{"id":67,"date":"2017-12-01T10:34:56","date_gmt":"2017-12-01T10:34:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/glossary\/beleg\/"},"modified":"2026-01-23T11:45:58","modified_gmt":"2026-01-23T10:45:58","slug":"beleg","status":"publish","type":"sage_glossary","link":"https:\/\/www.sage.com\/de-de\/blog\/lexikon\/beleg\/","title":{"rendered":"Beleg"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tBeschreibung im Lexikon<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tBeleg\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t\t
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\n\t\t\t Minuten zu lesen<\/span>\n\t\t\n\t\t\t

Papierdokumente und digitale Belege<\/h2>\n

Belege m\u00fcssen grunds\u00e4tzlich im Original vorliegen und archiviert werden. Im Online-Zeitalter werden Rechnungen und Gutschriften zunehmend nicht nur digital erstellt, sondern immer h\u00e4ufiger in Dateiform versandt. Auch f\u00fcr digitale Belege im Rahmen der digitalen Buchhaltung<\/a> muss daher sichergestellt sein, dass ein Empf\u00e4nger sie in genau der Form archiviert, in der er sie empfangen hat. Was f\u00fcr Originalbelege in Papierform gilt, ist ebenso f\u00fcr Online Rechnungen<\/a> in Dateiform vorgeschrieben: Es ist sicherzustellen, dass keine \u00c4nderungen am digitalen Dokument m\u00f6glich sind.<\/p>\n

Unterschiedliche Arten von Belegen<\/h2>\n

Die einfachsten und buchhalterisch am h\u00e4ufigsten vorkommenden Belegarten sind Rechnungen<\/a>, die ein Unternehmen selbst an Kunden stellt oder von Lieferanten empf\u00e4ngt. In dem Moment, in dem Rechnungen<\/a> versandt oder empfangen werden, stellen sie bereits einen Gesch\u00e4ftsvorfall dar. Denn es sind offene Forderungen<\/a> oder offene Verbindlichkeiten<\/a> entstanden. Daneben kennt jedes Unternehmen regelm\u00e4\u00dfig wiederkehrende, in der Regel monatliche Kosten, die den jeweils gleichen Betrag aufweisen. Dazu geh\u00f6ren Kosten<\/a> f\u00fcr Miete oder Pacht, monatliche Raten f\u00fcr Leasingvertr\u00e4ge und Kredite oder Beitr\u00e4ge f\u00fcr Versicherungen<\/a> und Verb\u00e4nde. In diesen F\u00e4llen dienen die entsprechenden Vertr\u00e4ge als Belege, die im Falle einer Betriebspr\u00fcfung<\/a> zur Verf\u00fcgung stehen m\u00fcssen. Vertr\u00e4ge mit l\u00e4ngeren Laufzeiten geh\u00f6ren zu den Originaldokumenten, die grunds\u00e4tzlich immer in Papierform archiviert werden sollten.<\/p>\n

Belegarchivierung und papierlose Buchhaltung<\/h2>\n

Das Bundesfinanzministerium hat mit den GoBD<\/a> (Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nicht nur geregelt, welche Pflichten Unternehmen zu erf\u00fcllen haben, die im webbasierten Business ausschlie\u00dflich digitale Belege versenden. Es besteht grunds\u00e4tzlich f\u00fcr jedes Unternehmen die M\u00f6glichkeit, neben digitalen Belegen auch Papierdokumente per Scanner zu digitalisieren und papierlos zu archivieren. Dazu m\u00fcssen bestimmte Verfahrensweisen erf\u00fcllt werden, die eine nachhaltige Unver\u00e4nderbarkeit eines digitalen Belegs sicherstellen. Besonders f\u00fcr kleinere und mittelst\u00e4ndische Betriebe kann sich diese Option als sinnvoll erweisen, zumal im Markt f\u00fcr Business-Software<\/a> bereits Programme zur Verf\u00fcgung stehen, die eine GoBD-konforme Archivierung unterst\u00fctzen.<\/p>\n

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Tipp:<\/h2>\n

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Weitere Arten von Belegen<\/h2>\n

F\u00fcr Branchen wie zum Beispiel die Gastronomie, in denen \u00fcblicherweise h\u00e4ufig Bareinnahmen erzielt werden, gilt die F\u00fchrung eines Kassenbuchs<\/a> als Pflicht, dem somit der Status eines Belegs zukommt. Dar\u00fcber hinaus unterliegen auch Journale zu Personalkosten sowie Listen und Protokolle zu Lagerbest\u00e4nden im Rahmen einer Inventur<\/a> der Belegpflicht. Grunds\u00e4tzlich steht bei der Aufbewahrungspflicht<\/a> von Belegen nicht nur die Glaubw\u00fcrdigkeit und Dokumentenechtheit im Vordergrund. Es besteht gleichzeitig die Verpflichtung dem Finanzamt gegen\u00fcber, Belege in zumutbarer, also ordentlich strukturierter Art und Weise zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p>\n\n

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2026: Alle neuen Gesetze immer im Blick<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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