Elektronische Entgeltunterlagen werden Pflicht

Welche Entgeltunterlagen die Arbeitgeber vorhalten müssen, wird in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) geregelt. Oft werden diese Unterlagen für eine Betriebsprüfung benötigt. Die Unterlagen belegen, dass die von den Arbeitgebern vorgenommenen beitrags- und versicherungsrechtlichen Beurteilungen korrekt vorgenommen worden sind. Um die Digitalisierung voranzutreiben, sollen diese Unterlagen ab dem 01. Januar 2022 vom Arbeitgeber elektronisch vorgehalten werden. Dies wurde im Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderen Gesetzen aus dem Jahr 2020 festgeschrieben (§ 8 Abs. 2 BVV).

Welche Unterlagen sind betroffen?

Unterlagen im Sinne des BVV sind unter anderem die Folgenden:

• Der Nachweis der Elternschaft
• Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten von Hochschulen
• Für kurzfristig Beschäftigte: die Erklärungen über weitere kurzfristige Beschäftigungen
• Unterlagen in Bezug zu einer Versicherungsfreiheit
• Unterlagen zu einer Befreiung von der Versicherungspflicht
• Unterlagen über eine Arbeitnehmerentsendung
• Unterlagen mit Angaben zur Staatsangehörigkeit
• Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht von Aushilfen
• Daten zu Rückmeldungen der Krankenkasse
• Die Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen.

Übergangsfristen für elektronische Entgeltabrechnungen

Diese Neuregelung trat bereits zum 01. Januar 2022 in Kraft. Allerdings gibt es Übergangsfristen. Betroffene Arbeitgeber können sich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen.

Dokumente mit Unterschriftserfordernis

Handelt es sich um die Aufbewahrung von Unterlagen mit Unterschriftserfordernis, so benötigen diese eine qualifizierte elektronische Signatur. Alternativ können diese auch in Papierform vorliegen. Die Erfordernis, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen, ist allerdings auch dann erfüllt, wenn die Unterlagen in elektronischer Form keine Signierung haben, aber das Originaldokument vorgehalten wird. Das geht aus der Beschreibung zu den Gemeinsamen Grundsätzen gemäß § 9a BVV für Entgeltunterlagen § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung § 9 BVV hervor.

Generell können Anträge und Erklärungen mit Unterschriftserfordernis in den folgenden Formen geführt werden:

• ohne eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers, wenn das Originaldokument in Papierform vorliegt
• mit einer qualifizierten elektronischen Signatur
• mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Arbeitgebers, nachdem die Entgeltabrechnung in die elektronische Form überführt wurde (das Originaldokument kann anschließend vernichtet werden).

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Die Bezeichnung der digitalen Entgeltabrechnung

Entgeltunterlagen, die angefordert werden, sind als Datei mit einem entsprechenden Namen zu bezeichnen. Damit muss eine einfache und schnelle Zuordnung gewährleistet werden können. Es muss möglich sein, durch die gewählte Bezeichnung Rückschlüsse auf die Art des Dokuments, auf den Namen des Mitarbeiters und auf die zeitliche Zuordnung zu ziehen. Folgende Vorgaben sind dabei zu beachten:

• Es dürfen höchstens 64 Zeichen verwendet werden
• Nicht verwendet werden dürfen: ein Komma, ein Punkt, alle Sonderzeichen, alle Umlaute, Leerzeichen und das ß.

Das Format der elektronischen Entgeltunterlagen

Spätestens an dieser Stelle wird es interessant zu erfahren, in welchem Format die Unterlagen gespeichert werden können. Basis dafür sind die Grundsätze zum ordnungsgemäßen Führen und aufbewahren von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Eine Ausnahme besteht dann, wenn es abweichende Bestimmungen im Bereich der Sozialversicherung gibt. Erlaubt sind daher PDF-Dateien, aber auch Bilddateien im Format jpg, png, bmp und tiff.

Digitale Entgeltabrechnung und Datenschutz

Für alle digitalen Dokumente gilt: Sie müssen geschützt werden. Das gilt insbesondere für die personenbezogenen Daten. Der § 9 BDSG regelt, dass personenbezogene Daten bei einer elektronischen Übertragung während des Transports, aber auch der Speicherung auf einen Datenträger nicht von Unbefugten gelesen, verändert, kopiert oder entfernt werden dürfen. Auch die Sicherstellung von Integrität, Vertraulichkeit, Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit der für die Verarbeitung der Daten genutzten Systeme muss gewährleistet sein. Insbesondere betrifft das auch die elektronische Zustellung, da diese häufig an die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters erfolgt.

Die digitale Personalakte

Überlegenswert ist, ob mit der Einführung der digitalen Entgeltabrechnung auch die Dokumente, die zur Erstellung der Entgeltabrechnung benötigt werden, digital verarbeitet werden. Im Mittelpunkt steht dabei die Einführung der digitalen Personalakte. Diese enthält – neben dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters – unter anderem auch Zeugnisse, Abmahnungen und Kündigungen sowie Protokolle in Bezug auf Mitarbeitergespräche.

Unternehmen, die von einer analogen Personalakte auf eine digitale Personalakte umsteigen, steigern die Effizienz in der Personalabteilung und sorgen gleichzeitig für eine maximale Transparenz. Auch Personalabteilungen müssen zukunftsfit gemacht werden. Dafür braucht es die Digitalisierung und eine große Flexibilität. So wird es möglich sein, in sekundenschnelle neue digitale Personalakten anzulegen und diese an einem zentralen Ort zu speichern. Neben dem optimalen Überblick haben die HR-Mitarbeitern auch jederzeit Zugriff auf die Personalakte, wo auch immer sie gerade arbeiten. Relevante Mitarbeiterdaten und Dokumente sind stets verfügbar.