{"id":8240,"date":"2020-10-29T07:00:43","date_gmt":"2020-10-29T06:00:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/?p=8240"},"modified":"2026-01-22T15:24:21","modified_gmt":"2026-01-22T14:24:21","slug":"automatisierung-der-ablage-verschafft-kleinunternehmern-viel-zeit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/automatisierung-der-ablage-verschafft-kleinunternehmern-viel-zeit\/","title":{"rendered":"Automatisierung der Ablage verschafft Kleinunternehmern viel Zeit"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tRecht, Steuern und Finanzen<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tAutomatisierung der Ablage verschafft Kleinunternehmern viel Zeit\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Oliver\t\t\t\tOliver K\u00f6nig<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n

Sie sind Kleinunternehmer? Dann wissen Sie nur zu gut, wie es ist, wenn Sie alle damit verbundenen Aufgaben gleichzeitig managen m\u00fcssen. Egal, ob es um Finanzen, Marketing oder Personal geht, Sie haben viele Herausforderungen in einem Zeitfenster zu stemmen. Und das wird leider nicht gr\u00f6\u00dfer. Oft ist der Zeitaufwand f\u00fcr Verwaltungsaufgaben, wie auch die Ablage, \u00fcberm\u00e4\u00dfig hoch und verbraucht viele Ressourcen. In dieser Zeit k\u00f6nnen Sie weder das Gesch\u00e4ftswachstum vorantreiben noch andere Dinge umsetzen, die Ihnen am Herzen liegen.<\/p>\n\n\n\n

Es gibt verschiedene Gr\u00fcnde, warum Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Ablage verbringen. Wie k\u00f6nnen kleine Unternehmen diesen Aufwand reduzieren?<\/p>\n\n\n\n

Ja zur Automatisierung<\/h2>\n\n\n\n

Unser aller Leben hat sich durch Technik drastisch ver\u00e4ndert \u2013 in den letzten Jahren vor allem durch Mobiltechnik und Cloud-Computing. Es begann im Privatleben, erstreckt sich mittlerweile aber auch auf den Arbeitsalltag. Wie Sie vielleicht wissen, kann zum Beispiel ein Mobiltelefon bei Fl\u00fcgen die Bordkarte ersetzen. Wenn Sie eine Buchhaltungsapp nutzen, k\u00f6nnen Sie Ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Sie k\u00f6nnen sogar Belege<\/a> oder Rechnungen<\/a> fotografieren und die Daten automatisch an das Buchhaltungssystem \u00fcbertragen lassen.<\/p>\n\n\n\n

All das sind angenehm praktische Formen von Automatisierung, die eine manuelle Ablage heutzutage ersetzen und gleicherma\u00dfen zeigen, dass Automatisierung nicht unbedingt kompliziert sein muss. Bei der Automatisierung geht es im Grunde darum, das gesamte menschliche Potenzial zu nutzen. Dies geschieht durch die Reduzierung und Straffung von fehleranf\u00e4lligen Aufgaben, f\u00fcr die wir Menschen oft viel Zeit ben\u00f6tigen \u2013 f\u00fcr die Computer aber wie geschaffen sind. Ziel ist es, die Prozesse zu beschleunigen. Doch es muss trotzdem eine Kontrollinstanz durch Menschenhand geben. Somit k\u00f6nnen die Mitarbeiter jederzeit die Entscheidungen der k\u00fcnstlichen Intelligenz \u00fcberpr\u00fcfen und korrigieren, falls etwas nicht richtig laufen sollte.<\/p>\n\n\n\n

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Kostenfrei: Interaktives E-Book<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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“Vier M\u00f6glichkeiten f\u00fcr kleine Unternehmen, die Finanzverwaltung zu straffen”<\/h2>\n

In dem interaktiven E-Book, zeigen wir Ihnen, wie Sie sehr zeitaufwendige Finanzaufgaben schneller erledigen k\u00f6nnen \u2013 auf einfache Art und Weise.<\/p>\n

Sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie wiederum f\u00fcr andere Aufgaben in Ihrem Unternehmen nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tZugriff auf kostenfreies E-Book<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"Personen\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Wie bereits erw\u00e4hnt, ist Automatisierung bei wichtigen Gesch\u00e4ftsanwendungen bereits gang und g\u00e4be und reduziert den Ablageaufwand enorm. Beispielsweise verwenden viele Unternehmen CRM<\/a>-Systeme. Sie helfen, den \u00dcberblick \u00fcber Kundeninteraktionen zu bewahren, von der Identifizierung potenzieller Kunden bis hin zur Verwaltung von Bestandskunden. Das Ausdrucken von Formularen f\u00fcr Kunden entf\u00e4llt somit in der Regel.<\/p>\n\n\n\n

Die besten Tools sind solche, die ihre Arbeit unbemerkt im Hintergrund verrichten. Denn Automatisierung soll unauff\u00e4llig ablaufen und Sie sollen ihr jederzeit vertrauen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

In technischer Hinsicht ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung die einfachste Art, Routineaufgaben zu automatisieren. Buchhaltungssoftware basiert im Allgemeinen auf solchen Mechanismen. In einer B\u00fcroumgebung kann es zum Beispiel sehr hilfreich sein, wenn Formularfelder automatisch ausgef\u00fcllt werden.<\/p>\n\n\n\n

K\u00fcnstliche Intelligenz (KI) gewinnt ebenfalls zunehmend an Bedeutung und wird nahezu t\u00e4glich besser. Viele Anwendungen basieren heute auf schwacher KI, wie zum Beispiel Alexa von Amazon: Man bittet Alexa, eine Aufgabe auszuf\u00fchren, ggf. einen Song abzuspielen, und der Dienst erledigt das. Darin ist er sehr gut. Dann gibt es noch starke KI, die man in Filmen wie \u201aTerminator\u2018 sieht. Solche Konzepte sind aktuell jedoch noch Zukunftsmusik.<\/p>\n\n\n\n

8 Tipps f\u00fcr weniger Aufwand bei der Ablage<\/h2>\n\n\n\n

So verbringen Sie bei der Ablage weniger Zeit mit l\u00e4stigen T\u00e4tigkeiten:<\/p>\n\n\n\n

1. Software nutzen zur Reduzierung der Ablage
\n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Es gibt eine Reihe von Softwareoptionen, mit denen sich der Verwaltungsaufwand reduzieren l\u00e4sst. Diese m\u00fcssen allerdings zu Ihnen passen. Testen Sie einige Optionen, um festzustellen, was f\u00fcr Sie funktioniert. Die meisten L\u00f6sungen beinhalten CRM- und Buchhaltungssysteme. Nehmen Sie sich also etwas Zeit und pr\u00fcfen Sie, welche am besten f\u00fcr Ihr Unternehmen geeignet ist.<\/p>\n\n\n\n

2. Aufgaben<\/strong> auslagern<\/h3>\n\n\n\n

Sie m\u00fcssen nicht auf allen Gebieten Experte sein. Es ist in jedem Fall rentabler, sich um das Umsatzwachstum zu k\u00fcmmern, als sich auf Verwaltungst\u00e4tigkeiten zu fokussieren. Dementsprechend k\u00f6nnten Sie einige Verwaltungsaufgaben auslagern.<\/p>\n\n\n\n

Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Anbieter ausw\u00e4hlen. M\u00f6glicherweise sind Sie bei einem Dienstleister, der umfassende Unterst\u00fctzung in allen Bereichen anbietet, am besten aufgehoben. Ein solches Unternehmen verf\u00fcgt \u00fcber eine breite Angebotspalette, sodass Sie ganz nach Bedarf Leistungen ausw\u00e4hlen oder sogar ein vollst\u00e4ndiges Backoffice anmieten k\u00f6nnen, das s\u00e4mtliche Verwaltungsarbeiten f\u00fcr Sie erledigt.<\/p>\n\n\n\n

3. Priorit\u00e4ten setzen<\/h3>\n\n\n\n

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben jeden Tag, damit Sie die lohnendsten oder produktivsten Arbeiten als Erstes erledigen.<\/p>\n\n\n\n

4. Verwaltungsaufwand inklusive Ablage erfassen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Erfassen Sie etwa einen Monat lang die Zeit, die Sie mit Verwaltungst\u00e4tigkeiten verbringen. Sie werden feststellen: Wahrscheinlich ist es mehr, als Sie annehmen.<\/p>\n\n\n\n

5. Vorlagen erstellen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Vorlagen zu erstellen, auf die Sie in der Kommunikation mit Kunden zur\u00fcckgreifen k\u00f6nnen. Dazu z\u00e4hlen zum Beispiel Briefe, Kostenvoranschl\u00e4ge, Rechnungen und Belege.<\/p>\n\n\n\n

6. Prozesse festlegen<\/h3>\n\n\n\n

Legen Sie fest, wie Sie mit Zahlungsverz\u00f6gerungen umgehen, und investieren Sie in Kreditkontrollmechanismen.<\/p>\n\n\n\n

7. Erreichbar sein<\/h3>\n\n\n\n

Nichts schreckt potenzielle Kunden mehr ab als fehlende Erreichbarkeit. Anrufbeantworter haben ihre Berechtigung, aber es kann sich dennoch lohnen, einen B\u00fcro-Service oder Telefondienstleister zu beauftragen. Auf diese Weise bieten Sie Ihren Kunden nicht nur einen pers\u00f6nlichen Service, sondern wissen auch, wen Sie warum anrufen sollten. Mehr und mehr Dienstleister bieten auch internationalen 24\/7 Service an und stimmen Termine f\u00fcr Sie ab.<\/p>\n\n\n\n

8. Belege regelm\u00e4\u00dfig in die Ablage einsortieren<\/h3>\n\n\n\n

Langfristig zahlt es sich definitiv aus, etwas Zeit in die Pflege der Buchhaltungsunterlagen zu investieren. Gew\u00f6hnen Sie sich an, alle Belege an einem Ort aufzubewahren, damit Sie sie bei Bedarf schnell finden. Oder noch besser: Nutzen Sie eine Buchhaltungsl\u00f6sung, in die sich Belege, die Sie mit dem Mobiltelefon gescannt haben, automatisch importieren lassen.<\/p>\n\n\n\n

Erste Schritte zur Reduzierung des Ablageaufwands<\/h2>\n\n\n\n

Die Ablage nimmt oft viel Zeit in Anspruch. In dieser Zeit k\u00f6nnten Sie wichtigere Dinge Ihres Tagesgesch\u00e4ftes erledigen. So ist es heutzutage m\u00f6glich, Technologien wie KI und OCR f\u00fcr Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen zu nutzen. Auch unterst\u00fctzt Sie moderne Buchhaltungssoftware<\/a> enorm dabei, Ihre Verwaltungsaufgaben zu minimieren.<\/p>\n\n\n\n

Tipp: Erstellen Sie in einem ersten Schritt eine Liste mit m\u00fchsamen Routineaufgaben, die Sie verrichten m\u00fcssen. Dadurch werden Sie zum einen sehen, wie viel Zeit Sie daf\u00fcr aufbringen und zum anderen vergegenw\u00e4rtigen Sie sich, welche \u201cZeitr\u00e4uber\u201d Sie haben.<\/p>\n\n\n\n

Schritt 2 ist, dass Sie Informationen dar\u00fcber recherchieren, wie andere Unternehmen gleiche oder \u00e4hnliche Prozesse optimiert haben.<\/p>\n\n\n\n

Ich pr\u00fcfe zum Beispiel regelm\u00e4\u00dfig, ob ich wiederkehrende Arbeitsabl\u00e4ufe automatisieren kann, um Zeit zu sparen. Hierf\u00fcr gibt es zahlreiche M\u00f6glichkeiten und Tools f\u00fcr Apple-und Microsoft-basierte Systeme. Wiederkehrende Texteingaben lassen sich mit Programmen wie TextExpander beschleunigen und intelligent mit Inhalten f\u00fcllen. So kann ich beispielsweise in E-Mails wiederkehrende Textpassagen mit einer Buchstabenkombination automatisch einf\u00fcgen. Aus der Texteingabe \u201cmfg\u201d wird dann \u201cMit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen\u201d inklusive meines Namens, meiner Kontaktdaten und dem Firmenlogo.<\/p>\n\n\n\n

Inzwischen nutze ich einige automatisierende Tools, die mir das Leben erleichtern und die ich deswegen nicht mehr missen m\u00f6chte.<\/p>\n\n\n\n

Ich w\u00fcnsche Ihnen viel Erfolg beim Erkunden der M\u00f6glichkeiten, die sich durch Automatisierung f\u00fcr Sie ergeben. Sie werden sich wundern, wie viele Aufgaben sich automatisieren lassen.<\/p>\n\n\n\n

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Buchhaltung online durchf\u00fchren<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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Moderne Buchhaltungssoftware f\u00fcr Unternehmer von kleinen und mittleren Unternehmen:<\/p>\n

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    2026: Alle neuen Gesetze immer im Blick<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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