{"id":7042,"date":"2026-10-06T13:28:33","date_gmt":"2026-10-06T11:28:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=7042"},"modified":"2026-10-07T09:40:56","modified_gmt":"2026-10-07T07:40:56","slug":"aufbewahrungsfristen-im-hr-das-muessen-sie-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/aufbewahrungsfristen-im-hr-das-muessen-sie-beachten\/","title":{"rendered":"Aufbewahrungsfrist Personalakte: Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren m\u00fcssen"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--standard\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/kategorie\/hr-management-payroll\/\" class=\"entry-header__link\">HR-Management und Lohnbuchhaltung<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tAufbewahrungsfrist Personalakte: Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren m\u00fcssen\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\tF\u00fcr die Personalakte gibt es nicht die eine Aufbewahrungsfrist, sondern viele: drei Jahre f\u00fcr den Arbeitsvertrag, sechs f\u00fcr das Lohnkonto, acht f\u00fcr Buchungsbelege und bis zu 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Dieser Artikel zeigt in einer Tabelle, welche Unterlage wie lange bleibt, wann die Frist zu laufen beginnt und was die DSGVO nach Fristablauf verlangt. Inklusive der \u00c4nderungen durch das B\u00fcrokratieentlastungsgesetz seit 2025.\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-8 col-lg-4 entry-header__image\">\n\t\t\t<figure class=\"entry-header__thumbnail js-hero-section\">\n\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1200\" height=\"640\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/12\/1203748_EMAIL-BANNER_-Intacct_Salesforce_Campaign_1200x640_V2.jpg\" class=\"entry-header__thumbnail-image\" alt=\"Zwei Leute und ein Notebook\" fetchpriority=\"high\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/12\/1203748_EMAIL-BANNER_-Intacct_Salesforce_Campaign_1200x640_V2.jpg 1200w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/12\/1203748_EMAIL-BANNER_-Intacct_Salesforce_Campaign_1200x640_V2-768x410.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 1200px) 100vw, 1200px\" \/>\t\t\t<\/figure>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \">ver\u00f6ffentlicht am <time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-10-06T13:28:33+02:00\">6. Oktober 2026<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Aufbewahrungsfrist Personalakte: Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren m\u00fcssen\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/aufbewahrungsfristen-im-hr-das-muessen-sie-beachten\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Bitte lesen Sie diesen interessanten Artikel\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Teilen<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Link kopieren<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Kopiert<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author has-dark-background-color alignfull\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/author\/claudiarieff\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"40\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2026\/07\/Claudia-Rieff-neu-Juli26-3-600x800-1-350x350.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Claudia Rieff<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n<section id=\"das-wichtigste\" class=\"wp-block-sage-key-takeaways\"><div class=\"sage-key-takeaways__inner\"><h2 class=\"wp-block-heading has-h-3-font-size\">Das Wichtigste auf einen Blick<\/h2>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Arbeitsrechtliche Unterlagen (Vertrag, Abmahnung, K\u00fcndigung): drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverh\u00e4ltnis endet (\u00a7\u00a7 195, 199 BGB).<\/li>\n\n\n\n<li>Lohnkonto und Lohnsteuerunterlagen: sechs Jahre nach dem Jahr der letzten Lohnzahlung (\u00a7 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).<\/li>\n\n\n\n<li>Buchungsbelege wie Lohnjournale oder Reisekostenabrechnungen: acht Jahre statt bisher zehn, seit 1. Januar 2025 (\u00a7 147 Abs. 3 AO).<\/li>\n\n\n\n<li>Sozialversicherung: Entgeltunterlagen bis zum Ende des Jahres nach der n\u00e4chsten Betriebspr\u00fcfung (\u00a7 28f SGB IV), in der Praxis rund f\u00fcnf Jahre.<\/li>\n\n\n\n<li>Betriebliche Altersversorgung: Anspr\u00fcche verj\u00e4hren erst nach 30 Jahren (\u00a7 18a BetrAVG).<\/li>\n\n\n\n<li>Nach Fristablauf gilt L\u00f6schpflicht nach Art. 17 DSGVO. Zu lange aufbewahren ist ebenso ein Versto\u00df wie zu kurz.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/section>\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Drei, sechs, acht, drei\u00dfig Jahre: F\u00fcr die Personalakte gelten je nach Dokument ganz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Dieser Leitfaden sortiert sie nach Rechtsgebiet, zeigt in einer Tabelle, welche Unterlage wie lange bleibt, und erkl\u00e4rt, wann Sie l\u00f6schen m\u00fcssen.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte betr\u00e4gt in der Regel drei Jahre nach dem Ausscheiden, gerechnet ab dem Ende des Austrittsjahres. Das gilt aber nur f\u00fcr den arbeitsrechtlichen Kern der Akte, also Arbeitsvertrag, Abmahnungen oder K\u00fcndigung. Sobald Unterlagen steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich relevant sind, gelten l\u00e4ngere Fristen: sechs Jahre f\u00fcr das Lohnkonto, acht Jahre f\u00fcr Buchungsbelege, bis zu 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Die Faustregel lautet deshalb: Es z\u00e4hlt immer die l\u00e4ngste Frist, die auf ein Dokument zutrifft. Und nach Ablauf verlangt die DSGVO, dass die Daten gel\u00f6scht werden. Wer beides im Griff haben will, braucht eine \u00dcbersicht nach Dokumentart. Die liefert dieser Artikel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-paragraph-medium-font-size wp-block-paragraph\"><strong>Inhaltsverzeichnis<\/strong><\/p>\n\n\n<?xml encoding=\"utf-8\" ?><div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><ul><li><a href=\"#h-warum-gibt-es-nicht-die-eine-aufbewahrungsfrist-fur-die-personalakte\" data-level=\"2\">Warum gibt es nicht die eine Aufbewahrungsfrist f&uuml;r die Personalakte?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-wie-lange-mussen-sie-die-personalakte-nach-dem-ausscheiden-aufbewahren\" data-level=\"2\">Wie lange m&uuml;ssen Sie die Personalakte nach dem Ausscheiden aufbewahren?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-welche-aufbewahrungsfristen-gelten-fur-lohnunterlagen-im-steuerrecht\" data-level=\"2\">Welche Aufbewahrungsfristen gelten f&uuml;r Lohnunterlagen im Steuerrecht?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-was-verlangt-die-sozialversicherung-bei-entgeltunterlagen\" data-level=\"2\">Was verlangt die Sozialversicherung bei Entgeltunterlagen?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-welche-unterlagen-mussen-kurzer-oder-deutlich-langer-aufbewahrt-werden\" data-level=\"2\">Welche Unterlagen m&uuml;ssen k&uuml;rzer oder deutlich l&auml;nger aufbewahrt werden?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-aufbewahrungsfristen-personalakte-die-tabelle-nach-dokumentart\" data-level=\"2\">Aufbewahrungsfristen Personalakte: Die Tabelle nach Dokumentart<\/a><\/li><li><a href=\"#h-haufige-fragen-zur-aufbewahrungsfrist-der-personalakte\" data-level=\"2\">H&auml;ufige Fragen zur Aufbewahrungsfrist der Personalakte<\/a><\/li><li><a href=\"#h-hilfreiche-artikel-zur-personalakte\" data-level=\"2\">Hilfreiche Artikel zur Personalakte<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"h-warum-gibt-es-nicht-die-eine-aufbewahrungsfrist-fur-die-personalakte\" class=\"wp-block-heading\">Warum gibt es nicht die eine Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte, weil kein Gesetz die Personalakte als Ganzes regelt. Stattdessen greifen f\u00fcr einzelne Dokumente jeweils eigene Vorschriften aus dem Arbeitsrecht, dem Steuerrecht, dem Sozialversicherungsrecht und dem Datenschutz. Eine Personalakte ist damit rechtlich kein Dokument, sondern eine Sammlung von Dokumenten mit unterschiedlichem Verfallsdatum.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Weil jede Dokumentart ihre eigene Frist hat, wird die Akte einer ausgeschiedenen Person nicht an einem Stichtag komplett vernichtet. Sie wird schrittweise abgebaut. Zuerst d\u00fcrfen die arbeitsrechtlichen Unterlagen gehen, dann das Lohnkonto, zuletzt Belege und Versorgungszusagen. Wer stattdessen pauschal \u201ezehn Jahre alles&#8220; aufhebt, h\u00e4lt zwar jede Frist ein, verst\u00f6\u00dft aber gegen die Speicherbegrenzung der DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. e).<\/p>\n\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner on-scroll-highlight__target\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Digitale Personalakte: Alles Wichtige f\u00fcr Unternehmen<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Von gesetzlichen Anforderungen bis zur praktischen Umsetzung: Hier finden Sie die wichtigsten Informationen rund um die digitale Personalakte.<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>\u2714 Compliance-Risiken fr\u00fchzeitig vermeiden<br \/>\u2714 Kostenloser Praxis-Guide zum Download<br \/>\u2714 Kostenlose Live-Demo zur Digitalen Personalakte anfordern<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/pflicht-2027\/\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tid=\"cta-id-31358\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tdata-button-location=\"cta_box\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Jetzt informieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/03\/Sage_BrandShootNC_Feb2024_HR-Professionals_2481-1215x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2024\/03\/Sage_BrandShootNC_Feb2024_HR-Professionals_2481-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"h-wie-lange-mussen-sie-die-personalakte-nach-dem-ausscheiden-aufbewahren\" class=\"wp-block-heading\">Wie lange m\u00fcssen Sie die Personalakte nach dem Ausscheiden aufbewahren?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nach dem Ausscheiden sollten Sie die Personalakte mindestens drei Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem das Arbeitsverh\u00e4ltnis endet. Grund ist die regelm\u00e4\u00dfige Verj\u00e4hrungsfrist von drei Jahren nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bgb\/__195.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 195 BGB<\/a>. Sie beginnt nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bgb\/__199.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 199 BGB<\/a> mit dem Schluss des Jahres, in dem ein Anspruch entstanden ist.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein Beispiel: Scheidet eine Mitarbeiterin im M\u00e4rz 2026 aus, l\u00e4uft die Frist bis zum 31. Dezember 2029. Bis dahin kann sie noch Anspr\u00fcche geltend machen, etwa auf ausstehende Verg\u00fctung, Urlaubsabgeltung oder Schadensersatz. Und Sie brauchen die Unterlagen, um sich zu verteidigen oder Anspr\u00fcche zu belegen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zwei Sonderf\u00e4lle: Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/gewo\/__109.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 109 GewO<\/a> verj\u00e4hrt ebenfalls nach drei Jahren, kann aber schon vorher verwirken, wenn ihn niemand geltend macht. Und tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen lassen Anspr\u00fcche oft schon nach drei bis sechs Monaten enden. Die drei Jahre sind das Sicherheitsnetz, nicht das Minimum.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-welche-aufbewahrungsfristen-gelten-fur-lohnunterlagen-im-steuerrecht\" class=\"wp-block-heading\">Welche Aufbewahrungsfristen gelten f\u00fcr Lohnunterlagen im Steuerrecht?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr Lohnunterlagen gelten im Steuerrecht zwei Fristen: sechs Jahre f\u00fcr das Lohnkonto und acht Jahre f\u00fcr Buchungsbelege. Das Lohnkonto muss nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/estg\/__41.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 41 Abs. 1 EStG<\/a> \u201ebis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt&#8220;, aufbewahrt werden. Dazu geh\u00f6ren die Lohnabrechnungen, die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen, Freistellungsbescheinigungen und die ELStAM-Daten, mit denen die Lohnsteuer berechnet wurde. So k\u00f6nnen Betriebspr\u00fcfung und Lohnsteuer-Au\u00dfenpr\u00fcfung sechs Jahre r\u00fcckwirkend nachrechnen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Anders sieht es aus, sobald eine Unterlage zugleich Buchungsbeleg ist, etwa das Lohnjournal, mit dem die Geh\u00e4lter in der Buchhaltung verbucht werden, Reisekostenabrechnungen oder Fahrtenb\u00fccher. F\u00fcr Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/__147.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 147 Abs. 3 AO<\/a>. Das Vierte B\u00fcrokratieentlastungsgesetz hat sie von zehn auf acht Jahre verk\u00fcrzt, und zwar auch f\u00fcr \u00e4ltere Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief. Nur B\u00fccher, Inventare und Jahresabschl\u00fcsse bleiben bei zehn Jahren. Eine Ausnahme gilt seit Ende 2025 f\u00fcr Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute: Sie m\u00fcssen Buchungsbelege nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/__257.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 257 Abs. 4 HGB<\/a> weiterhin zehn Jahre aufbewahren. Digital aufbewahrte Belege m\u00fcssen in jedem Fall den GoBD entsprechen, also unver\u00e4nderbar und maschinell auswertbar bleiben.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Frist beginnt in beiden F\u00e4llen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Eine Lohnabrechnung von 2026 darf also fr\u00fchestens Anfang 2033 gel\u00f6scht werden.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Tipp: Behalten Sie die Unterlagen Ihrer Mitarbeiter stets ganz leicht im Blick mit einer Software, die digitale Personalakten liebt.<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><a id=\"_msocom_1\"><\/a><\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-was-verlangt-die-sozialversicherung-bei-entgeltunterlagen\" class=\"wp-block-heading\">Was verlangt die Sozialversicherung bei Entgeltunterlagen?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entgeltunterlagen m\u00fcssen Sie nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/__28f.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 28f Abs. 1 SGB IV<\/a> \u201ebis zum Ablauf des auf die letzte Pr\u00fcfung folgenden Kalenderjahres&#8220; aufbewahren. Die Frist h\u00e4ngt also nicht an einer festen Jahreszahl, sondern an der Betriebspr\u00fcfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Diese Pr\u00fcfung findet mindestens alle vier Jahre statt (\u00a7 28p SGB IV), im Ergebnis bleiben die Unterlagen daher meist rund f\u00fcnf Jahre im Haus. Dasselbe gilt ausdr\u00fccklich f\u00fcr Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zu den Entgeltunterlagen z\u00e4hlen Lohnnachweise \u00fcber Arbeitsstunden und Entgelt, Meldungen zur Sozialversicherung, Bescheide der Krankenkassen sowie Nachweise zur Elterneigenschaft oder zu Minijob-Befreiungen. Wichtig f\u00fcr die Planung: Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen Arbeitgeber diese Entgeltunterlagen elektronisch f\u00fchren. Was die <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/pflicht-2027\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage ab 2027<\/a> f\u00fcr Ihre Personalakte bedeutet, erkl\u00e4rt die Sage-\u00dcbersicht zum Thema.<a id=\"_msocom_1\"><\/a><\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-welche-unterlagen-mussen-kurzer-oder-deutlich-langer-aufbewahrt-werden\" class=\"wp-block-heading\">Welche Unterlagen m\u00fcssen k\u00fcrzer oder deutlich l\u00e4nger aufbewahrt werden?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zwei Fristen fallen aus dem Rahmen: zwei Jahre f\u00fcr Arbeitszeitaufzeichnungen und bis zu 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Arbeitszeitnachweise \u00fcber Mehrarbeit jenseits von acht Stunden am Tag m\u00fcssen nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/arbzg\/__16.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 16 Abs. 2 ArbZG<\/a> mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dieselbe Frist gilt nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/milog\/__17.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 17 MiLoG<\/a> f\u00fcr Arbeitszeitaufzeichnungen von Minijobbern und in Branchen mit Schwarzarbeitsrisiko, etwa Bau, Gastronomie oder Logistik.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Am l\u00e4ngsten laufen die Fristen bei der betrieblichen Altersversorgung. Der Anspruch auf Leistungen verj\u00e4hrt nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/betravg\/__18a.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 18a BetrAVG<\/a> erst nach 30 Jahren. Eine eigene Aufbewahrungsfrist nennt das Gesetz nicht, aber die Konsequenz ist klar: Versorgungszusagen, Entgeltumwandlungsvereinbarungen und Unverfallbarkeitsberechnungen sollten Sie bis zum Ende der Leistungspflicht aufheben. Das k\u00f6nnen Jahrzehnte nach dem Ausscheiden sein.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein oft vergessener Fall sind die Unterlagen abgelehnter Bewerbungen. Hier gibt es keine Aufbewahrungspflicht, sondern eine L\u00f6schpflicht: Nach rund sechs Monaten sollten die Daten gel\u00f6scht sein, sofern keine Einwilligung vorliegt. Der Zeitraum ergibt sich aus der Zwei-Monats-Frist f\u00fcr Entsch\u00e4digungsanspr\u00fcche nach \u00a7 15 Abs. 4 AGG plus der dreimonatigen Klagefrist nach \u00a7 61b ArbGG. L\u00e4nger geht nur mit ausdr\u00fccklicher Einwilligung, etwa f\u00fcr einen Talentpool.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-aufbewahrungsfristen-personalakte-die-tabelle-nach-dokumentart\" class=\"wp-block-heading\">Aufbewahrungsfristen Personalakte: Die Tabelle nach Dokumentart<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die folgende Tabelle fasst die Aufbewahrungsfristen der Personalakte nach Dokumentart zusammen. Ma\u00dfgeblich ist immer die l\u00e4ngste Frist, die auf eine Unterlage zutrifft.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><td>Unterlage<\/td><td>Frist<\/td><td>Rechtsgrundlage<\/td><td>Frist beginnt<\/td><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Arbeitsvertrag, Abmahnung, K\u00fcndigung, Zusatzvereinbarungen<\/td><td>3 Jahre<\/td><td>\u00a7\u00a7 195, 199 BGB<\/td><td>Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverh\u00e4ltnis endet<\/td><\/tr><tr><td>Lohnkonto, Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, ELStAM-Daten<\/td><td>6 Jahre<\/td><td>\u00a7 41 Abs. 1 EStG<\/td><td>Ende des Jahres der letzten Lohnzahlung<\/td><\/tr><tr><td>Buchungsbelege: Lohnjournale, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenb\u00fccher<\/td><td>8 Jahre (seit 2025)<\/td><td>\u00a7 147 Abs. 3 AO, \u00a7 257 HGB<\/td><td>Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist<\/td><\/tr><tr><td>Entgeltunterlagen, Beitragsnachweise, Beitragsabrechnungen<\/td><td>bis Ende des Jahres nach der letzten Betriebspr\u00fcfung (rund 5 Jahre)<\/td><td>\u00a7 28f Abs. 1 SGB IV<\/td><td>letzte Pr\u00fcfung der Rentenversicherung<\/td><\/tr><tr><td>Arbeitszeitnachweise (Mehrarbeit, Minijob, MiLoG-Branchen)<\/td><td>mindestens 2 Jahre<\/td><td>\u00a7 16 Abs. 2 ArbZG, \u00a7 17 MiLoG<\/td><td>Tag der Aufzeichnung<\/td><\/tr><tr><td>Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung<\/td><td>bis Ende der Leistungspflicht, Verj\u00e4hrung 30 Jahre<\/td><td>\u00a7 18a BetrAVG<\/td><td>Eintritt des Versorgungsfalls<\/td><\/tr><tr><td>Unterlagen abgelehnter Bewerbungen<\/td><td>L\u00f6schung nach rund 6 Monaten<\/td><td>\u00a7 15 AGG, \u00a7 61b ArbGG, Art. 17 DSGVO<\/td><td>Zugang der Absage<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 id=\"h-wann-mussen-sie-personalakten-nach-der-dsgvo-loschen\" class=\"wp-block-heading\">Wann m\u00fcssen Sie Personalakten nach der DSGVO l\u00f6schen?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Personaldaten m\u00fcssen Sie l\u00f6schen, sobald der Zweck der Speicherung entf\u00e4llt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Das verlangt <a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/legal-content\/DE\/TXT\/HTML\/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2606-1-1\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Art. 17 DSGVO<\/a>. Solange eine Frist aus AO, EStG oder SGB IV l\u00e4uft, geht die Aufbewahrungspflicht vor (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Danach kippt die Logik: Was Sie nicht mehr brauchen d\u00fcrfen, d\u00fcrfen Sie auch nicht mehr haben.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In der Praxis bew\u00e4hrt sich ein L\u00f6schkonzept: Jede Dokumentart bekommt eine Frist, einen Ausl\u00f6ser (Austritt, letzte Lohnzahlung, Betriebspr\u00fcfung) und eine verantwortliche Person. Papierakten werden datenschutzgerecht vernichtet, digitale Dokumente sicher gel\u00f6scht, und beides wird dokumentiert. Welche Regeln f\u00fcr den <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/datenschutz-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Datenschutz der Personalakte<\/a> au\u00dferdem gelten, etwa bei Zugriffsrechten, fasst die Sage-Seite zum Thema zusammen.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-aufbewahrungsfristen-im-griff-so-gehen-sie-jetzt-vor\" class=\"wp-block-heading\">Aufbewahrungsfristen im Griff: So gehen Sie jetzt vor<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nehmen Sie sich zuerst die Akten der Personen vor, die vor mehr als drei Jahren ausgeschieden sind. Trennen Sie dort die arbeitsrechtlichen Unterlagen von Lohnkonto, Belegen und Versorgungszusagen und legen Sie je Dokumentart eine L\u00f6schklasse mit Frist und Ausl\u00f6ser fest. Pr\u00fcfen Sie au\u00dferdem, ob Ihre Ablage die neue Acht-Jahres-Frist f\u00fcr Buchungsbelege schon abbildet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine digitale Personalakte nimmt Ihnen dabei das Nachhalten ab: Fristen lassen sich je Dokumentart hinterlegen, Zugriffe werden protokolliert, und Erinnerungen an L\u00f6sch- und Aufbewahrungstermine lassen sich gezielt einrichten. Wie sich <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/runter-vom-aktenberg-wie-sie-mit-der-digitalen-personalakte-zeit-und-kosten-sparen-infografik\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Papierakte und digitale Personalakte<\/a> bei Fristen und Zugriff unterscheiden, zeigt der Beitrag mit Infografik. Welche Fristen f\u00fcr Ihr Unternehmen im \u00dcberblick gelten und wie Sage HR-L\u00f6sungen Sie bei der Einhaltung unterst\u00fctzen, lesen Sie auf der Seite <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/hr-software\/digitale-personalakte\/aufbewahrungsfristen-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten<\/a>.<\/p>\n\n\n<section class=\"wp-block-sage-faq\">\n\t\n<h2 id=\"h-haufige-fragen-zur-aufbewahrungsfrist-der-personalakte\" class=\"wp-block-heading\">H\u00e4ufige Fragen zur Aufbewahrungsfrist der Personalakte<\/h2>\n\t\t\t<div class=\"faq-items\">\n\t\t\t<div class=\"wp-block-sage-faq-item\" id=\"faq-item-bf1d6279\">\n\t<div class=\"faq-item-question\">\n\t\t\n<h3 id=\"h-wie-lange-muss-eine-personalakte-nach-dem-ausscheiden-aufbewahrt-werden\" class=\"wp-block-heading\">Wie lange muss eine Personalakte nach dem Ausscheiden aufbewahrt werden?<\/h3>\n\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"faq-item-answer\">\n\t\t\t\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mindestens drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverh\u00e4ltnis endet. Das entspricht der regelm\u00e4\u00dfigen Verj\u00e4hrungsfrist nach \u00a7 195 BGB. Enth\u00e4lt die Akte Lohnunterlagen oder Buchungsbelege, verl\u00e4ngert sich die Frist f\u00fcr diese Dokumente auf sechs beziehungsweise acht Jahre.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<div class=\"wp-block-sage-faq-item\" id=\"faq-item-548b8c12\">\n\t<div class=\"faq-item-question\">\n\t\t\n<h3 id=\"h-wie-lange-mussen-lohnabrechnungen-aufbewahrt-werden\" class=\"wp-block-heading\">Wie lange m\u00fcssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?<\/h3>\n\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"faq-item-answer\">\n\t\t\t\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Lohnabrechnungen geh\u00f6ren zu den Unterlagen des Lohnkontos und m\u00fcssen sechs Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Jahres der letzten Lohnzahlung (\u00a7 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Dient eine Abrechnung zugleich als Buchungsbeleg, gilt die Acht-Jahres-Frist nach \u00a7 147 AO.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<div class=\"wp-block-sage-faq-item\" id=\"faq-item-f3514e41\">\n\t<div class=\"faq-item-question\">\n\t\t\n<h3 id=\"h-gilt-fur-personalakten-eine-aufbewahrungsfrist-von-zehn-jahren\" class=\"wp-block-heading\">Gilt f\u00fcr Personalakten eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren?<\/h3>\n\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"faq-item-answer\">\n\t\t\t\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nein, f\u00fcr die Personalakte selbst gibt es keine Zehn-Jahres-Frist. Zehn Jahre gelten nur noch f\u00fcr B\u00fccher, Inventare und Jahresabschl\u00fcsse. Buchungsbelege wie Lohnjournale m\u00fcssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Die pauschale Empfehlung \u201ealles zehn Jahre&#8220; ist damit \u00fcberholt und kollidiert mit der L\u00f6schpflicht der DSGVO.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<div class=\"wp-block-sage-faq-item\" id=\"faq-item-7a4cf0dc\">\n\t<div class=\"faq-item-question\">\n\t\t\n<h3 id=\"h-wann-beginnt-die-aufbewahrungsfrist-fur-personalunterlagen\" class=\"wp-block-heading\">Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Personalunterlagen?<\/h3>\n\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"faq-item-answer\">\n\t\t\t\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In fast allen F\u00e4llen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder das Arbeitsverh\u00e4ltnis endete. Bei Entgeltunterlagen ist die letzte Betriebspr\u00fcfung der Rentenversicherung ma\u00dfgeblich, bei der betrieblichen Altersversorgung der Eintritt des Versorgungsfalls. Wer den Fristbeginn je Dokumentart notiert, kann L\u00f6schtermine verl\u00e4sslich planen.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<div class=\"wp-block-sage-faq-item\" id=\"faq-item-6fa63aef\">\n\t<div class=\"faq-item-question\">\n\t\t\n<h3 id=\"h-darf-ich-eine-personalakte-langer-aufbewahren-um-sicherzugehen\" class=\"wp-block-heading\">Darf ich eine Personalakte l\u00e4nger aufbewahren, um sicherzugehen?<\/h3>\n\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"faq-item-answer\">\n\t\t\t\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nur solange eine gesetzliche Frist oder ein konkreter Zweck das rechtfertigt. Danach verst\u00f6\u00dft eine weitere Speicherung gegen die Speicherbegrenzung der DSGVO und kann Bu\u00dfgelder nach sich ziehen. Sicherer ist ein L\u00f6schkonzept, das jede Dokumentart mit einer Frist und einem Ausl\u00f6ser versieht.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t<\/section>\n\n\n\n<h2 id=\"h-hilfreiche-artikel-zur-personalakte\" class=\"wp-block-heading\">Hilfreiche Artikel zur Personalakte<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/mehr-datenschutz-sicherheit-digitale-personalakte-dsgvo-konform\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wie Sie dank der digitalen Personalakte DSGVO-konform in Ihrem Unternehmen sind<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/runter-vom-aktenberg-wie-sie-mit-der-digitalen-personalakte-zeit-und-kosten-sparen-infografik\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Runter vom Aktenberg: Wie Sie mit der digitalen Personalakte Zeit und Kosten sparen<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/11-tipps-zur-einfuehrung-einer-digitalen-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Ratgeber: 11 Tipps zur Einf\u00fchrung einer Digitalen Personalakte<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/mehr-zeit-fuer-die-mitarbeiterbindung-so-schafft-die-digitale-personalakte-mehr-gestaltungsspielraum\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Mehr Zeit f\u00fcr die Mitarbeiterbindung: So schafft die Digitale Personalakte mehr Gestaltungsspielraum<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/best-practice-mit-leichtem-gepaeck-umziehen-dank-digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Best Practice: Mit leichtem Gep\u00e4ck umziehen dank Digitale Personalakte<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner on-scroll-highlight__target\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">2026: Alle neuen Gesetze immer im Blick<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>Bleiben Sie informiert &#8211; mit unserem Newsletter<\/strong> 1x im Monat<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n<p><!-- wp:list --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\"><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Neue Trends aus der Arbeitswelt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Aktuelle Urteile verst\u00e4ndlich erkl\u00e4rt<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Tipps zu Recht, Steuern &amp; Finanzen<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- wp:list-item --><\/p>\n<li>Experten-Interviews, Studien u.v.m<\/li>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/ul>\n<p><!-- \/wp:list --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a59880de-3d38-4b82-914c-ffa16bab6ae7\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Newsletter abonnieren<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1277533180-1215x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1277533180-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n<section class=\"more-topics alignfull has-grey-light-background-color wp-block-sage-post-topics\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"row\">\n\t\t\t<div class=\"col col-12 col-lg-4\">\n\t\t\t\t<h3 class=\"more-topics__title h2\">Hier finden Sie weitere Themen aus diesem Artikel<\/h3>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"col col-12 col-lg-8\">\n\t\t\t\t<ul class=\"post-tags__list\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/cloud\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tCloud\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/digitale-personalakte\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tDigitale Personalakte\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/digitalisierung\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tDigitalisierung\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/tag\/dsgvo\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tDSGVO\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/ul>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n\n<div class=\"alignfull wp-block-sage-related-posts\">\n\t<section class=\"related-posts card-grid has-dark-background-color\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"row\">\n\t\t\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"related-posts__heading related-posts__heading--featured h1\">Mehr Wissen und Inspiration<\/h2>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t<div class=\"row related-posts__featured\">\n\t\t\t\t<div class=\"col card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-0 post-7135 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-hr-management-payroll category-mitarbeiter-betreuen tag-cloud tag-digitale-personalakte tag-digitalisierung tag-dms tag-dsgvo tag-mittelstand tag-personalmanagement business_type-mittlere-unternehmen card-post--is-clickable\"\n>\n\t<div class=\"card-post__media-wrapper\">\n\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2020\/01\/TaitWalker_2019_Sage50Cloud_5E3A8079-1215x810.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"Kollegen im B\u00fcro\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2020\/01\/TaitWalker_2019_Sage50Cloud_5E3A8079-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2020\/01\/TaitWalker_2019_Sage50Cloud_5E3A8079-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2020\/01\/TaitWalker_2019_Sage50Cloud_5E3A8079-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"card-post__content\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__label\">Empfohlen<\/div>\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-10-08T10:00:00+02:00\">8. Oktober 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">8 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h3\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\tclass=\"card-post__title-link\"\n\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/runter-vom-aktenberg-wie-sie-mit-der-digitalen-personalakte-zeit-und-kosten-sparen-infografik\/\"\n\t\t\t\t>\n\t\t\t\n\t\t\tPersonalakte: Papier oder digital? Wo Papier Zeit, Geld und Nerven kostet\n\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/p>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<p class=\"card-post__description\">\n\t\t\t\tWo es noch Aktenordner gibt, stehen sie laut Bitkom in 94 Prozent der Unternehmen in der Personalabteilung. Dabei kostet die Papierakte an drei Stellen: beim Suchen, beim Lagern und beim Risiko. Dieser Artikel stellt Papierakte und digitale Personalakte Punkt f\u00fcr Punkt gegen\u00fcber, benennt ehrlich, wo Papier bleiben muss, und zeigt, warum die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage ab 2027 den Aktenberg ohnehin zum Thema macht. Mit Infografik zum Download.\t\t\t<\/p>\n\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t<\/article>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"row related-posts__non-featured\">\n\t\t\t\t<div class=\"col col-12\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"related-posts__heading related-posts__heading--more h4\">Mehr zu diesem Thema<\/h2>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-1 post-6882 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-hr-management-payroll category-kostenfreie-praxisleitfaeden category-mitarbeiter-binden tag-digitale-personalakte tag-digitalisierung tag-mitarbeiterbindung tag-mitarbeiterlebenszyklus business_type-mittlere-unternehmen\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/mehr-zeit-fuer-die-mitarbeiterbindung-so-schafft-die-digitale-personalakte-mehr-gestaltungsspielraum\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"684\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/11\/SAGE_COLLEAGUE_SHARD_261017_0395.30801-684x384.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"Digitale HR Akte\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/11\/SAGE_COLLEAGUE_SHARD_261017_0395.30801-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/11\/SAGE_COLLEAGUE_SHARD_261017_0395.30801-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/11\/SAGE_COLLEAGUE_SHARD_261017_0395.30801-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<svg role=\"presentation\" aria-hidden=\"true\" focusable=\"false\" width=\"24\" height=\"24\" class=\"card-post__meta-icon svg-icon\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" viewbox=\"0 0 24 24\"><path d=\"M11.988 2.989a.75.75 0 0 0-.739.761v10.689l-1.72-1.72a.75.75 0 0 0-.957-.099.75.75 0 0 0-.315.776c.031.146.104.28.211.384l3 3a.75.75 0 0 0 1.06 0l3-3a.76.76 0 0 0 .231-.533.74.74 0 0 0-.22-.538q-.108-.106-.247-.164c-.139-.058-.191-.057-.291-.056s-.198.022-.29.061-.174.097-.243.169l-1.72 1.72V3.75a.76.76 0 0 0-.22-.541.76.76 0 0 0-.542-.22zM5.75 8.5C4.24 8.5 3 9.74 3 11.25v7C3 19.76 4.24 21 5.75 21h12.5c1.51 0 2.75-1.24 2.75-2.75v-7c0-1.51-1.24-2.75-2.75-2.75h-3a.76.76 0 0 0-.537.216.74.74 0 0 0-.223.535.76.76 0 0 0 .223.535.74.74 0 0 0 .537.216h3c.699 0 1.25.551 1.25 1.25v7a1.24 1.24 0 0 1-1.25 1.25H5.75a1.24 1.24 0 0 1-1.25-1.25v-7c0-.699.551-1.25 1.25-1.25h3a.76.76 0 0 0 .537-.216.74.74 0 0 0 .223-.535.76.76 0 0 0-.223-.535.75.75 0 0 0-.537-.216z\" \/><\/svg>\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-10-07T10:00:00+02:00\">7. Oktober 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">8 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tPersonalabteilung entlasten: So gewinnt HR Zeit f\u00fcr Mitarbeiterbindung\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-2 post-6177 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-digitale-transformation category-mitarbeiter-betreuen tag-digitale-personalakte tag-digitalisierung tag-kundengeschichten tag-mitarbeiter-betreuen tag-mittelstand tag-storytelling business_type-kleinunternehmer-handwerker business_type-mittlere-unternehmen industry-handel industry-produzierendes-gewerbe industry-professionelle-dienste\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/best-practice-mit-leichtem-gepaeck-umziehen-dank-digitale-personalakte\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"600\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2026\/09\/Christopher_Kottmann_Blog_komprimiert-600x600-1-600x384.png\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2026\/09\/Christopher_Kottmann_Blog_komprimiert-600x600-1-600x384.png 600w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2026\/09\/Christopher_Kottmann_Blog_komprimiert-600x600-1.png 600w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2026\/09\/Christopher_Kottmann_Blog_komprimiert-600x600-1.png 600w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-09-10T13:41:10+02:00\">10. September 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">6 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tDigitale Personalakte von Sage reduziert Verwaltungsaufwand beim Westf\u00e4lischen Anzeiger um 80 %\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-3 post-31740 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-buchhaltung-controlling category-datenbasiert-entscheiden category-digitale-transformation category-warenwirtschaft tag-business-intelligence tag-controlling tag-datengestuetzte-unternehmensfuehrung tag-datenmanagement tag-datenqualitaet tag-datenstrategie tag-digitalisierung tag-erp business_type-kleinunternehmer-handwerker business_type-mittlere-unternehmen\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/single-source-of-truth-erp\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"684\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1450969748-684x384.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1450969748-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1450969748-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2023\/09\/GettyImages-1450969748-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-08-12T10:00:00+02:00\">12. August 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">9 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tVertrauen als W\u00e4hrung: Wie Sie mit Ihrem ERP eine verl\u00e4ssliche Single Source of Truth schaffen\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-4 post-31737 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-buchhaltung-controlling category-digitale-transformation category-produktion-logistik tag-change-management tag-cloud tag-digitalisierung tag-erp tag-geschaeftsprozesse tag-investition tag-mittelstand tag-projektmanagement business_type-kleinunternehmer-handwerker business_type-mittlere-unternehmen\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/erp-einfuehrung-kosten-dauer-fehler\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"684\" height=\"384\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/04\/GettyImages-1307905824-684x384.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/04\/GettyImages-1307905824-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/04\/GettyImages-1307905824-768x432.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2022\/04\/GettyImages-1307905824-1440x810.jpg 1440w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-08-11T10:00:00+02:00\">11. August 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">9 Minuten zu lesen<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tERP-Einf\u00fchrung: Kosten, Dauer und typische Fehler\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n<\/section>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>F\u00fcr die Personalakte gibt es nicht die eine Aufbewahrungsfrist, sondern viele: drei Jahre f\u00fcr den Arbeitsvertrag, sechs f\u00fcr das Lohnkonto, acht f\u00fcr Buchungsbelege und bis zu 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Dieser Artikel zeigt in einer Tabelle, welche Unterlage wie lange bleibt, wann die Frist zu laufen beginnt und was die DSGVO nach Fristablauf verlangt. Inklusive der \u00c4nderungen durch das B\u00fcrokratieentlastungsgesetz seit 2025.<\/p>\n","protected":false},"author":1231,"featured_media":8982,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_yoast_wpseo_is_cornerstone":"","_yoast_wpseo_meta-robots-noindex":"","_yoast_wpseo_meta-robots-nofollow":"","_yoast_wpseo_opengraph-title":"","_yoast_wpseo_opengraph-description":"","_yoast_wpseo_opengraph-image":"","_yoast_wpseo_opengraph-image-id":"","_yoast_wpseo_twitter-title":"","_yoast_wpseo_twitter-description":"","_yoast_wpseo_twitter-image":"","_yoast_wpseo_twitter-image-id":"","_yoast_wpseo_schema_page_type":"","_yoast_wpseo_schema_article_type":"","_sage_video":false,"_yoast_wpseo_focuskeywords":"","_yoast_wpseo_keywordsynonyms":"[\"Aufbewahrungsfristen Personalunterlagen, Aufbewahrungsfrist Lohnunterlagen, Personalakte nach Ausscheiden aufbewahren, Personalakte l\u00f6schen DSGVO, Aufbewahrungsfristen Tabelle HR\"]","_yoast_wpseo_primary_category":"22","sage_membership_post_content_type":"article","sage_membership_post_featured_video_id":"","sage_membership_post_video_type":"trailer","sage_membership_post_featured_video_duration":"","post_featured_image_hide":false,"sage_hide_published_date":false,"sage_hide_read_time":false,"sage_hide_share_buttons":false,"_pwl_sage_podcast_buzzsprout_src":"","footnotes":""},"categories":[22,70],"tags":[85,629,76,627],"business_type":[18],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[58,57,59,56,55],"imagine_tag":[35,34,37,41,40,24,29],"coauthors":[952],"class_list":["post-7042","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-hr-management-payroll","category-mitarbeiter-betreuen","tag-cloud","tag-digitale-personalakte","tag-digitalisierung","tag-dsgvo","business_type-mittlere-unternehmen"],"sage_meta":{"region":"de-de","author_name":"Claudia Rieff","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/11\/2019\/12\/1203748_EMAIL-BANNER_-Intacct_Salesforce_Campaign_1200x640_V2.jpg","imagine_tags":{"35":"CRM","34":"ERP","37":"HR","41":"Mittelstand","40":"Mittlere Unternehmen","24":"Sage Blog","29":"\u00dcber Sage"}},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Deutschland","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/7042","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/1231"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=7042"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/7042\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":31863,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/7042\/revisions\/31863"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/8982"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=7042"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=7042"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=7042"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=7042"},{"taxonomy":"lilypad","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/lilypad?post=7042"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=7042"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=7042"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=7042"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=7042"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=7042"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}