Der Vorteil einer Zeiterfassung für Kleinbetriebe

Zeit ist Geld, das weiß jeder. Besonders Kleinbetriebe achten auf ihr Zeitmanagement, damit jede Sekunde sinnvoll ausgenutzt ist. Unternehmer stellen ihre Arbeitskraft zur Verfügung und in Rechnung, größtenteils basierend auf Stundensätzen. Doch auch Festpreise wollen geplant und Mitarbeiter richtig eingesetzt sein. Die Digitalisierung bietet Kleinbetrieben viele Möglichkeiten, die eigene Arbeit zu optimieren. Eine davon ist eine digitale Zeiterfassung, die die Arbeitszeit für alle Angestellten und Projekte gleichzeitig aufzeichnet.

Was macht eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe?

Wie der Name sagt, erfasst sie die Zeit. Für jeden einzelnen Mitarbeiter gibt es ein Stundenkonto, auf dem seine Arbeitszeit inklusive Plus- und Minusstunden verzeichnet ist. Diese simple Idee ermöglicht es einem Unternehmen sofort, sämtliche Arbeitszeiten zu überblicken. Reine Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten können sie auch in selbst erstellten Tabellen aufschreiben. Digitale Zeiterfassungen bieten aber noch mehr Funktionen. Die Zeiteinträge werden nicht nur einem Mitarbeiter, sondern gleichzeitig einem Projekt zugeordnet. Arbeitgeber sehen so, wer wann und wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat. Die Daten verwerten sie weiter und stellen Berichte für sich und die Kunden auf. Projektberichte liefern detaillierte Informationen über alle erbrachten Leistungen und den Fortschritt in einem hinterlegten Budgetrahmen.

Wie funktioniert eine Zeiterfassung?

Was hat Zeiterfassung mit Buchhaltung und Lohnabrechnung zu tun?

Sehr viel, denn ein solches Programm sammelt die notwendigen Daten. Durch integrierte Schnittstellen gelangen diese Daten mit wenigen Klicks in die passende Anwendung. Eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe verfolgt jede Sekunde des Arbeitstages. Ungenaue Schätzungen der Arbeitszeit für einen Kunden gehören somit der Vergangenheit an. Aus den Daten in der Zeiterfassung lassen sich präzise Rechnungen erstellen. Sind die Stundensätze für ein Projekt ebenfalls hinterlegt, erübrigt sich sogar das Zusammenrechnen.

Genauso funktioniert es mit den Stundenkonten der Mitarbeiter. Die eigenen Zeiten fließen auf das Konto und die Arbeitszeit sowie die Überstunden sind sofort ersichtlich. Die Daten werden direkt in die Lohnabrechnung übertragen. Eingetragene Urlaube und Krankheitstage fallen auch direkt ins Gewicht.

Unternehmen legen so ein digitales System mit den eigenen Kennzahlen an, das sie jederzeit von verschiedenen Geräten abrufen. Eine Zeiterfassung mit Verbindungen zu Programmen wie der Sage Business Cloud Buchhaltung oder Sage Lohnabrechnung Plus ergänzt die Büroorganisation sinnvoll.

Wem nützt eine digitale Zeiterfassung?

Jedem Unternehmen, das einen genauen und akkuraten Überblick über die Arbeits- und Projektzeiten haben möchte. Rückwirkend ist es schwierig, die eigene Arbeitszeit korrekt einzuschätzen. Sinnvoll ist da ein Programm oder eine Regelung, bei der Mitarbeiter sich direkt einloggen oder eintragen. Der Wechsel von einem Projekt zum nächsten erhält ebenfalls einen Zeitstempel. Wer das alles nicht selbst auswerten möchte, nutzt direkt eine digitale Zeiterfassung mit Berichtsfunktion.

Eine solche Übersicht ist sinnvoll, wenn die Mitarbeiter gleichzeitig an verschiedenen Orten oder an verschiedenen Projekten arbeiten. Wer mehrmals täglich das Projekt wechselt, ist mit einer digitalen und mobilen Aufzeichnung ebenfalls gut beraten. Auch viele verschiedene Kunden erschweren einen Überblick, wenn Unternehmen diesen erst selbst erstellen müssen.

Betriebe, die viele Rechnungen oder Lohnabrechnungen schreiben, können sich das Sammeln der Daten dazu über eine Zeiterfassung erleichtern.

Aus rechtlicher Sicht ist es für bestimmte Branchen wie zum Beispiel das Baugewerbe oder Gaststätten vorgeschrieben, die Arbeitszeit zu erfassen. Auch Minijobs jeglicher Art fallen darunter. Bis auf wenige Ausnahmen müssen Arbeitgeber die Überstunden ihrer Mitarbeiter immer aufzeichnen, sofern diese keine leitenden Angestellten sind. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen von zwei Jahren ist mit einer digitalen Zeiterfassung auch direkt gegeben.

Was sind die Vorteile einer Zeiterfassung für Kleinbetriebe?

Jede Zeiterfassung bietet unterschiedliche Vorteile. Eine eigene Liste ist kostenlos und schnell erstellt, jedoch enorm aufwändig, unübersichtlich und fehleranfällig. Zeiterfassungssysteme benötigen eine gewisse Einarbeitungszeit, aber nehmen alle Daten komfortabel auf für die Weiterverwertung.

Alle Vorteile auf einen Blick:

• Sekundengenaue Arbeitszeitkonten
• Sekundengenaue Projektzeiten
• Berichtsfunktionen für alle Einträge
• Weiterverarbeitung der Daten für Abrechnungen
• Alles an einem Ort, ohne Zettelwirtschaft
• Mitarbeiter loggen sich am PC oder auf dem Handy ein
• Urlaubskalender zur Abwesenheitsplanung
• Ermöglicht flexible Modelle wie Gleitzeit

Wer eine Zeiterfassung in seinem Kleinbetrieb einführt – und dies mit einem bestehenden Betriebsrat abgesprochen hat – profitiert durch automatische Daten. Auf einen Blick sehen Unternehmer, wie viel Zeit bereits in einen Kunden oder ein Projekt geflossen ist. Mit einer direkten Verbindung zu passenden Programmen wird aus den Daten direkt eine Rechnung generiert. Genauso liefern die Programme die Zahlen für die Lohnabrechnung. Jede einzelne Minute auf dem Stundenkonto eines Mitarbeiters kann das Programm verzeichnen. Urlaubsanträge und Krankheitstage sind ebenfalls Bestandteil vieler Zeiterfassungssysteme.

Über die Softwarefirma Clockodo GmbH:
Das von den beiden Diplom-Informatikern Thomas Romanek und Moritz Hofmann 2003 als Internet-Agentur gegründete Unternehmen mit Niederlassungen im westfälischen Unna und in Fürth (Franken) ist für die Konzeption und Realisierung anspruchsvoller Onlineprojekte bundesweit bekannt. Seit 2011 ist Clockodo das erfolgreiche Kernprodukt der Softwarefirma.

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In dem Artikel „Optimieren Sie Ihren Außendienst – mit Zeiterfassung“ (verfügbar ab Mitte Februar 2021) geht es um die organisatorische Herausforderung von Arbeitszeiterfassung – insbesondere im Außendienst. Als anschauliches Beispiel wird das Facility Management herausgegriffen. Es wird generell berichtet, wie Software das Zeiterfassen vereinfachen kann und wie Unternehmer davon profitieren.

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