{"id":7414,"date":"2020-03-09T07:44:31","date_gmt":"2020-03-09T06:44:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=7414"},"modified":"2025-05-07T16:01:07","modified_gmt":"2025-05-07T14:01:07","slug":"best-practice-elektronische-zeiterfassung-regionalbus-leipzig","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/best-practice-elektronische-zeiterfassung-regionalbus-leipzig\/","title":{"rendered":"Elektronische Zeiterfassung: Best Practice Beispiel Regionalbus Leipzig"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tHR-Management und Lohnbuchhaltung<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tElektronische Zeiterfassung: Best Practice Beispiel Regionalbus Leipzig\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"\"\t\t\t\tFranziska Priebe<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Unternehmen des \u00d6ffentlichen Nahverkehrs (\u00d6PNV) und nat\u00fcrlich auch private Anbieter stehen vermehrt vor der Herausforderung, gesch\u00e4ftsrelevante Daten, wie beispielsweise Personalinformationen, transparent, flexibel und sicher bereitzustellen \u2013 auch wenn Fahrer und Vorgesetzte gerade unterwegs und nicht in der Zentrale sind. Die elektronische Zeiterfassung spielt dabei eine wichtige Rolle und wird mit dem EuGH-Urteil zur Erfassung der Arbeitszeiten wohl Pflicht<\/a> f\u00fcr alle Unternehmen. Die Regionalbus Leipzig GmbH<\/a> hat sich dieser Aufgabe gestellt und wichtige Bereiche des Personalwesens, darunter Arbeitszeiterfassung<\/a> und Personalabrechnung<\/a>, digitalisiert. Wir zeigen, wie das Unternehmen HR-Aufgaben in diesen Bereichen effizienter und kostensparender erledigen kann.<\/p>\n\n\n\n

Fr\u00fcher von Pappe: Manuelle Arbeitszeiterfassung<\/h2>\n\n\n\n

Die Regionalbus Leipzig betreibt den gr\u00f6\u00dften Teil des Bus-Regionalverkehrs rund um die Messestadt und hat vier Standorte im Landkreis. Von den \u00fcber 300 Mitarbeitern in Fahrdienst, Verwaltung und Werkstatt sind rund 230 als Busfahrer angestellt. Um Warenwirtschaft, Rechnungs- und Personalwesen zu automatisieren und hierdurch Aufwand zu minimieren, nutzt das s\u00e4chsische Unternehmen eine integrierte Unternehmensl\u00f6sung. Thomas Fr\u00f6hner, Leiter Organisation, berichtet: \u201eFr\u00fcher haben wir Pappzeitkarten gef\u00fchrt, auf denen jeder Fahrdienstmitarbeiter seine Arbeitszeiten manuell erfasst hat. Disponenten kontrollierten zudem t\u00e4glich die Richtigkeit, Mitarbeiter errechneten Zuschl\u00e4ge, Sonderleistungen und mehr per Hand. Anschlie\u00dfend trug eine Mitarbeiterin die Zeiten jeden Monat ebenfalls h\u00e4ndisch ein.\u201c Dieses Vorgehen war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranf\u00e4llig.<\/p>\n\n\n\n

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Planen, erfassen und verarbeiten Sie Arbeits- und Fehlzeiten: pr\u00e4zise, einfach, integriert. <\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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Zeiterfassung leicht gemacht!<\/p>\n

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Nach dem Urteil der Arbeitszeiterfassung des EUGH m\u00fcssen in Zukunft Arbeitszeiten im Unternehmen systemisch erfasst werden. Erfahren Sie, welche Vorteile eine softwaregest\u00fctzte Zeiterfassung bietet.<\/p>\n

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Heute digital: Elektronische Zeiterfassung und Ressourcenplanung<\/h2>\n\n\n\n

Die Zeiterfassung der Regionalbus-Mitarbeiter ist dank Software nun elektronisch<\/a>, l\u00fcckenlos und integriert. Wurden Arbeitszeiten zuvor in Viertelstundenschritten erfasst, geschieht dies heute mit der elektronischen Zeiterfassung<\/a> minutengenau und bereits w\u00e4hrend des Fahrdienstes. Organisationsleiter Fr\u00f6hner kommentiert: \u201eUnproduktive Zeiten von bis zu 28 Minuten pro Tag und pro Mitarbeiter wurden so eliminiert. Bei einem vorsichtigen Kalkulationsansatz ergibt die Betrachtung \u00fcber ein Kalenderjahr hinweg ein Potenzial von vier Stellen, die in die Personalplanung des Fahrdienstes des Unternehmens aufgenommen werden k\u00f6nnen. Durch den Wegfall der manuellen Erfassung der Zeiten kommen nochmal mindestens zwei Arbeitstage in den Dispositionen pro Monat dazu.\u201c Die automatische Datenerfassung tr\u00e4gt zudem zu Qualit\u00e4tsverbesserungen bei und optimiert die Ressourcenplanung. Als Grundlage k\u00f6nnen hierbei Ist-Daten, Schichtmodelle, Dienstpl\u00e4ne, Rahmenpl\u00e4ne sowie individuelle Zielvorgaben dienen. So lassen sich auch Mitarbeiter besser in die Arbeitszeitgestaltung einbeziehen.<\/p>\n\n\n\n

Ein weiterer HR-Bereich, den die Regionalbus Leipzig GmbH neben der elektronischen Zeiterfassung<\/a> optimiert, ist die Personalabrechnung<\/a>. Dies sorgt in diesem Bereich f\u00fcr eine verbesserte Daten\u00fcbersicht: Reports und Auswertungen unterst\u00fctzen das Controlling aller Abrechnungs- und Meldedaten.<\/p>\n\n\n\n

Mehr Flexibilit\u00e4t und Teilhabe im Mitarbeiterportal Programm<\/h2>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus stellt der Verkehrsbetrieb relevante Funktionen der Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung der Belegschaft \u00fcber das Mitarbeiterportal zur Verf\u00fcgung. Das Portal ist bei Regionalbus Leipzig in das betriebliche Intranet eingebunden und l\u00e4uft seit 2018 \u00fcber mehrere Infoterminals. Mitarbeiter und Fahrer k\u00f6nnen ihre Zeiten somit jederzeit einsehen, kontrollieren und um Korrekturen bitten. Auch Urlaube oder Arztbesuche lassen sich einfach planen und eintragen. Dar\u00fcber hinaus bietet das Mitarbeiterportal<\/a> zudem die M\u00f6glichkeit, Lohnscheine mobil einzusehen, Dokumente auszudrucken oder an die private E-Mail-Adresse weiterzuleiten sowie auf \u00e4ltere Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldebescheinigungen f\u00fcr die Sozialversicherung zuzugreifen. Die Regionalbus Leipzig GmbH spart hierdurch nicht nur Aufwand, Papier- und Porto-Kosten, sondern profitiert zugleich von der verl\u00e4sslichen Einhaltung der DSGVO-Richtlinien<\/a> zum Schutz privater Daten.<\/p>\n\n\n\n

Tipp: <\/strong>So geht elektronische Zeiterfassung ganz leicht \u2013 mit der richtigen Software!<\/a><\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Blick in die Zukunft: Digitale Personalakte als n\u00e4chster Schritt<\/h2>\n\n\n\n

Der Betrieb plant nun, ein f\u00fchrendes System f\u00fcr alle HR-Belange zu nutzen. Thomas Fr\u00f6hner erl\u00e4utert:<\/p>\n\n\n\n

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\u201eWir haben die modernsten Fahrzeuge im Einsatz. Aber ohne die internen Prozesse auf ein zeitgem\u00e4\u00dfes Niveau hochgezogen zu haben, wirkt das Ganze unglaubw\u00fcrdig.\u201c<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Die Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte<\/a> \u2013 die Verantwortlichen im Unternehmen haben ihre f\u00fcr die Zukunft geplant \u2013 k\u00f6nnte diesbez\u00fcglich weitere Verbesserungen mit sich bringen. So lie\u00dfe sich beispielsweise das Foto eines Mitarbeiters digital f\u00fcr den Dienstausweis verwenden. Und auch in puncto Datenschutz bieten sich Vorteile: Eine individuelle Rechteverteilung gew\u00e4hrleistet den sicheren Zugang zur Personalakte und sch\u00fctzt vor unberechtigten Zugriffen. Indem Unternehmen die Regelungen zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form beachten, k\u00f6nnen sie die GoBD und Aufbewahrungspflichten ohne zus\u00e4tzlichen Aufwand automatisch einhalten.<\/p>\n\n\n\n

Anhand der Regionalbus Leipzig GmbH zeigt sich, dass eine integrierte, modulare HR-Software den Unternehmen hilft, Prozesseffizienz zu steigern und Datentransparenz zu verbessern. Organisationsleiter Thomas Fr\u00f6hner zieht ein positives Fazit \u00fcber die Implementierungsphase: \u201eDas war ein gutes Projekt, mit hoher Einsatzbereitschaft aller Beteiligten.\u201c<\/p>\n\n\n\n

Wann machen elektronische Zeiterfassungssysteme Sinn?<\/h2>\n\n\n\n

Vorteil 1: Schlanke Lohnbuchhaltung<\/h3>\n\n\n\n

Ihr gr\u00f6\u00dfter Vorteil liegt auf der Hand: elektronische Zeiterfassung bietet Daten, die f\u00fcr die Entgeltabrechnung n\u00f6tig sind. Je mehr Mitarbeiter Sie besch\u00e4ftigen und je weniger Kapazit\u00e4ten Sie f\u00fcr die Lohnbuchhaltung aufwenden wollen oder k\u00f6nnen, umso wichtiger wird eine schlanke Abwicklung. Mit Zeiterfassungssystemen<\/a>, sparen Sie sich die aufwendige Berechnung von Arbeitszeiten und \u00dcberstunden. Denn damit k\u00f6nnen Sie tats\u00e4chlich angefallene Arbeitsstunden erfassen und auswerten, nach Wahl auf den Tag genau oder als Gesamtstunden je Monat. Die erfassten Stunden lassen sich zudem als Kennzahlen der Auslastung lesen \u2013 wichtig, um beispielsweise \u00dcberlastung schnell erkennen und darauf reagieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Vorteil 2: Valide und verl\u00e4sslich<\/h3>\n\n\n\n

Eine verl\u00e4ssliche und valide Zeiterfassung<\/a> ist auch sinnvoll, wenn Sie h\u00e4ufig Projekte nach Aufwand abrechnen. Ein Online-Tool kann die Abrechnung erleichtern, denn hier wird tats\u00e4chlich geleistete Arbeit erfasst \u2013 weit besser und genauer, als es mit Handzetteln je m\u00f6glich war. Und wer Zeit systematisch erfasst, schafft sich damit auch eine Grundlage f\u00fcr Angebote, die realistisch, weil auf Basis der Erfahrungen der Vergangenheit kalkuliert sind.<\/p>\n\n\n\n

Vorteil 3: Aus den Zahlen lernen<\/h3>\n\n\n\n

Aus den generierten Zahlen l\u00e4sst sich ableiten, wie rentabel gearbeitet wird, also ob und wo zu viel Zeit investiert wird. Zudem k\u00f6nnen sie Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter \u2013 und auch sich selbst \u2013 einzusch\u00e4tzen: Sie zeigen, wer vielleicht zu viel Zeit aufwenden muss, um seine Aufgaben zu erledigen, und wer noch Kapazit\u00e4ten frei haben k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n

Vorteil 4: Misstrauen vorbeugen<\/h3>\n\n\n\n

All das sind Vorteile, von denen zwar auch Einzelunternehmer profitieren k\u00f6nnen, sie lassen sich f\u00fcr Solisten aber auch \u00fcber eine gewissenhaft gef\u00fchrte Auflistung per Hand erreichen. Wirklich interessant wird elektronische Zeiterfassung dann, wenn Sie Mitarbeiter besch\u00e4ftigen. Und hier greift dann noch ein anderes Argument, denn Vertrauensarbeitszeit kann leider auch zu Misstrauen f\u00fchren. Wenn Mitarbeiter das Gef\u00fchl haben, vom Arbeitgeber oder Kollegen \u00fcbervorteilt zu werden, indem sie zu viel arbeiten und andere zu wenig, schafft die elektronische Zeiterfassung transparente und allgemein g\u00fcltige Rahmenbedingungen. Den Mitarbeitern kann die digitale Zeiterfassung zudem dabei helfen, die eigene Zeit richtig einsch\u00e4tzen zu lernen und Zeitfresser zu erkennen.<\/p>\n\n\n\n

Welche Argumente sprechen gegen elektronische Zeiterfassungssysteme?<\/h3>\n\n\n\n

Beachten sollten Sie bei der Entscheidung Pro oder Contra Zeiterfassung aber auch, dass sie im Einzelfall zu h\u00f6heren Personalkosten f\u00fchren kann. In der Vertrauensarbeitszeit notieren Mitarbeiter \u00dcberstunden in der Regel erst, wenn sich einiges an Mehrarbeit angesammelt hat. Die elektronische Zeiterfassung z\u00e4hlt, auch bei manueller Erfassung, oft die Minuten im Gegensatz dazu. Die elektronische Zeiterfassung kann kontraproduktiv sein, wenn sie in der Belegschaft Unmut hervorruft, sei es durch als unrealistisch empfundene Zeitvorgaben oder als Ausdruck des Misstrauens bei der Einf\u00fchrung. Wer aber den Nutzen der elektronischen Zeiterfassung f\u00fcr sein Unternehmen erkennt und ihn seinen Mitarbeitern entsprechend kommuniziert, findet in ihr ein n\u00fctzliches Instrument, dass das Arbeiten deutlich leichter machen kann.<\/p>\n\n\n\n

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