{"id":7652,"date":"2020-05-07T07:00:56","date_gmt":"2020-05-07T05:00:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=7652"},"modified":"2026-01-22T15:31:15","modified_gmt":"2026-01-22T14:31:15","slug":"6-einfache-wege-so-halten-sie-ihre-finanzen-im-blick","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/6-einfache-wege-so-halten-sie-ihre-finanzen-im-blick\/","title":{"rendered":"6 einfache Wege: So halten Sie Ihre Finanzen im Blick"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tRecht, Steuern und Finanzen<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t6 einfache Wege: So halten Sie Ihre Finanzen im Blick\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Oliver\t\t\t\tOliver K\u00f6nig<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n

In einem Unternehmen ist jeder Mitarbeiter auf Informationen von anderen Mitarbeitern angewiesen. Daher wird Zusammenarbeit in erfolgreichen Unternehmen gro\u00dfgeschrieben. Alle Mitarbeiter ziehen an einem Strang und bringen ihre Erfahrung und ihr K\u00f6nnen bestm\u00f6glich ein. Damit das funktioniert, m\u00fcssen allerdings s\u00e4mtliche Stakeholder einschlie\u00dflich Kunden und Kollegen auf relevante Daten hinsichtlich der Finanzen des Unternehmens zugreifen k\u00f6nnen. Dies hat den zus\u00e4tzlichen Vorteil, dass der Buchhaltung Arbeit abgenommen wird. Denn dadurch m\u00fcssen die Buchhalter nicht extra Daten an andere Mitarbeiter weiterleiten.<\/p>\n\n\n\n

Ein Unternehmen arbeitet effizient, wenn Mensch und Technik gut aufeinander abgestimmt sind und IT\u2011L\u00f6sungen ein maximales Ma\u00df an Zusammenarbeit erm\u00f6glichen. Dann haben die Mitarbeiter auch das Gef\u00fchl, etwas bewegen und ihre Aufgaben besser erledigen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Sie k\u00f6nnen 6 konkrete Schritte durchf\u00fchren, um Ihr Unternehmen auf diesen Weg zu bringen und daf\u00fcr zu sorgen, dass jeder von den Finanzdaten profitiert.<\/p>\n\n\n\n

1. Neue M\u00f6glichkeiten der Dateneingabe Ihrer Finanzen<\/h2>\n\n\n\n

Diesen simplen Trick kennen vermutlich die meisten Finanzabteilungen, auch wenn sie ihn m\u00f6glicherweise nicht immer umsetzen. Statt manuell Daten einzugeben, Mahnungen zu schreiben und Quittungen und Spesenabrechnungen anzufordern, k\u00f6nnen Sie Zeit sparen, indem Sie Kollegen und auch Kunden die Informationen selbst ins System eingeben lassen. Das klassische Beispiel daf\u00fcr sind Mitarbeiter, die am Kundenstandort arbeiten. Diese k\u00f6nnen per Fernzugriff Angaben zu einem Verkauf oder einer Dienstleistung eingeben und sogar Rechnungen ausstellen.<\/p>\n\n\n\n

Solche differenzierten Steuerungsm\u00f6glichkeiten bedeuten nicht, dass Sie die Kontrolle \u00fcber die Finanzen abgeben oder Informationen an Unberechtigte weitergeben. Vielmehr k\u00f6nnen die Benutzer die ben\u00f6tigten Daten mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware jederzeit herunterladen, bearbeiten und hochladen, ohne Informationen abzurufen oder zu \u00e4ndern, f\u00fcr die sie keine Berechtigung haben. So k\u00f6nnen die Vertriebsmitarbeiter beispielsweise pr\u00fcfen, ob eine Rechnung an einen Kunden gesendet wurde, ohne vollst\u00e4ndigen Zugriff auf alle Finanz\u2011 und Rechnungsdatens\u00e4tze des Unternehmens zu erhalten.<\/p>\n\n\n\n

Dadurch vermeiden Sie Doppelarbeit (wie sie zum Beispiel entsteht, wenn Mitarbeiter Betr\u00e4ge in eine Spesenabrechnung eingeben, die dann wiederum von der Finanzabteilung ins Finanzsystem \u00fcbertragen werden). Auch haben Sie somit mehr Zeit f\u00fcr Aufgaben, die einen reinen Mehrwert f\u00fcr das Unternehmen schaffen.<\/p>\n\n\n\n

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So gewinnen Sie und Ihr Unternehmen mehr Zeit, um fokussierter zu arbeiten und Bestleistungen zu erbringen.<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tJetzt kostenfrei E-Book herunterladen<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"Mann\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

2. Datenerfassung der Finanzen auf neue Weise<\/h2>\n\n\n\n

Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie damit, Anfragen zu Finanzdaten zu bearbeiten? Immer, wenn ein Kunde eine Rechnung \u00e4ndern m\u00f6chte oder ein Mitarbeiter w\u00e4hrend einer Gesch\u00e4ftsreise Zahlenmaterial ben\u00f6tigt, m\u00fcssen Sie die entsprechenden Daten suchen, herunterladen und der jeweiligen Person zusenden.<\/p>\n\n\n\n

Wenn Sie eine cloudbasierte Buchhaltungsl\u00f6sung nutzen, befinden sich die Daten nicht auf einem Server in Ihrem B\u00fcro. So haben Sie die M\u00f6glichkeit vom Schreibtisch oder aber auch von unterwegs darauf zuzugreifen und Daten aus diversen Systemen in einem zentralen Dashboard zusammenzuf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

Sobald Sie einem Benutzer Online-Zugriff auf das Dashboard gew\u00e4hren, kann er die ben\u00f6tigten Daten schnell und einfach in einem leicht verst\u00e4ndlichen Format abrufen. Das ist vor allem f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung n\u00fctzlich: Anstatt darauf zu warten, dass Sie ihr die Daten zusenden, kann sie bei Bedarf jederzeit auf die ben\u00f6tigten Dashboards und Analyseberichte zugreifen. Dadurch bleibt das F\u00fchrungsteam jederzeit auf dem Laufenden.<\/p>\n\n\n\n

Somit verbringen Sie weniger Zeit mit der Weitergabe von Informationen und mehr Zeit mit eingehenden Analysen, mit denen Sie das Unternehmen voranbringen. Kein Wunder, dass laut Studien von Sage 67 % aller Buchhaltungsexperten auf Cloud-L\u00f6sungen setzen \u2013 sie sind praktisch und flexibel und k\u00f6nnen entscheidend zur Aufrechterhaltung der Wettbewerbsf\u00e4higkeit beitragen.<\/p>\n\n\n\n

Ein weiterer Vorteil: Sie k\u00f6nnen unabh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe Ihres Teams problemlos mit Kollegen zusammenarbeiten, die auf Reisen oder im Homeoffice<\/a> sind.<\/p>\n\n\n\n

3. Unternehmensweite Automatisierung der Datenerfassung<\/h2>\n\n\n\n

Ziehen Sie in diesem Zusammenhang auch eine Automatisierung in Betracht. Verglichen mit den komplexen, wichtigen Aufgaben, die bei kleineren Unternehmen im Finanzbereich anfallen, ist die manuelle Dateneingabe oder \u2011\u00fcbertragung zwischen verschiedenen Systemen recht simpel. Gleichzeitig ist sie aber auch oft langweilig und zeitaufwendig. Wer stundenlang Daten von Hand in ein System eingibt, verliert meist die Konzentration und macht Fehler. Und was noch schwerer wiegt: Diese Zeit k\u00f6nnten Sie f\u00fcr wichtige strategische Aufgaben nutzen.<\/p>\n\n\n\n

Die gute Nachricht ist, dass sich solche Routinearbeiten leicht automatisieren lassen. IT\u2011L\u00f6sungen f\u00fcr die Dateneingabe und \u2011\u00fcbertragung k\u00f6nnen den Verwaltungsaufwand erheblich verringern und zugleich die Produktivit\u00e4t bei wichtigeren Aufgaben deutlich steigern.<\/p>\n\n\n\n

Sie k\u00f6nnen die gesamte Dateneingabe automatisieren, von Eingangs\u2011 und Ausgangsrechnungen \u00fcber Kontoausz\u00fcge bis hin zu Mitarbeiterausgaben. Was manuell Stunden dauert, ist mit der richtigen Technik innerhalb weniger Minuten erledigt. Das senkt den Verwaltungsaufwand und steigert die Tagesleistung immens. Zudem f\u00e4llt weniger Zeit f\u00fcr die Fehlerkorrektur an, da automatisierte Prozesse weniger fehleranf\u00e4llig sind.<\/p>\n\n\n\n

Laut Erfahrungsberichten k\u00f6nnen Unternehmen die Arbeit mehrerer Wochen auf wenige Stunden im Monat reduzieren, wenn sie die Vorteile der Automatisierung geschickt f\u00fcr sich nutzen. Das sind M\u00f6glichkeiten, die jeder Unternehmer in Betracht ziehen sollte.<\/p>\n\n\n\n

4. Integration von Excel in die Buchhaltungssoftware<\/h2>\n\n\n\n

Viele kleinere Unternehmen nutzen Excel f\u00fcr die Buchhaltung, bevor sie auf leistungsst\u00e4rkere Buchhaltungssoftware umsteigen. Und f\u00fcr manche Prozesse wird selbst danach noch Excel eingesetzt. Wenn Sie zu diesen Unternehmen geh\u00f6ren, sorgt der Zeitaufwand f\u00fcr die Daten\u00fcbertragung von einem Programm zum anderen vermutlich h\u00e4ufig f\u00fcr Frust.<\/p>\n\n\n\n

Keine Frage: Excel-Tabellen sind vermutlich eine der besten Erfindungen, die die Gesch\u00e4ftswelt jeher gesehen hat. Sie sollten nur nicht f\u00fcr alles verwendet werden. Schon aus Gr\u00fcnden des Datenschutzes k\u00f6nnen sie Excel-Tabellen f\u00fcr diesen Zweck auch nicht nutzen. Denn sie verf\u00fcgen nicht \u00fcber die n\u00f6tigen Funktionen, um den Datenschutz an einem modernen Arbeitsplatz hundertprozentig zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n\n\n\n

Kurzum, Excel-Tabellen sind dann eine gute L\u00f6sung, wenn Sie keine andere Wahl haben \u2013 sowohl bei einfachen als auch bei komplexen Anforderungen. In allen anderen F\u00e4llen eignet sich eine dedizierte Softwarel\u00f6sung, die auf ein modernes Arbeitsumfeld ausgelegt ist und die Anforderungen von Compliance<\/a> automatisch pr\u00fcft, deutlich besser.<\/p>\n\n\n\n

Das Gute ist, dass inzwischen zahlreiche Anbieter den Datenimport aus Excel und den Datenexport zu Excel ohne manuelle Erstellung neuer Schl\u00fcssel erm\u00f6glichen. Das erspart Benutzern eine Menge \u00c4rger.<\/p>\n\n\n\n

5. Compliance-Automatisierung<\/h2>\n\n\n\n

Wie bereits an anderer Stelle erw\u00e4hnt, stellt die fortw\u00e4hrende Anpassung an gesetzliche Auflagen und \u00c4nderungen f\u00fcr die Buchhaltung kleinerer Unternehmen eine gro\u00dfe Belastung dar. Da sich die Vorschriften st\u00e4ndig \u00e4ndern und neue Regularien eingef\u00fchrt werden, bildet sie einen weiteren Punkt auf der ohnehin \u00fcberfrachteten To-do-Liste.<\/p>\n\n\n\n

Diese Aufgabe m\u00fcssen Sie aber nicht allein bew\u00e4ltigen. Wenn Ihre Buchhaltungsl\u00f6sung Compliance-Funktionen beinhaltet, k\u00f6nnen Sie bei vorgeschriebenen Pr\u00fcfungen wie der Steuerberechnung auf Unterst\u00fctzung z\u00e4hlen. Eine gute Software wird automatisch aktualisiert, um die neuesten Vorschriften zu ber\u00fccksichtigen, sofern Sie die vorgeschlagenen Updates ausf\u00fchren. Cloud<\/a>-Software wird im Hintergrund aktualisiert, ohne dass Sie etwas tun m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Und auch hier spielt Automatisierung eine wichtige Rolle. Ebenso wie andere Verwaltungsaufgaben ist der manuelle Abgleich von Banktransaktionen und Buchhaltungsposten zeitaufwendig, arbeitsintensiv und fehleranf\u00e4llig.<\/p>\n\n\n\n

Durch die Automatisierung dieses Prozesses entfallen die zeitlichen Verz\u00f6gerungen zwischen den erfolgten Banktransaktionen und deren Erscheinen in Ihrer Buchhaltungssoftware. So sind Sie stets genauestens \u00fcber die aktuelle Lage der Finanzen des Unternehmens informiert.<\/p>\n\n\n\n

6. Automatisierter Bankdatenabgleich und Festlegung von Regeln hinsichtlich Ihrer Finanzen<\/h2>\n\n\n\n

W\u00e4re es nicht \u00e4u\u00dferst praktisch, zeitnah verl\u00e4ssliche Daten zu den Finanzen des Unternehmens zu erhalten und sich den zeitaufwendigen manuellen Abgleich zu ersparen? Wenn Sie Ihr Gesch\u00e4ftskonto in eine moderne Buchhaltungssoftware<\/a> einbinden, m\u00fcssen Sie nie wieder Zahlungsein\u2011 und \u2011ausg\u00e4nge eintragen. S\u00e4mtliche Banktransaktionen werden sicher und automatisch mit der Buchhaltung synchronisiert. Sie best\u00e4tigen lediglich, welche Posten angezeigt werden sollen.<\/p>\n\n\n\n

Statt stundenlang Bankdaten zu durchsuchen, k\u00f6nnen Sie Bankregeln definieren. Gem\u00e4\u00df dieser Regeln werden die Einnahmen und Ausgaben kategorisiert und Banktransaktionen mit Rechnungen abgeglichen. Potenzielle Fehler wie Diskrepanzen zwischen Zahlungs\u2011 und Rechnungsbetr\u00e4gen werden in der Buchhaltungsl\u00f6sung markiert. So lassen sich Probleme schneller als je zuvor identifizieren und beheben.<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen, in denen Bankdaten heute noch manuell abgeglichen werden, schm\u00e4lern die Produktivit\u00e4t ihrer Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/h2>\n\n\n\n

Ein Unternehmen muss eine gewisse Offenheit an den Tag legen, und zwar in mehr als nur einer Hinsicht. Transparente Prozesse und Zugriffsrechte f\u00fcr ausgew\u00e4hlte Mitarbeiter und Daten ebnen den Weg f\u00fcr Wachstum und Fortschritt. Technik ist dabei nur ein Aspekt \u2013 allerdings ein wichtiger. Es ist nicht schwer, geeignete Tools zu finden, und es muss auch nicht teuer sein. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie offen f\u00fcr alle M\u00f6glichkeiten zur Optimierung der Gesch\u00e4ftsprozesse sind.<\/p>\n\n\n\n

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