Digital Compliance: Wie Sie mehr aus digitalen Prozessen machen

Miriam Reichelt, Referentin Corporate Digital Responsibility & Datenschutz bei der Digitalagentur Comspace aus Bielefeld ist sich sicher: In einer immer komplexer werdenden Welt mit immer erklärungsbedürftigeren Tools leben digitale Geschäftsmodelle vom Vertrauen. Denn: In vielen Unternehmen werden Compliance-Prozesse digitalisiert.

Wir sprachen mit Miriam Reichelt über die Bedeutung, was diese Entwicklung für Unternehmen bedeutet.

Frau Reichelt, was bedeutet digitalisierte Compliance für das Unternehmen – und warum sollten Unternehmen in digitale Compliance investieren?

Einen Prozess 1:1 in digitaler Form darzustellen – das reicht für viele Unternehmen nicht. Das würde bedeuten, viele Möglichkeiten zu verschenken. Das Spannende an der Digitalisierung ist ja, dass man daraus viel mehr machen kann: Es treffen Gewinnorientierung und die Haltung des Unternehmens zusammen. Hier einen gemeinsamen Weg zu finden, das ist digitale Compliance.

Bei Comspace haben wir eine Philosophie, die weiter geht: Wir haben die Compliance nicht nur auf Corporate Digital Responsibility erweitert. Wir gehen so weit, dass wir sagen würden, dass Corporate Digital Responsibility einen überwiegenden Teil unserer Compliance ausmacht. Corporate Digital Responsibility (CDR) ist bekannt als die “unternehmerische Digitalverantwortung”. Es ist die Verbindung von Digitalisierung mit nachhaltigem Wirtschaften: Verantwortungsvoller Umgang mit Digitalökonomie und Digitaltechnologien.

Denn nicht alles, was technisch möglich und gesetzlich nicht verboten ist, sollte man auch wirklich so umsetzen. Vielleicht möchte man auch ganz bewusst weiter gehen und mehr als nur das absolute gesetzliche Minimum erfüllen. Digitalisierung muss nachhaltig gedacht und gestaltet werden, um fortschrittlich zu sein.

Was sind typische Compliance-Prozesse im Unternehmen und wie laufen sie digital ab?

Wir sind eine Digitalagentur. Dementsprechend haben wir selbst eigentlich keine analogen Prozesse mehr. Wir gestalten allerdings die Digitalisierung vieler mittelständischer Unternehmen entscheidend mit. Dafür ist es notwendig, dass wir die analogen in sinnvolle und oft schlankere digitale Workflows übersetzen.

Das führt zu deutlich kollaborativeren Prozessen, aufgelösten Daten-Silos und sehr feingranularen Berechtigungskonzepten, die in zwei Richtungen führen können: Zu mehr Vertraulichkeit, aber zugleich auch zu mehr Transparenz. Selbstverständlich ist es hier sehr wichtig, dass wir den Kund*innen auch im Bereich Datenschutz und digitaler Ethik ein solider Sparringspartner sind.

Aber nur, weil gerade alle nach Digitalisierung schreien, muss nicht jeder Prozess geradezu zwanghaft ins Digitale überführt werden. Besonders dann nicht, wenn er analog top funktioniert.

Welche Technologien im Unternehmen beeinflussen Compliance am stärksten?

Big Data und KI (Künstliche Intelligenz) sind derzeit sehr weit oben auf der Wunschliste vieler Unternehmen. Auch ein sehr ausführliches Tracking der Kund*innen, denn das ist der allgemeine “State of the art”. “Ein Algorithmus hat kein Taktgefühl”, sagt die Informatikerin Prof. Dr. Katharina Zweig dazu sehr treffend. Er hat auch kein Gewissen. Diskriminierung, Klassismus und Rassismus sind hier oft unabsichtlich “vorprogrammiert”. Und das liegt nicht an der Technik selbst, sondern an schlechten Trainingsdaten oder unsauberen Fragestellungen. Kurz, bei KI gilt: Shit in – shit out. Daher ist es fundamental wichtig, dass man überprüft, ob Ergebnisse auch ethisch korrekt sind, und ob das System bereit ist, sich in die “Mechanik” hineinzudenken, statt Auswertungen einfach zu akzeptieren.

Das sind allerdings auch die Themen, bei der die klassische Compliance oft an ihre Grenzen stößt: Was ist, wenn nicht Mitarbeiter*innen, sondern Systeme Regeln oder gar Gesetze brechen? Was ist, wenn die so sehr gewollte und auch oft so teure Technologie plötzlich dadurch ein schmerzhafter Boomerang wird?

Somit muss man mit CDR über die klassische Compliance hinausgehen und bereits frühzeitig beim Design der Infrastruktur ansetzen, da dieses maßgeblich für die Datenerhebung ist. CDR umfasst auch das Thema „Regeln für algorithmische Systeme“. Wir beraten unsere Kund*innen und lassen unser Wissen in unsere Projekte einfließen. Ziel dabei sind transparentere Lösungen, die schon bei der Datenerhebung für mehr Vertrauen bei Kund*innen und Anwender*innen sorgen.

Welche Risiken und Vorteile ergeben sich, wenn das Compliance Management auf den neuesten Stand gebracht werden muss?

Das größte Risiko ist, dass man als Unternehmen den ersten Schritt nicht wagt, weil man glaubt, dass das nur was für “die Anderen” oder “die Großen” ist. Oder schlicht: Ressourcenmangel. Und deshalb darauf verzichtet wird, Risiken frühzeitig zu erkennen und Schaden abzuwenden.

Digitale Compliance kann noch mehr. Sie kann den Branding Value steigern, indem man sich von Wettbewerbern abhebt. Sie prägt die Reputation des Unternehmens nach außen und die intensiven Beziehungen zu allen Stakeholdern haben positive Auswirkungen auf Projekte und Produkte. Verbraucherumfragen belegen, dass Vertrauen, der wichtigste Faktor bei Kaufentscheidungen ist.

Zudem erhöht sie die Kundenbindung an das Unternehmen, denn es ist nicht mehr nur entscheidend tut, sondern auch wie man es tut. Das gilt übrigens auch für das Recruiting. Mitarbeiter*innen wollen mehr als nur Geld verdienen. Sie wollen sinnstiftend und im Einklang mit den eigenen Werten arbeiten.

Natürlich kann man nicht von jetzt auf gleich Experte auf dem Gebiet CDR sein. Es erfordert erstmal die Bereitschaft, das Thema in die Unternehmensprozesse, aber auch in das eigene Leitbild zu übernehmen. Im Anschluss gibt es viele Möglichkeiten, schnell “ins Tun” zu kommen.

Wie sieht die Zukunft von Compliance aus?

Getrieben von dem immer stärker werdenden Einfluss von Algorithmen auf unser Leben ist für mich definitiv CDR (Corporate Digital Responsibility) DER Trend der kommenden Jahre. Wir bewegen uns zunehmend in Bereichen, die rechtlich nicht ausreichend flankiert werden. Wir hantieren häufig sorglos oder unbedarft mit Technologien, die wir nicht verstehen und deren Auswirkungen wir nicht oder nur schwer überblicken können. Hier ist es unabdingbar, dass man eine freiwillige Selbstverpflichtung eingeht, wenn man in der Zukunft, die man schafft, selbst auch noch gerne leben möchte.

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