\u00fchrend betreut. Mit einer 16-k\u00f6pfigen Personalabteilung ist sie verantwortlich f\u00fcr 15.000 Personalabrechnungsf\u00e4lle.  Wir haben sie im Sommer 2017, noch vor dem Umzug in das neue Geb\u00e4ude, getroffen. Damals war die Einf\u00fchrung der DPA gerade abgeschlossen und sie berichtete uns von ihren Erfahrungen:<\/p>\n

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\u201eWir haben ein neues Pressehaus in der Innenstadt von Hamm bekommen. Wir Abteilungsleiter waren in die Planung des Neubaus und in die Gestaltung der B\u00fcrofl\u00e4chen eingebunden, z.  B. wie viel Raum und wie viel Schrankfl\u00e4chen wir ben\u00f6tigen\u201c<\/p>\n<\/blockquote>\n

berichtete sie. \u201eWir haben uns entschieden, ein fast papierloses B\u00fcro zu werden. Wir wollen nicht mehr Aktenschr\u00e4nke mit Papierakten verwalten.\u201c Nat\u00fcrlich ging es nicht nur darum, ein besonders schickes B\u00fcro zu haben, sondern um die Vereinfachung der Prozesse. Allein die Ablage des t\u00e4glichen Posteingangs von mindestens 800 Blatt war sehr zeitaufw\u00e4ndig und nicht gerade beliebt. Au\u00dferdem wurden die Personalakten doppelt verwaltet, einmal am Standort der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und einmal in der Personalabteilung, sodass es unterschiedliche Inhalte in den beiden Versionen gab.<\/p>\n

Digitale Personalakte: Umfangreiche Vorbereitungen<\/h2>\n

Diese Unterschiede galt es zun\u00e4chst zu beseitigen. Frau Post: \u201eDie Vorbereitung des Projektes war sehr umfangreich. Bevor die Akten dem Scan-Dienstleister \u00fcbergeben wurden, wurden sie gepr\u00fcft und alle Unterlagen aussortiert, die nicht mehr in eine digitale Personalakte geh\u00f6ren.\u201c Doch auch die sorgf\u00e4ltigste Vorbereitung kann durch unvorhergesehene Ereignisse beeintr\u00e4chtigt werden, vor allem wenn es sich um Projekte in dieser Gr\u00f6\u00dfenordnung handelt. So waren die Kartons des Scan-Dienstleisters zu klein, als die Akten endlich abgeholt werden sollten, da die Metallb\u00fcgel der Akten nicht hineinpassten. Die beherzte Personalchefin hatte zun\u00e4chst Metallscheren verteilt, was bei 15.000 Akten jedoch viel zu zeitaufw\u00e4ndig war. Kurzerhand wurde eine \u201eFlex\u201c von der Baustelle des Neubaus geholt und alle Metallb\u00fcgel im Hof abgeschnitten.<\/p>\n

Was sp\u00e4ter als lustige Anekdote erz\u00e4hlt wird, bedeutet f\u00fcr das laufende Tagesgesch\u00e4ft im Zweifelsfall \u00dcberstunden, teilweise auch Wochenendarbeit. Und so r\u00e4t Eva-Maria Post anderen Personalleitern, auf jeden Fall gen\u00fcgend Zeit f\u00fcr die Vorbereitung und Pr\u00fcfung der Akten einzuplanen.<\/p>\n

Nie wieder Papierakten<\/h2>\n

So aufw\u00e4ndig die Vorarbeiten f\u00fcr dieses Riesenprojekt waren, so sichtbar waren die Ergebnisse ab Echteinf\u00fchrung. Frau Post: \u201eGe\u00e4ndert hat sich der komplette Prozess, vom Posteingang bis zur Ablage. Die 800 Blatt Posteingang werden t\u00e4glich gescannt durch eine Automatisierung von QR-Codes und in der HR Suite abgelegt.<\/p>\n\n

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Behalten Sie alle Dokumente Ihrer Mitarbeiter im Blick <\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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Digitale Personalakte: Software ersetzt Papierakten<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tJetzt informieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"Sage\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n

Nun haben wir und auch die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung den Riesenvorteil, dass alle neuen Dokumente wie Arbeitsvertr\u00e4ge auf den Tag genau in der Akte abgelegt sind und auch eingesehen werden k\u00f6nnen. Wir haben dadurch eine viel schnellere Auskunftsf\u00e4higkeit.\u201c Dadurch werden j\u00e4hrlich ca. 600 Arbeitsstunden f\u00fcr Ablage eingespart und nebenbei macht das Arbeiten auch gleich mehr Spa\u00df: \u201eAlle haben Spa\u00df an der Arbeit, auch an der Ablage, ein Thema, was fr\u00fcher gerne liegengeblieben ist. Wir k\u00f6nnen schon jetzt zweieinhalb Monate nach Einf\u00fchrung der Akte sagen, dass wir nie wieder mit einer Papierakte arbeiten wollen.\u201c<\/p>\n

Das HR-B\u00fcro der Zukunft<\/h2>\n

Mittlerweile ist die HR-Abteilung in das neue Pressehaus in der Innenstadt von Hamm gezogen und tats\u00e4chlich ist das B\u00fcro nun fast papierlos. Auch bei gr\u00f6\u00dferen Projekten zahlt sich die DPA aus \u2013 wie z. B. bei der \u00dcbernahme eines 800 Mitarbeiter z\u00e4hlenden Unternehmens (im letzten Jahr?). Mit dem Wechsel auch dieser Mitarbeiter zur Digitalen Personalakte lassen sich monatlich acht Euro pro Mitarbeiter einsparen, da das Altsystem mit Papierakte deutlich teurer war. Damit die Wissensverteilung, die durch die DPA m\u00f6glich ist, noch besser genutzt werden kann, soll auch die zweite F\u00fchrungsebene perspektivisch Zugang zu den Akten erhalten.<\/p>\n

Da die HR-Abteilung \u00fcberzeugt ist von der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und sich die zuverl\u00e4ssigen und flexiblen digitalen Werkzeuge bew\u00e4hrt haben, steht in der schon das n\u00e4chste Projekt an. In Zukunft soll es f\u00fcr die Mitarbeiter die M\u00f6glichkeit f\u00fcr digitale Urlaubsantr\u00e4ge geben. Dies w\u00fcrde die Selbstbestimmung der Mitarbeiter deutlich erh\u00f6hen und auch hier b\u00f6te sich ein riesiges Einsparpotenzial von Zeit: Es w\u00fcrden zigtausend E-Mails entfallen, die derzeit noch hin- und hergeschrieben werden, um Urlaube zu beantragen.<\/p>\n\n<\/div>\n

Hilfreiche Artikel zur Personalakte<\/h2>\n\n\n\n