{"id":135,"date":"2017-12-01T10:36:59","date_gmt":"2017-12-01T10:36:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/glossary\/e-rechnung\/"},"modified":"2025-12-02T10:54:32","modified_gmt":"2025-12-02T09:54:32","slug":"e-rechnung","status":"publish","type":"sage_glossary","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/e-rechnung\/","title":{"rendered":"E-Rechnung"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tBeschreibung im Lexikon<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tE-Rechnung\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t
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\n\t\t\t Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t\n\t\t\t

Was ist eine E-Rechnung?<\/h2>\n\n\n\n

Die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist laut EU-Norm 16931<\/a> eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, \u00fcbermittelt und empfangen wird. Dies erm\u00f6glicht dem Rechnungsempf\u00e4nger eine automatische Weiterverarbeitung ohne manuelle Eingriffe in den Rechnungsprozess (Medienbr\u00fcche), wie sie bei herk\u00f6mmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen der Fall sind. Der gesamte Prozess von der Rechnungsstellung<\/a> bis hin zur Bezahlung l\u00e4uft somit digital ab.<\/p>\n\n\n\n

Die Rechnungsinhalte werden dabei mithilfe eines XML-Datensatzes \u00fcbermittelt, der ausschlie\u00dflich maschinell verarbeitet werden kann und von zentraler Bedeutung f\u00fcr die elektronische Rechnung ist. Der Empf\u00e4nger der Rechnung<\/a> kann den Datensatz nicht ohne Weiteres lesen, da die Rechnung aufgrund ihres XML-Formats codiert verschickt wird. Bei Bedarf k\u00f6nnen f\u00fcr eine bessere Lesbarkeit jedoch rechnungsbegleitende Unterlagen und Informationen beigef\u00fcgt werden, wie bspw. beim ZUGFeRD-Format<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

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Tipp:<\/h2>\n\n\n\n

Schreiben und empfangen Sie Rechnungen stets korrekt und rechtskonform \u2013 Unsere <\/span>kaufm\u00e4nnische Software mit E-Rechnung unterst\u00fctzt Sie dabei<\/span><\/a><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?<\/h3>\n\n\n\n

Viele denken bei einer E-Rechnung an eine Rechnung im PDF-Format. Das ist erst einmal nicht falsch, denn je nach Sprachgebrauch ist in Deutschland genau das damit gemeint. Schlie\u00dflich wird eine PDF-Rechnung elektronisch erstellt und meist via E-Mail, sprich elektronisch, an den Kunden \u00fcbermittelt.<\/p>\n\n\n\n

Da das Umsatzsteuergesetz und die Finanzverwaltung bisher keine wirklichen Vorgaben zur elektronischen Rechnung gemacht und den Begriff im Vergleich zur EU weiter gefasst haben, gen\u00fcgt diese bildhafte Variante den Anforderungen einer E-Rechnung sowie f\u00fcr steuerliche Zwecke \u2013 zumindest noch.<\/p>\n\n\n\n

Mit dem Bundesratsbeschluss zur Steuervereinfachung und Steuerfairness wird sich dies in den n\u00e4chsten Jahren \u00e4ndern. Dann wird auch hier ein strukturiertes Datenformat verlangt, das automatisch erstellt, \u00fcbermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden kann und der EU-Richtlinie 16931 unterliegt. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen gelten dann, wie schon im Kontext der EU-Norm, nicht mehr als E-Rechnung, da sie nicht die strukturierten Daten enthalten, die f\u00fcr eine automatisierte Verarbeitung erforderlich sind. Sie werden ab diesem Zeitpunkt als sonstige Rechnungen bezeichnet.<\/p>\n\n\n\n

Wer muss elektronische Rechnungen schreiben?<\/h2>\n\n\n\n

Unternehmen, die ihre Rechnungen nur an andere Unternehmen stellen, m\u00fcssen aktuell noch keine E-Rechnungen schreiben. Bei der Rechnungsstellung an Endkunden br\u00e4uchten Unternehmen zudem deren Einverst\u00e4ndnis, dass sie E-Rechnungen \u00fcberhaupt in diesem Format empfangen wollen.<\/p>\n\n\n\n

Zum aktuellen Zeitpunkt sind nur Unternehmen, die mit \u00f6ffentlichen Einrichtungen und Beh\u00f6rden zusammenarbeiten (B2G), dazu verpflichtet, eine E-Rechnung im XML-Format zu erstellen und zu \u00fcbermitteln. Seit 27. November 2020 gilt diese Regelung sowohl f\u00fcr die Zusammenarbeit mit deutschen als auch mit anderen europ\u00e4ischen Institutionen.<\/p>\n\n\n\n

Wann wird die E-Rechnung Pflicht?<\/h2>\n\n\n\n

Bei der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung muss man unterscheiden, wer der Adressat der Rechnung ist. Wie gerade erw\u00e4hnt, ist die E-Rechnung im B2G bereits heute Pflicht. Demgegen\u00fcber ist die elektronische Rechnung im B2B- oder B2C-Bereich noch nicht obligatorisch.<\/p>\n\n\n\n

Doch auch hier ist mit dem Wachstumschancengesetz nun eine \u00c4nderung beschlossen worden. Ab dem 01. Januar 2025 besteht f\u00fcr im Inland ans\u00e4ssige Unternehmen im B2B-Umfeld die M\u00f6glichkeit zum Empfang sowie zur Archivierung von E-Rechnungen nach der EN 16931 Norm. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Betrieb im Haupt- oder Nebengewerbe gef\u00fchrt wird. Ein Unternehmen hat dann zudem keinen Rechtsanspruch mehr auf eine PDF- oder Papierrechnung. Ausnahmen gelten jedoch f\u00fcr Rechnungen unter 250 Euro gem\u00e4\u00df \u00a7 33 UStDV und f\u00fcr Fahrausweise gem\u00e4\u00df \u00a7 34 UStDV.<\/p>\n\n\n\n

Damit Unternehmen gen\u00fcgend Zeit haben, die im M\u00e4rz 2024 beschlossenen Ma\u00dfnahmen umzusetzen, wird es gewisse \u00dcbergangsregelungen f\u00fcr E-Rechnungen geben. Sie m\u00fcssen also noch nicht zwingend zum Start des neuen Jahres alles in trockenen T\u00fcchern haben.<\/p>\n\n\n\n

Weiterf\u00fchrende Informationen zum Wachstumschancengesetz und was sich f\u00fcr Ihr Unternehmen \u00e4ndert, finden Sie in den beiden folgenden Artikeln:<\/p>\n\n\n\n