{"id":7992,"date":"2020-08-10T07:30:09","date_gmt":"2020-08-10T05:30:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=7992"},"modified":"2026-01-22T15:27:08","modified_gmt":"2026-01-22T14:27:08","slug":"mehr-zeit-fuer-das-wesentliche-so-schaffen-sie-freiraeume-fuer-die-mitarbeiterbetreuung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/mehr-zeit-fuer-das-wesentliche-so-schaffen-sie-freiraeume-fuer-die-mitarbeiterbetreuung\/","title":{"rendered":"Mehr Zeit f\u00fcr das Wesentliche: So schaffen Sie Freir\u00e4ume f\u00fcr die Mitarbeiterbetreuung"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tHR-Management und Lohnbuchhaltung<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tMehr Zeit f\u00fcr das Wesentliche: So schaffen Sie Freir\u00e4ume f\u00fcr die Mitarbeiterbetreuung\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Susann\t\t\t\tSusann Warmbrunn<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n

Aktenschrank \u00f6ffnen, Akte heraussuchen, das gew\u00fcnschte Dokument finden, bearbeiten, zur\u00fccklegen und die Akte wieder wegh\u00e4ngen \u2013 diese routinem\u00e4\u00dfigen Arbeitsschritte kosten die Mitarbeiter vieler Personalabteilungen Tag f\u00fcr Tag jede Menge Zeit und Nerven. Denn nicht immer liegen ben\u00f6tigte Dokumente am richtigen Ort, oft m\u00fcssen sie m\u00fchsam gesucht werden. Das bindet Ressourcen, die dann bei der strategischen Personalarbeit und Mitarbeiterbetreuung fehlen.<\/p>\n\n\n\n

Durchschnittlich 39 Prozent ihrer Ressourcen ben\u00f6tigen Personaler f\u00fcr reine Administrationst\u00e4tigkeiten. Das ergab eine Studie der Unternehmensberatung Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft f\u00fcr Personalf\u00fchrung. Optimal w\u00e4ren nur 15 bis 25 Prozent.<\/p>\n\n\n\n

Digitalisierung als wichtigster Hebel<\/h2>\n\n\n\n

Doch wie l\u00e4sst sich die Effizienz im Personalbereich verbessern? Wie die Studie \u201ePersonal 4.0<\/a>: Digital gestalten statt analog verwalten\u201c der internationalen Managementberatung Bain & Company zeigt, l\u00e4sst sich durch den Einsatz digitaler L\u00f6sungen die Effizienz im Personalwesen um 20 bis 30 Prozent erh\u00f6hen. So stellen beispielsweise Digitale Personalakten<\/a> eine effiziente Alternative zu manuellen administrativen Verwaltungsprozessen dar. Sie b\u00fcndeln relevante Mitarbeiterdaten und -dokumente in einem digitalen Ordner und bieten der Personalabteilung so ein zentrales und zuverl\u00e4ssiges Informations- und Ablagesystem, \u00fcber das sich s\u00e4mtliche Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter stets aktuell und im Handumdrehen bereitstellen lassen \u2013 egal, ob es sich dabei um Arbeitsvertr\u00e4ge, wichtige E-Mails, gehaltsrelevante Fakten oder Zeugnisse handelt.<\/p>\n\n\n\n

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Mitarbeiter-Lebenszyklus: Mitarbeiter optimal betreuen<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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Schaffen Sie sich Freir\u00e4ume f\u00fcr eine gute Mitarbeiterbetreuung. Erfahren Sie, wie sie administrative Aufgaben automatisieren und somit freie Ressourcen schaffen.<\/p>\n

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Zudem fallen parallel gef\u00fchrte Schattenakten sowie Medienbr\u00fcche bei der Bearbeitung von Personalaufgaben weg. Das zahlt sich aus: Die Ablagezeit pro Vorgang sinkt durchschnittlich um zwei Minuten, die Suchzeit sogar um bis zu f\u00fcnf Minuten.<\/p>\n\n\n\n

So gewinnen Personaler bis zu drei Stunden pro Woche, die sie f\u00fcr wichtige strategische Aufgaben nutzen k\u00f6nnen. Gleichzeitig sparen Unternehmen jede Menge Geld f\u00fcr Papier, Kopien, Ordner und Schr\u00e4nke. Hinzu kommen weniger Ausgaben f\u00fcr Archivmiete und Raumkosten.<\/p>\n\n\n\n

Standardprozesse optimieren Dank Software<\/h2>\n\n\n\n

Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen mithilfe einer Software ihre Standardprozesse im Personalbereich automatisieren. Am h\u00e4ufigsten kommt die Software dabei im administrativen Bereich zum Einsatz. Der Einsatz einer professionellen integrierten Softwarel\u00f6sung im Personalmanagement birgt unbestritten eine Vielzahl von Vorteilen, denn sie automatisiert viele Standardabl\u00e4ufe. Um die Abl\u00e4ufe im Unternehmen zu optimieren, ist allerdings nicht die entsprechende IT erforderlich.<\/p>\n\n\n\n

Eigene Abl\u00e4ufe pr\u00fcfen und gegebenenfalls hinterfragen<\/h2>\n\n\n\n

Unternehmen m\u00fcssen sich auch im Klaren dar\u00fcber sein, wie ihre Abl\u00e4ufe aussehen und wie sie ineinandergreifen. Oftmals sind diese Prozesse indessen immer noch kaum bekannt und deshalb nicht einmal definiert. Wer seine Prozesse aber nicht kennt, kann nicht zuverl\u00e4ssig die passende Software ausw\u00e4hlen. Denn welche Software zum Einsatz kommt, sollte sich immer an den dahinter liegenden Abl\u00e4ufen (und der Strategie) des Unternehmens orientieren.<\/p>\n\n\n\n

Eine Grundvoraussetzung f\u00fcr effiziente Personalprozesse sind vor allem eine klare Rollendefinition und ein gutes Zusammenspiel mit den F\u00fchrungskr\u00e4ften und den sogenannten internen Kunden. Ziel sollte es sein, alle Prozesse vor einer Implementierung sauber zu analysieren und zu definieren, damit nachher der Einsatz der Software nicht floppt oder nicht die gew\u00fcnschten Resultate bringt. Hier sollte der Kern der Zusammenarbeit zwischen HR- und IT-Abteilung und den F\u00fchrungskr\u00e4ften liegen. Denn niemand kennt seine Abl\u00e4ufe so gut wie die Prozessbeteiligten selbst.<\/p>\n\n\n\n

Allerdings werden viele Personalabteilungen bereits durch die gro\u00dfe Datenmenge und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand ausgebremst und schaffen es nicht, den darin liegenden Mehrwert zu erschlie\u00dfen. Dabei steht daf\u00fcr mittlerweile eine Vielzahl leistungsstarker Werkzeuge zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n\n\n\n

Freiraum f\u00fcr die Mitarbeiterbetreuung<\/h2>\n\n\n\n

Mittlerweile gibt es f\u00fcr jede Personalaufgabe ein passendes Tool; das Angebot ist entsprechend gro\u00df. Wer heute gute Fachkr\u00e4fte motivieren und an sein Unternehmen binden will, braucht Zeit f\u00fcr die Herausforderungen, der \u2013 teils sehr individuellen \u2013 Mitarbeiterbetreuung. Softwarel\u00f6sungen k\u00f6nnen dabei helfen, diese Freir\u00e4ume zu schaffen. Bei der Wahl f\u00fcr eine passende L\u00f6sung, sind einige Dinge zu beachten. So punkten viele Speziall\u00f6sungen auf ihrem jeweiligen Gebiet durch umfassende Funktionalit\u00e4ten, wirken \u00fcbergreifend jedoch nicht immer optimal miteinander. Dadurch k\u00f6nnen ebenso Aufwand und Fehlerquellen entstehen. Integrierte L\u00f6sungen schaffen dagegen einheitliche Datengrundlagen und Aktualit\u00e4t in allen Anwendungen.<\/p>\n\n\n\n

Software muss zur Struktur und zu den Prozessen des Unternehmens passen und alle Anforderungen m\u00f6glichst komplett erf\u00fcllen. Unternehmen sollten bei der Softwareauswahl folgende Aspekte unbedingt beachten:<\/p>\n\n\n\n