{"id":426,"date":"2017-12-01T10:53:43","date_gmt":"2017-12-01T10:53:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/glossary\/reisekostenabrechnung\/"},"modified":"2025-07-07T11:28:00","modified_gmt":"2025-07-07T09:28:00","slug":"reisekostenabrechnung","status":"publish","type":"sage_glossary","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/reisekostenabrechnung\/","title":{"rendered":"Reisekostenabrechnung"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/\" class=\"entry-header__link\">Beschreibung im Lexikon<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tReisekostenabrechnung\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"reading-time\"> Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Reisekostenabrechnung\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/reisekostenabrechnung\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Bitte lesen Sie diesen interessanten Artikel\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Teilen<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Link kopieren<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Kopiert<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-reisekostenabrechnung-erklart\">Reisekostenabrechnung erkl\u00e4rt<\/h2>\n\n\n\n<p>Das Wichtigste zuerst kurz und knapp: Was ist eine Reisekostenabrechnung? Die Reisekostenabrechnung ist ein dokumentierter Prozess zur Erfassung, Pr\u00fcfung und Erstattung von Reisekosten, die im Rahmen beruflicher oder gesch\u00e4ftlicher T\u00e4tigkeiten anfallen. Sie umfasst typischerweise Ausgaben wie Fahrtkosten, \u00dcbernachtungen, Mahlzeiten und sonstige notwendige Aufwendungen einer Dienstreise. Sie ist die Grundlage f\u00fcr die R\u00fcckerstattung der entstandenen Kosten gegen\u00fcber dem Arbeitgeber oder Kunden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wann-wird-eine-reisekostenabrechnung-erstellt\">Wann wird eine Reisekostenabrechnung erstellt?<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine Reisekostenabrechnung wird erstellt, wenn eine beruflich veranlasste Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit au\u00dferhalb der Wohnung und der ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte stattfindet und der Arbeitgeber die Kosten der Dienstreise \u00fcbernimmt.<\/p>\n\n\n\n<p>Typischerweise erfolgt die Abrechnung nach einer Dienstreise oder einem gesch\u00e4ftlichen Au\u00dfeneinsatz, wobei der Arbeitgeber oder das Unternehmen die erstattungsf\u00e4higen Kosten pr\u00fcft und entsprechend verg\u00fctet. Sie dient sowohl der internen Kostenkontrolle als auch steuerlichen Nachweisen.<\/p>\n\n\n\n<p>Jedoch ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. Arbeitnehmer k\u00f6nnen nicht erstattete Reisekosten in ihrer Einkommensteuererkl\u00e4rung als Werbungskosten geltend machen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-inhalt-der-reisekostenabrechnung-die-kostenarten\"><strong>Inhalt der Reisekostenabrechnung: die Kostenarten<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Die Reisekostenabrechnung einer Dienstreise umfasst standardm\u00e4\u00dfig vier Kostenkategorien, die die typischen Ausgaben einer Gesch\u00e4ftsreise systematisch erfassen und eine klare sowie nachvollziehbare Auflistung erm\u00f6glichen. Diese sind Fahrtkosten, \u00dcbernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p>Tipp: <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/lohnabrechnung-software\/reisekostenabrechnung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Erleichtern Sie sich die Abrechnung mit unserer Reisekostenabrechnungs-Software<\/strong><\/a><\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fahrtkosten\">Fahrtkosten<\/h3>\n\n\n\n<p>Die Fahrtkosten sind die Ausgaben, die zur beruflichen Fortbewegung bei einer Dienstreise anfallen. Hierzu geh\u00f6ren Kosten f\u00fcr Treibstoff, Tickets, Parkgeb\u00fchren und Kilometerpauschalen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/fahrtkosten\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Fahrtkosten<\/strong><\/a> bei einer Fahrt mit dem Auto k\u00f6nnen in der Reisekostenabrechnung entweder per Nachweis in tats\u00e4chlicher H\u00f6he geltend gemacht oder \u00fcber die Kilometerpauschale in H\u00f6he von 0,30 Euro je Kilometer abgerechnet werden. Damit die Fahrtkosten in tats\u00e4chlicher H\u00f6he erstattet werden k\u00f6nnen, muss ein Fahrtenbuch gef\u00fchrt werden und detaillierte Angaben zu den Gesamtkosten, der Jahresfahrleistung und den beruflich gefahrenen Kilometern enthalten. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz wird \u00fcblicherweise \u00fcber einen Zeitraum von zw\u00f6lf Monaten anhand eines Einzelnachweises ermittelt.<\/p>\n\n\n\n<p>Beispiele f\u00fcr Fahrkosten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Bahnticket (2. Klasse) im Wert von 45 Euro<\/li>\n\n\n\n<li>150 gefahrene Kilometer mit dem Privat-Pkw (150 km \u00d7 0,30 \u20ac)= 45 \u20ac Erstattung<\/li>\n\n\n\n<li>Flugticket<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnung f\u00fcr Benzin und Parken im Fall einer Nutzung mit einem Firmenwagen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Aufgepasst!<\/strong> Mit \u201cFahrtkosten\u201d werden alle Kosten beschrieben, die der Arbeitnehmer f\u00fcr den Arbeitgeber zur\u00fccklegt. Ein Beispiel f\u00fcr Fahrtkosten ist somit auch der Weg zwischen dem Wohnort und der ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte. F\u00fcr eine solche Fahrt muss jedoch keine Reisekostenabrechnung erstellt werden, da es sich nicht um eine Dienstreise handelt.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ubernachtungskosten\">\u00dcbernachtungskosten<\/h3>\n\n\n\n<p>Die \u00dcbernachtungskosten k\u00f6nnen entweder im Rahmen der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegebenen Pauschalen oder nach Vorlage der Rechnung in tats\u00e4chlicher H\u00f6he erstattet werden. Das BMF ver\u00f6ffentlicht meist im j\u00e4hrlichen Rhythmus eine Tabelle, in der f\u00fcr jedes Land die Pauschalen angegeben sind. F\u00fcr eine \u00dcbernachtung in D\u00e4nemark darf der Arbeitgeber beispielsweise pauschal 150 Euro je Nacht an \u00dcbernachtungskosten ersetzen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-mahlzeiten-und-verpflegung\">Mahlzeiten und Verpflegung<\/h3>\n\n\n\n<p>Der steuerfrei zu ersetzende <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/verpflegungsmehraufwand\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Verpflegungsmehraufwand<\/strong><\/a> ist f\u00fcr Reisen innerhalb Deutschlands festgelegt. Er betr\u00e4gt:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>14 Euro<\/strong> f\u00fcr eine Abwesenheit <strong>zwischen 8 und 24 Stunden<\/strong> sowie f\u00fcr den An- und Abreisetag<\/li>\n\n\n\n<li><strong>28 Euro<\/strong> f\u00fcr eine Abwesenheit <strong>von mindestens 24 Stunden<\/strong>, also f\u00fcr volle Kalendertage<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Abweichend hiervon legt das BMF f\u00fcr jedes Land gesonderte Pauschalen fest, soweit dort die Lebenshaltungskosten von Deutschland abweichen. So erh\u00e4lt ein Arbeitnehmer, der eine Woche in der Schweiz eingesetzt wird, diese Pauschalen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Anreisetag: 43 Euro<\/li>\n\n\n\n<li>2. bis 4. Tag: 3 x 64 Euro<\/li>\n\n\n\n<li>Abreisetag: 43 Euro<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Insgesamt betr\u00fcge der Verpflegungsmehraufwand bei dieser Reisekostenabrechnung also 278 Euro. F\u00e4nde die Reise innerhalb Deutschlands statt, beliefe er sich lediglich auf 112 Euro.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Ausnahmeregelung:<\/strong> Wenn eine beruflich bedingte Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit ohne \u00dcbernachtung auf zwei Kalendertage verteilt ist, kommt die Mitternachtsregelung f\u00fcr die Verpflegungspauschalen zur Anwendung.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-reisenebenkosten\">Reisenebenkosten<\/h3>\n\n\n\n<p>Bei einer Gesch\u00e4ftsreise ist es zu erwarten, dass noch zahlreiche weitere Reisenebenkosten anfallen, zum Beispiel:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Mietgeb\u00fchr f\u00fcr Mietwagen<\/li>\n\n\n\n<li>Taxi<\/li>\n\n\n\n<li>\u00d6ffentliche Verkehrsmittel<\/li>\n\n\n\n<li>Schlie\u00dffachgeb\u00fchr<\/li>\n\n\n\n<li>Mautgeb\u00fchren<\/li>\n\n\n\n<li>Kosten f\u00fcr Parkplatz oder Garage<\/li>\n\n\n\n<li>Eintrittstickets f\u00fcr gesch\u00e4ftliche Veranstaltungen<\/li>\n\n\n\n<li>Trinkgelder<\/li>\n\n\n\n<li>Telefonkosten<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Diese und weitere Reisenebenkosten k\u00f6nnen im Rahmen der Reisekostenabrechnung steuerfrei erstattet werden. Hierzu m\u00fcssen sie aber durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Alternativ ist ein Eigenbeleg anzufertigen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-steuern-und-reisekosten\">Steuern und Reisekosten<\/h2>\n\n\n\n<p>Mit der Reisekostenabrechnung hat der Arbeitgeber die M\u00f6glichkeit, Aufwendungen f\u00fcr Unterkunft, Verpflegung und Fahrten gem\u00e4\u00df \u00a7 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei zu erstatten. Sollte der Arbeitgeber die Reisekosten nicht erstatten, kann der Arbeitnehmer die entstanden Kosten als Werbungskosten steuerlich geltend machen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wichtig ist, dass nur die Kosten abgesetzt werden k\u00f6nnen, die tats\u00e4chlich vom Reisenden selbst getragen wurden. Eine doppelte steuerliche Beg\u00fcnstigung wird vermieden, indem bereits erstattete Ausgaben entweder abgezogen oder als steuerfreie Eink\u00fcnfte in der Einkommensteuererkl\u00e4rung (Anlage N) ausgewiesen werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-formelle-teile-einer-reisekostenabrechnung\">Formelle Teile einer Reisekostenabrechnung<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine Reisekostenabrechnung dient der genauen Dokumentation aller dienstlich veranlassten Reisekosten und bildet die Grundlage f\u00fcr eine Erstattung durch den Arbeitgeber oder die steuerliche Anerkennung als Werbungskosten. Auch wenn es keine gesetzlichen Anforderungen zu den Bestandteilen einer Reisekostenabrechnung gibt, m\u00fcssen bestimmte formale Bestandteile enthalten sein, damit sie korrekt erstellt wird und anerkannt bleibt:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>1. Pers\u00f6nliche und Unternehmensangaben<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Zu Beginn der Abrechnung m\u00fcssen die wichtigsten Stammdaten aufgef\u00fchrt werden:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Name der reisenden Person<\/li>\n\n\n\n<li>Mitarbeiter:innennummer (falls erforderlich)<\/li>\n\n\n\n<li>Unternehmensname und Adresse<\/li>\n\n\n\n<li>Abteilung oder Kostenstelle<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>2. Reisedetails<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Eine vollst\u00e4ndige Beschreibung der Dienstreise:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Reisedatum (inkl. Uhrzeit von Abfahrt und R\u00fcckkehr)<\/li>\n\n\n\n<li>Dauer der Reise<\/li>\n\n\n\n<li>Reiseziel (Ort, ggf. Gesch\u00e4ftsadresse)<\/li>\n\n\n\n<li>Zweck der Reise (Kundentermin, Schulung, Messebesuch etc.)<\/li>\n\n\n\n<li>Genutzte Verkehrsmittel (z. B. Zug, Flugzeug, Pkw)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>3. Angabe der angefallenen Reisekosten<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die Reisekostenabrechnung muss eine detaillierte Auflistung aller erstattungsf\u00e4higen Ausgaben enthalten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder tats\u00e4chliche Kosten, z. B. Bahntickets)<\/li>\n\n\n\n<li>\u00dcbernachtungskosten (Hotelrechnung, inklusive Angaben zu inkludierten Mahlzeiten)<\/li>\n\n\n\n<li>Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen gem\u00e4\u00df den geltenden steuerlichen Regelungen)<\/li>\n\n\n\n<li>Reisenebenkosten (z.B. Parkgeb\u00fchren, Mautgeb\u00fchren, Kosten f\u00fcr Telefonate)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>4. Belege als Nachweis<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Jede Ausgabe, f\u00fcr die keine Pauschale angesetzt wird, muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Dazu geh\u00f6ren:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hotelrechnungen<\/li>\n\n\n\n<li>Tankquittungen<\/li>\n\n\n\n<li>Bahntickets oder Flugbuchungen<\/li>\n\n\n\n<li>Nachweise f\u00fcr Teilnahme an Veranstaltungen (z. B. Eintrittskarten, Besprechungsprotokolle)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>5. Unterschrift und Best\u00e4tigung<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die Abrechnung wird \u00fcblicherweise sowohl von der reisenden Person als auch von der buchhaltenden Stelle des Unternehmens gepr\u00fcft und unterschrieben, bevor die Erstattung oder steuerliche Anerkennung erfolgen kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Eine sorgf\u00e4ltig erstellte Reisekostenabrechnung sorgt f\u00fcr eine klare Nachvollziehbarkeit und minimiert das Risiko von steuerlichen Nachforderungen oder Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fehler-in-der-reisekostenabrechnung-gefahr-einer-steuernachzahlung\">Fehler in der Reisekostenabrechnung: Gefahr einer Steuernachzahlung<\/h3>\n\n\n\n<p>Es ist sehr wichtig, dass die <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/lohnabrechnung-software\/reisekostenabrechnung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Reisekostenabrechnungen<\/a> immer sorgf\u00e4ltig angefertigt werden. Andernfalls drohen dem Unternehmer Steuernachzahlungen, wenn der Sachbearbeiter bei einer Betriebspr\u00fcfung die Fehler aufdeckt. Beim abrechnen von Reisekosten entstehen h\u00e4ufig Fehler wie beispielsweise die Abrechnung von Kosten ohne Beleg, die falsche Umrechnung von Fremdw\u00e4hrungen oder die Erstattung nicht gesch\u00e4ftlich veranlasster Reisenebenkosten.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-software-zur-korrekten-reisekostenaufzeichnung\">Software zur korrekten Reisekostenaufzeichnung<\/h3>\n\n\n\n<p>Mit einer <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/produkte\/sage-hr-suite-personal-software\/reisekosten\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>digitalen Reisekostenabrechnung<\/strong><\/a> wird der gesamte Prozess deutlich optimiert, indem Sie f\u00fcr eine papierlose, effiziente und gesetzeskonforme Erfassung der Auslagen sorgen. Mit unserer spezialisierten <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/lohnabrechnung-software\/reisekostenabrechnung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Reisekostenabrechnungs-Software<\/strong><\/a> k\u00f6nnen Mitarbeiter ihre Reisedaten und Belege bequem \u00fcber das Mitarbeiterportal oder per App einreichen \u2013 jederzeit und \u00fcberall. Der integrierte Workflow beschleunigt die Genehmigung und \u00dcberpr\u00fcfung der Reisekosten, w\u00e4hrend die l\u00fcckenlose digitale Dokumentation s\u00e4mtliche gesetzlichen Vorgaben (z. B. EStG, BRKG) und unternehmensspezifische Richtlinien ber\u00fccksichtigt. Zus\u00e4tzlich erm\u00f6glicht die automatische \u00dcbergabe an die Personalabrechnung eine schnelle und pr\u00e4zise Erstattung. 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