{"id":7195,"date":"2020-01-20T08:00:23","date_gmt":"2020-01-20T07:00:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=7195"},"modified":"2025-05-07T16:01:12","modified_gmt":"2025-05-07T14:01:12","slug":"mehr-datenschutz-sicherheit-digitale-personalakte-dsgvo-konform","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/mehr-datenschutz-sicherheit-digitale-personalakte-dsgvo-konform\/","title":{"rendered":"Wie Sie dank der digitalen Personalakte DSGVO-konform in Ihrem Unternehmen sind"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tHR-Management und Lohnbuchhaltung<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tWie Sie dank der digitalen Personalakte DSGVO-konform in Ihrem Unternehmen sind\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\tver\u00f6ffentlicht am
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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Susann\t\t\t\tSusann Warmbrunn<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) m\u00fcssen Unternehmen deutlich h\u00f6here rechtliche H\u00fcrden im Umgang mit Mitarbeiterdaten meistern. Digitale Technologien helfen Personalverantwortlichen, dabei jederzeit fest im Sattel zu bleiben. So bleiben Sie beispielsweise Dank Digitale Personalakte DSGVO konform.<\/p>\n\n\n\n

In den meisten Personalabteilungen herrscht reges Treiben: Mitarbeiter geben Krankmeldungen ab oder nehmen Bescheinigungen in Empfang, Bewerber warten auf Gespr\u00e4che. Da f\u00e4llt es schwer, den \u00dcberblick zu behalten. Wie schnell ist da ein Unbefugter ins B\u00fcro gehuscht und hat mit seinem Smartphone herumliegende Dokumente mit sensiblen Mitarbeiterinformationen abfotografiert?<\/p>\n\n\n\n

Mehr Datenschutz-Sicherheit: Digitale Personalakte DSGVO konform<\/h2>\n\n\n\n

Solche Vorf\u00e4lle k\u00f6nnen Unternehmen teuer zu stehen kommen. Denn Verst\u00f6\u00dfe gegen die EU-DSGVO<\/a> werden seit 2018 mit hohen Geldbu\u00dfen geahndet \u2013 egal, wie gro\u00df das Unternehmen ist. Von der DSGVO sind praktisch alle Firmen betroffen, die innerhalb der EU personenbezogene Daten erheben, speichern und verarbeiten. Personalabteilungen m\u00fcssen jedoch nicht nur Auskunft dar\u00fcber geben k\u00f6nnen, welche Daten sie speichern und was sie damit beabsichtigen, sondern zum Beispiel auch, wann diese gel\u00f6scht werden. Bei Sicherheitsl\u00fccken k\u00f6nnen Besch\u00e4ftigte sogar Schadenersatz fordern. Deshalb gilt: Der Schutz personenbezogener Mitarbeiterdaten kann gar nicht hoch genug sein.<\/p>\n\n\n\n

Elektronische Barrieren verhindern unerlaubten Zugriff und verbessern den Datenschutz<\/h2>\n\n\n\n

Mit der digitalen Personalakte lassen sich diese besonderen Sicherheitsanforderungen m\u00fchelos erf\u00fcllen. Denn w\u00e4hrend herk\u00f6mmliche Akten und H\u00e4ngeregister vor neugierigen Blicken oft nur unzureichend gesch\u00fctzt sind, lassen sich Dokumente in digitalen Ordnern mit einem Berechtigungskonzept sichern. Wer was wann einsehen darf, ist dadurch klar geregelt.<\/p>\n\n\n\n

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Checkliste: Einf\u00fchrung einer Digitalen Personalakte <\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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\u00dcberpr\u00fcfen Sie den Istzustand, identifizieren Sie Probleme - mit unserer Checkliste finden Sie heraus, ob die Digitale Personalakte die L\u00f6sung f\u00fcr Sie ist.<\/p>\n

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Bleibt noch ein weiteres Risiko: die Passw\u00f6rter. Nach wie vor sind schwache und unsichere Passw\u00f6rter nicht die Ausnahme, sondern die Regel. So liegt beispielsweise die Nummernfolge 123456 laut einer Analyse des Hasso -Plattner-Instituts auf Platz eins der deutschen Passwort-Top Ten. Deshalb gilt es, neben der Rechtevergabe die Passw\u00f6rter nicht aus den Augen zu verlieren. Sie sollten regelm\u00e4\u00dfig ge\u00e4ndert werden und den allgemeinen Sicherheitsanforderungen gen\u00fcgen.<\/p>\n\n\n\n

Die digitale Personalakte unterst\u00fctzt Personalabteilungen au\u00dferdem dabei, Termine und Compliance-Vorschriften zuverl\u00e4ssig einzuhalten \u2013 und zwar mithilfe eines Workflow-Managements<\/a>. Zum Beispiel, wenn es darum geht, Mitarbeiterdaten fristgerecht zu l\u00f6schen oder Unterlagen regelkonform zu archivieren. Und auch kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Verschieben von Dokumenten oder Akten, bleiben damit zuverl\u00e4ssig im Blick.<\/p>\n\n\n\n

Mit digitaler Personalakte DSGVO konform und jederzeit auskunftsbereit<\/h2>\n\n\n\n

Die DSGVO r\u00e4umt Arbeitnehmern auch das Recht ein, dass sie ihre im Unternehmen hinterlegten Daten jederzeit ohne Angabe von Gr\u00fcnden einsehen d\u00fcrfen. Das kann bei Papierakten schon mal zum nervenaufreibenden Geduldsspiel werden. Schlie\u00dflich sind l\u00e4ngst nicht alle Dokumente immer korrekt abgeheftet. Mit der digitalen Personalakte sind Personalabteilungen auch hinsichtlich dieser Anforderung jederzeit auf der sicheren Seite. Denn dank Schlagwortsuche stehen s\u00e4mtliche Informationen auf Knopfdruck bereit \u2013 und zwar standort\u00fcbergreifend.<\/p>\n\n\n\n

Digitale Personalakte integriert in Ihr HR-Management<\/h2>\n\n\n\n

Eine digitale Personalakte integriert mit einer Vielzahl weiterer leistungsstarker Tools, die Unternehmen bei zeitaufwendigen administrativen Personalaufgaben nachhaltig entlasten hilft, die Vorgaben der EU-DSGVO umzusetzen. Beispielweise mit einer Personalabrechnung, damit sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen rechtskonform, p\u00fcnktlich und fehlerfrei erstellen lassen. Die sensiblen pers\u00f6nlichen Daten der Mitarbeiter bleiben allerdings vor den Blicken der Lohnbuchhalter gesch\u00fctzt. Das ist wichtig. Denn laut DSGVO m\u00fcssen Daten, die f\u00fcr unterschiedliche Zwecke erhoben wurden, auch getrennt verarbeitet werden.<\/p>\n\n\n\n

Mit der Digitalen Personalakte erlangen Sie nicht nur ein St\u00fcck mehr Datenschutz-Sicherheit und DSGVO-Konformit\u00e4t. Sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung im HR und im Unternehmen. Wir haben hier auf dem Blog bereits einige Beitr\u00e4ge zu den Vorteilen und zu den konkreten Vorbereitungen zur Einf\u00fchrung einer Digitalen Personalakte<\/a> ver\u00f6ffentlicht. Alle Artikel dazu finden Sie hier.<\/a><\/p>\n\n\n\n

Hilfreiche Artikel zur Personalakte<\/h2>\n\n\n\n