{"id":375,"date":"2017-12-01T10:51:43","date_gmt":"2017-12-01T10:51:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/glossary\/personalakte\/"},"modified":"2026-01-23T11:27:08","modified_gmt":"2026-01-23T10:27:08","slug":"personalakte","status":"publish","type":"sage_glossary","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/personalakte\/","title":{"rendered":"Personalakte"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tBeschreibung im Lexikon<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tPersonalakte\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t
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Generell besteht f\u00fcr Unternehmen keine Pflicht zur Anlage von Personalakten. Dennoch ist es in deutschen Unternehmen \u00fcblich, von jedem Mitarbeiter eine Personalakte anzulegen. Diese enth\u00e4lt die wichtigsten pers\u00f6nlichen Daten sowie die Unterlagen, die sich im Laufe des Angestelltenverh\u00e4ltnisses ansammeln, z. B. das Bewerbungsschreiben, der Arbeitsvertrag und sp\u00e4tere Fortbildungen oder Abmahnungen. Aufgrund der digitalen Transformation der modernen Arbeitswelt handelt es sich heute meist um eine digitale Personalakte<\/a>, das hei\u00dft, alle Unterlagen werden digital gespeichert.<\/p>\n

Was steht in der Personalakte?<\/h2>\n

Grunds\u00e4tzlich d\u00fcrfen nur Daten gespeichert werden, an denen ein berechtigtes sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht. Lediglich bestimmte Mitarbeiter (generell Human Resources und der Arbeitgeber\/Chef) sind berechtigt, Personalakten zu f\u00fchren und zu bearbeiten. Der Kreis der befugten Personen ist m\u00f6glichst klein zu halten.<\/p>\n

Zul\u00e4ssige Unterlagen sind u. a. die Bewerbungsunterlagen wie das Bewerbungsschreiben und die Zeugnisse, die der Arbeitnehmer vor seiner Einstellung \u00fcbermittelt hat. Weitere Qualifikationen<\/a>, die im Rahmen von Fortbildungen erworben wurden, k\u00f6nnen ebenso gespeichert werden wie die Ergebnisse interner Eignungstests und Auswahlpr\u00fcfungen. Generell wird der Arbeitsvertrag in der Personalakte gespeichert, sowie etwaige zus\u00e4tzliche Vereinbarungen. Auch negative Vorkommnisse wie Abmahnungen<\/a> und Lohnpf\u00e4ndungen<\/a> d\u00fcrfen vermerkt werden. Nicht zuletzt werden in der Personalakte Beurteilungen und Zwischenzeugnisse<\/a> festgehalten.<\/p>\n

Unzul\u00e4ssig ist das Speichern privater Informationen \u00fcber den Arbeitnehmer. Weiterhin ist es nicht erlaubt, eine Liste \u00fcber die Krankentage zu f\u00fchren oder Notizen des Arbeitgebers \u00fcber die Leistung des Arbeitnehmers. Gesundheitliche Gutachten d\u00fcrfen nur gespeichert werden, wenn es sich um allgemeine Beurteilungen durch den Betriebsarzt handelt. Einzelne \u00e4rztliche Untersuchungsergebnisse fallen unter die \u00e4rztliche Schweigepflicht und sind vom Betriebsarzt entsprechend aufzubewahren.<\/p>\n

Das F\u00fchren von sogenannten Geheimakten oder Schwarzakten ist verboten.<\/p>\n

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Tipp:<\/h2>\n

Archivieren Sie jetzt alle mitarbeiterbezogenen Dokumente mit der digitalen Personalakte<\/a><\/p>\n<\/blockquote>\n

Die Rechte des Arbeitnehmers<\/h2>\n

Der Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte jederzeit ohne Ank\u00fcndigung einzusehen. Dies gilt auch f\u00fcr die digitale Personalakte<\/a>. Er darf sich Notizen zu den Inhalten machen und ggf. auch Kopien anfertigen. Ist er mit bestimmten Elementen nicht einverstanden, hat er nach \u00a7 83 Abs. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht, eine Gegendarstellung zu verfassen, die ebenfalls in die Personalakte mit aufgenommen werden muss. Weiterhin hat er das Recht auf die Entfernung unrichtiger Angaben. Hat er beispielsweise eine Abmahnung erhalten, die als ungerechtfertigt zur\u00fcckgewiesen wurde, kann er verlangen, dass diese aus der Akte entfernt wird. Weiterhin darf er ein von ihm bestimmtes Betriebsratsmitglied heranziehen und kann dieses Mitglied von der Schweigepflicht entbinden. Generell hat der Betriebsrat<\/a> jedoch kein Recht, Einsicht in die einzelnen Akten der Arbeitnehmer zu nehmen.<\/p>\n

Wissenswertes zum Datenschutz<\/h2>\n

Die Weitergabe der Informationen aus den Personalakten an Dritte ist verboten. W\u00e4hrend es fr\u00fcher relativ einfach war, die Papierakten in einem abgeschlossenen Aktenschrank aufzubewahren, erfordert die heute elektronische Personalakte<\/a> besondere Ma\u00dfnahmen zum Datenschutz<\/a>. Dies beginnt schon damit, dass jeder Arbeitnehmer nach dem Datenschutzgesetz seine explizierte Einwilligung in die Erhebung und Speicherung seiner Daten geben muss. Meist erfolgt dies heute durch eine entsprechende Passage im Arbeitsvertrag<\/a>.<\/p>\n

Sobald die personenbezogenen Daten von mindestens zehn Mitarbeitern auf elektronischem Weg gespeichert werden, muss die Firma einen Datenschutzbeauftragten bestellen.<\/p>\n\n<\/div>\n

Hilfreiche Artikel zur Personalakte<\/h2>\n\n\n\n