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Buchhaltung: Diese rechtlichen Neuerungen gibt es ab 2021

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Frau im Büro

Ab Januar 2021 treten zahlreiche Änderungen in Kraft, die sich direkt auf die Buchhaltung auswirken. Auch lohnt sich die Anschaffung von Dienstwagen mit E-Motor im nächsten Jahr aufgrund von Prämien und Abschreibungsmöglichkeiten ganz besonders. Darüber hinaus wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schrittweise digitalisiert – ein Prozess, der auch Ihren Kassen- und Aufzeichnungssystemen bevorsteht. Hier gilt eine gesetzlich vorgeschriebene Modernisierungspflicht. Was das im Detail für Ihre Buchhaltung bedeutet, lesen Sie im Folgenden.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung: Das Aus für den gelben Zettel

Das Jahr 2021 steht ganz im Zeichen der Digitalisierung. Diese Entwicklung hat auch Folgen für das Steuer- und Handelsrecht und somit für die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen. Das betrifft vor allem die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Das Bürokratieentlastungsgesetz III hat schon im vergangenen Jahr das Aus für den „gelben Zettel“ angekündigt. Nun löst die sogenannte eAU den papiergebundenen Krankenschein ab. Für die internen Verwaltungsprozesse bedeutet das:

Die Krankenkassen übermitteln künftig elektronisch Details wie Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit sowie ggf. das Auslaufen von Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall. Abrufbar sind die Informationen über das Entgeltabrechnungsprogramm. Für Arbeitnehmer entfällt damit die bisherige Vorlagepflicht der AU-Bescheinigung. Schließlich ist jetzt der Arbeitgeber in der Holschuld. Allerdings müssen Beschäftigte ihren Vorgesetzten nach wie vor informieren, sollten sie krankheitsbedingt ausfallen. Ausnahmen von der digitalen Bescheinigung gelten für privatversicherte Arbeitnehmer. Zudem gibt es für Vertragsärzte eine Übergangsfrist bis zum 1. Oktober 2021.

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Achtung in der Buchhaltung: Das müssen Sie bei Minijobbern beachten

Eine Besonderheit gilt zudem für geringfügig Beschäftigte. Auch deren Daten müssen elektronisch bei der Krankenkasse abgerufen werden. Häufig ist die aber beim Arbeitgeber gar nicht bekannt, da die Sozialversicherungsmeldungen über die Minijob-Zentrale geleitet werden. Ab sofort bedeutet das für Sie: Bei Neueinstellung von Minijobbern wird die Krankenkasse zur Pflichtangabe. Für alle bestehenden Aushilfen müssen Sie diese Information nachträglich erfassen.

Kassen- und Aufzeichnungssysteme werden digital

Die Umsetzung der eAU erfolgt in zwei Schritten: Ab 1. Januar 2021 übermitteln die Ärzte die Daten elektronisch an die Krankenkassen. Arbeitgeber müssen ihre Prozesse aber erst ab 2022 an die digitalen Abläufe anpassen. Allerdings sollten Sie bereits jetzt beginnen, sich auf die bevorstehenden Neuerungen einzustellen. Das betrifft insbesondere die Implementierung eines elektronischen Datenaustauschsystems, über das der AU-Abruf künftig erfolgen soll. Dazu passt auch, dass die Übergangsfrist für analoge Kassen- und Aufzeichnungssysteme zum 30.09.2020 ausgelaufen ist. Unternehmen müssen bestehende Lösungen jetzt nachrüsten oder bis Ende 2022 vollständig ersetzen. Ziel ist es, dass Sie über die erforderliche Hard- und Softwareausrüstung verfügen, um Daten digital verarbeiten und Geschäftsvorfälle elektronisch dokumentieren zu können.

Die E-Rechnung – jetzt auch für Auftragnehmer von Bund und Ländern

Auch die Rechnungsverarbeitung wird immer digitaler. Schon seit Mitte April 2020 dürfen Bund und Länder keine E-Rechnungen mehr ablehnen. Ab Ende November sind die Auftragnehmer nun sogar verpflichtet, ihre Rechnungen für öffentliche Aufträge ausschließlich elektronisch einzureichen.

Mobilität neu definiert: Höhere Pendlerpauschale und bessere Anreize für E-Autos

Doch damit nicht genug der Neuerungen: Ab Januar 2021 steigt die Pendlerpauschale – zumindest für Fahrten von mehr als 21 Kilometern. Bei geringeren Entfernungen bleibt sie unverändert bei 0,30 Euro, anschließend erhöht sie sich auf 0,35 Euro – ab 2024 sogar auf 0,38 Euro.

Und zu guter Letzt noch ein Tipp: Sollten Sie die Anschaffung neuer Dienstwagen planen, empfiehlt sich noch bis Ende 2021 ein Blick auf die immer größer werdende Auswahl an Elektrofahrzeugen. Hier profitieren Sie derzeit nämlich gleich dreifach: Sie erhalten statt früher 3.000 Euro jetzt bis zu 9.000 Euro Prämie und können Sonderabschreibungen im Jahr der Anschaffung geltend machen – und zwar in Höhe von 50 Prozent des Anschaffungspreises (§ 7c EStG). Zudem gilt: Wird das Auto nicht nur beruflich, sondern teilweise auch privat genutzt, müssen bei einem Elektroantrieb nur 0,25 Prozent des Listenpreises versteuert werden (sonst 1 Prozent bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor).

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