{"id":7135,"date":"2020-01-07T07:54:36","date_gmt":"2020-01-07T06:54:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=7135"},"modified":"2026-01-22T15:37:48","modified_gmt":"2026-01-22T14:37:48","slug":"runter-vom-aktenberg-wie-sie-mit-der-digitalen-personalakte-zeit-und-kosten-sparen-infografik","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/runter-vom-aktenberg-wie-sie-mit-der-digitalen-personalakte-zeit-und-kosten-sparen-infografik\/","title":{"rendered":"Runter vom Aktenberg: Wie Sie mit der digitalen Personalakte Zeit und Kosten sparen (Infografik)"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\tHR-Management und Lohnbuchhaltung<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\tRunter vom Aktenberg: Wie Sie mit der digitalen Personalakte Zeit und Kosten sparen (Infografik)\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t

\n\t\t
\n\t\t\t
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\n\t\t
\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Susann\t\t\t\tSusann Warmbrunn<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n

Papier ist geduldig. Das gilt bis heute auch in der Personalarbeit vieler Unternehmen. Die Folge: Die Verwaltung der Mitarbeiterdaten und -dokumente kostet die Betriebe enorm viel Geld, Zeit und Platz. Dabei gibt es gerade hier ein gro\u00dfes Digitalisierungspotenzial: Wir stellen die Vorteile einer digitalen Personalakte (DPA) vor.<\/p>\n\n\n\n

Vorteile einer Digitalen Personalakte<\/h2>\n\n\n\n

Zufriedenheit ist der beste Motivator. Doch f\u00fcr strategische Aufgaben fehlt den Personalabteilungen h\u00e4ufig die Zeit. Zu hoch ist der Verwaltungsaufwand: Vielerorts w\u00fchlen sich Personaler Tag f\u00fcr Tag durch Aktenberge und sortieren Bewerbungsunterlagen, Personalfrageb\u00f6gen, Einstellungsbeurteilungen, Arbeitsvertrag, Lohn- und Gehalts\u00e4nderungen, Krankheitsbescheinigungen oder Abmahnungen ein und aus. Hinzu kommt die m\u00fchsame Suche, denn ben\u00f6tigte Dokumente liegen l\u00e4ngst nicht immer am richtigen Ort. Da wundert es nicht, dass bei konventioneller Aktenhaltung etwa 15 Prozent der Arbeitszeit f\u00fcr die Recherche gew\u00fcnschter Informationen verloren geht.<\/p>\n\n\n\n

\"Vorteile<\/figure>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

In Zeiten der Digitalisierung lassen sich diese zeitfressenden Verwaltungsh\u00fcrden m\u00fchelos \u00fcberwinden. Denn damit stehen s\u00e4mtliche Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter im Handumdrehen zur Verf\u00fcgung. Als zentrales und zuverl\u00e4ssiges Informations- und Ablagesystem b\u00fcndelt die digitale Personalakte alle relevanten Mitarbeiterdaten und -Dokumente in einem elektronischen Ordner \u2013 und zwar unabh\u00e4ngig von Dokumentart und Format. Neben Stammdaten, Personalnummer und anderen mitarbeiterrelevanten Daten lassen sich auch eingescannte Originalzeugnisse, Krankmeldungen, unterschriebene Arbeitsvertr\u00e4ge oder digitale Dokumente wie Lohnabrechnungen und Rentenbescheinigungen unkompliziert per Mausklick in der korrekten Akte ablegen. Das schont nicht nur die Nerven der Personaler. Es schafft Gestaltungsspielr\u00e4ume f\u00fcr wichtige Personalaufgaben, die der Mitarbeiterbindung dienen<\/a>. Und es hilft, gesetzliche Anforderungen, wie Aufbewahrungsfristen besser im Griff zu haben<\/a>. Dar\u00fcber hinaus zahlt sich f\u00fcrs ganze Unternehmen aus. Die Vorteile einer Digitalen Personalakte liegen va. in folgenden Bereichen:<\/p>\n\n\n\n

Weniger Kosten dank der digitalen Personalakte<\/h3>\n\n\n\n

Papier, Kopien, Ordner und Schr\u00e4nke \u2013 mit der digitalen Personalakte l\u00e4sst sich jede Menge Geld sparen. Hinzu kommen weniger Ausgaben f\u00fcr Archivmiete und Raumkosten. Insgesamt k\u00f6nnen Unternehmen ihre Kosten hier um bis zu ein Drittel reduzieren. Bei circa 35 Euro, die pro Papierakte j\u00e4hrlich zu Buche schlagen, kommt da \u2013 je nach Unternehmensgr\u00f6\u00dfe \u2013 eine erhebliche Summe zusammen.<\/p>\n\n\n\n

Zeit sparen mit der digitalen Personalakte<\/h3>\n\n\n\n

Mit der digitalen Personalakte laufen administrative Arbeiten wesentlich schneller und effizienter: Einer Studie zufolge sinkt die Ablagezeit pro Vorgang durchschnittlich um zwei Minuten, die Suchzeit sogar um bis zu f\u00fcnf Minuten. So gewinnen Personaler bis zu drei Stunden pro Woche, die sie f\u00fcr wichtige strategische Aufgaben nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t

Ratgeber: Einf\u00fchrung einer Digitalen Personalakte<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t

Unser Leitfaden liefert wichtige Hintergrundinformationen:<\/p>\n