Effektiv arbeiten im Homeoffice – Tipps für Kleinunternehmer

Immer mehr Unternehmen bieten ihren Beschäftigten die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Das erfordert neben der passenden technischen Basis eine gute Portion Selbstdisziplin von den Mitarbeitern. Mit einigen Regeln und Vorkehrungen lässt sich der Arbeitsalltag aber auch im Homeoffice erfolgreich gestalten. Unsere Tipps zeigen, worauf es dabei ankommt.

Ein Tisch, ein Stuhl, ein internetfähiger Computer – viel mehr ist eigentlich nicht nötig, um in den heimischen vier Wänden produktiv zu sein. Möglich macht dies vor allem Cloud-Computing. Mit den Cloud-Anwendungen können Mitarbeiter ganz einfach von jedem Ort auf Unternehmenssysteme und -daten zugreifen. Das hat enorme Vorteile: Beispielsweise behält die Geschäftsführung dank Echtzeitdaten jederzeit den Überblick über die finanzielle Situation und den Cashflow des Unternehmens. Zudem laufen Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Lohnabrechnung wie gewohnt weiter – auch wenn die Buchhaltungsmitarbeiter von zu Hause arbeiten. Denn auch kaufmännische Software-Lösungen für Kleinunternehmen stehen heutzutage flexibel in der Cloud zur Verfügung.

Nützliche Werkzeuge für virtuelle Zusammenarbeit

Aber auch Beschäftigte anderer Abteilungen können dank moderner Softwarelösungen ihre Tätigkeit ins Homeoffice verlagern. Denn von dort aus können sie sich auch mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern virtuell austauschen und mit ihnen zusammenarbeiten. Die Basis dafür schaffen Technologien aus dem Bereich Unified Communication & Collaboration (UCC) . Damit lassen sich beispielsweise Video- und Telefonkonferenzen per Knopfdruck starten, aber auch Nachrichten, Daten und Dokumente schnell und sicher austauschen. Mindmapping- und Projektmanagementwerkzeuge aus der Cloud helfen, im virtuellen Raum gemeinsam Ideen zu entwickeln und Projekte zu organisieren. Darüber hinaus ermöglichen es Screen-, File- und Application Sharing, Dokumente und Daten gemeinsam zu bearbeiten.

Datenschutz im Blick

Unternehmen sollten dabei allerdings den Datenschutz nicht aus den Augen verlieren. Denn die strengen Datenschutzvorgaben machen vor dem Homeoffice nicht halt. Laut dem Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (BfDI) gibt es jedoch keine klare gesetzliche Regelung, ob das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs aus in datenschutzrechtlicher Hinsicht zulässig ist. Deshalb sollten Unternehmen in jedem Einzelfall prüfen, ob die jeweiligen Aufgaben oder Tätigkeiten mit den Vorgaben vereinbar sind – insbesondere im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Um Risiken zu minimieren, empfiehlt der BfDI, im Homeoffice grundsätzlich auf eine voll elektronische Datenverarbeitung ohne Medienbruch zu setzen. Das heißt konkret:

• Die schriftliche Kommunikation mit dem Arbeitgeber,
• die Entgegennahme von Aufgaben,
• der Umgang mit personenbezogenen Daten und
• die Übermittlung der Arbeitsergebnisse

sollten automatisiert über verschlüsselte elektronische Kommunikationswege stattfinden.

Auch die Einrichtung eines Virtual Private Network (VPN) trägt zu einer Minimierung von Risiken bei. Denn der Zugriff auf dieses abgeschottete, eigenständige Netzwerk ist nur mit den richtigen Einstellungen und autorisierten Nutzerdaten möglich. Kommunikation und Datenaustausch sind dadurch genauso geschützt, als würden sie innerhalb des Firmengebäudes stattfinden.

So gelingt der Arbeitsalltag im Homeoffice

Doch damit der Arbeitsalltag auch zu Hause rundläuft, sind nicht nur die passenden technischen Werkzeuge erforderlich. Auch die Beschäftigten sind gefordert und müssen sich an die veränderten Bedingungen anpassen. So hat beispielsweise nicht jeder ein eigenes Arbeitszimmer. Mit einigen Tricks lässt sich aber auch in der heimischen Küche oder im Wohnzimmer ein geregelter Arbeitsalltag organisieren. Folgende Tipps helfen dabei:

• Geeigneten Arbeitsplatz schaffen

  Auch wer kein Arbeitszimmer hat, sollte sich möglichst einen festen Arbeitsbereich schaffen, den man bewusst betreten und verlassen kann. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Raumteiler. Wichtig: Monitore sollten so aufgestellt werden, dass sich möglichst keine Fenster oder Lichtquellen darin spiegeln oder dass ins Gegenlicht geschaut werden muss. Tageslicht kommt am besten von der Seite. Von Vorteil sind auch eine separate Tastatur, Maus und ein separater Bildschirm für Arbeiten am Notebook, da sie eine ergonomischere Arbeitshaltung ermöglichen.

• Ablenkungen reduzieren

  Auf dem Weg zum WC mal noch schnell das Altpapier rausbringen? Wer zu Hause arbeitet, wird häufiger abgelenkt. Dagegen helfen feste Arbeitszeiten, konkrete Ziele und regelmäßige Pausen. Wichtig ist auch, Familie und Freunden konkrete Arbeitszeiten mitzuteilen, um Störungen zu vermeiden. Zudem sollte im heimischen Arbeitsbereich eine gewisse Ordnung herrschen. Das heißt konkret: Sachen, die nichts mit der beruflichen Tätigkeit zu tun haben, am besten wegräumen. Und umgekehrt alles, was mit der Arbeit zu tun hat, nicht in der Wohnung verteilen.

• Ziele definieren

  Arbeit gibt es auch im Homeoffice mehr als genug. Und eigentlich muss alles sofort erledigt werden. In solchen Situationen geraten viele Menschen in die sogenannte Dringlichkeitsfalle – kurz: Sie verzetteln sich und lassen sich von unwichtigen und kaum dringlichen Aufgaben vereinnahmen. Hilfe dagegen versprechen Zeitmanagement-Methoden wie das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Die Idee dahinter ist simpel. Die Aufgaben werden vier Quadranten zugeordnet. Demzufolge haben Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, die oberste Priorität. Sie sollten daher sofort und selbst erledigt werden. Arbeiten, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, müssen nicht sofort erledigt werden. Statt sie einfach vor sich herzuschieben, sollte man diese Aufgaben gezielt planen und terminieren. Alles, was nicht wichtig, wohl aber dringend ist, lässt sich im besten Fall gut delegieren. Und Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können im Zweifelsfall vernachlässigt werden.

• Status kommunizieren

  Sitzt der Kollege nicht am Schreibtisch im Büro gegenüber bzw. das Team nicht in räumlicher Reichweite, sondern Kilometer entfernt im Homeoffice, kann die Kommunikation ins Stocken geraten. Zu Arbeitsbeginn ein freundliches Hallo in die Runde zu chatten oder sich in die Pause bzw. den Feierabend zu verabschieden, kann hierbei gut für das Miteinander sein. Hilfreich sind auch Statusinformationen. Sie zeigen, ob Mitarbeiter aktuell unterwegs oder erreichbar sind oder vielleicht auch gerade nicht gestört werden wollen.

• Für eine angenehme Arbeitsatmosphäre sorgen

  Im Homeoffice ist es deutlich schwieriger, Berufliches und Privates zu trennen. Deshalb sollte man feste Rituale etablieren. Dazu gehört etwa, jeden Morgen ein Arbeitsoutfit anzuziehen. Am besten so, als würde man ins Büro gehen. Hilfreich ist es zudem, sich ausreichend Zeit für ein Frühstück zu nehmen – und zwar außerhalb des Arbeitsbereiches. Übrigens: Bei Arbeitsunfällen sind auch Mitarbeiter im Homeoffice versichert. Der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zufolge ist bei einem Arbeitsunfall nicht unbedingt der Ort der Tätigkeit entscheidend. Wichtiger ist die Frage, ob die Tätigkeit in einem engen Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben steht.

• Auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance achten

  Nur weil der Arbeitsplatz zu Hause ist, heißt das nicht, dass man rund um die Uhr am Schreibtisch sitzen muss. Auch hier gelten die festgelegten Arbeits- und Pausenzeiten. Letztere sollte man unbedingt auch nutzen – am besten für ein bisschen Bewegung. Denn gerade im Homeoffice kommt diese häufig zu kurz. In der Pause und nach dem Feierabend ist es zudem wichtig, sich mit den Geräten aus den betrieblichen Systemen abzumelden, insbesondere, wenn für die Tätigkeiten im Homeoffice der eigene Rechner oder das private Smartphone genutzt werden.

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