Interview zur Online-Lohnabrechnung: So spart Frau Grob jeden Monat 1,5 Stunden

Trotz deutlichem Anstieg ist das Digitalisierungspotenzial immer noch groß bei kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland, schließt man die Digital Natives der Start-Up-Szene einmal aus. So zeigt die Studie Bitkom Digital Office Index 2020, dass der durchschnittliche Indexwert gerade mal bei 55 von 100 Punkten lag, wobei die Werte in Bezug auf Unternehmensgröße und Branche schwanken. Ganze 87 Prozent der befragten Unternehmen sind jedoch aufgeschlossen beim Thema Digitalisierung – gerade die Corona-Pandemie wirkt als Katalysator für Modernisierungen. Digitalisierungsfortschritte sind vor allem in den Bereichen Digitale Technologien und Digital-Office-Lösungen zu verzeichnen. Dementsprechend ist Papier zugunsten digitaler Lösungen weiterhin auf dem Rückzug.

Administrative Prozesse wie Buchhaltung und Lohnabrechnung sind als „Zeiträuber“ besonders für Kleinunternehmer ungünstig. Denn ihnen bleibt somit weniger kostbare Zeit für ihr Kerngeschäft. Die Tätigkeiten sind jedoch gesetzlich vorgeschrieben und essenziell für ein funktionierendes Unternehmen. Viele Inhaber entscheiden sich deshalb, professionelle Software in ihren Firmen einzusetzen. Vor allem im Bereich Lohnabrechnung sparen sie dadurch die Kosten für einen Steuerberater und bleiben unabhängig.

Insbesondere Cloud-Technologien erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Laut Bitkom-Studie betreiben 9 von 10 Unternehmen Digital-Office-Anwendungen in der Cloud. Auch bei der Lohnabrechnung steigen Unternehmer vermehrt auf Online-Lösungen um. Ihr Nutzen liegt auf der Hand: Wiederkehrende Updates zu gesetzlichen Änderungen – wie zum Jahreswechsel – fallen weg bzw. werden über Nacht automatisch aktualisiert. Zudem kann die Lohnabrechnung auch ortsunabhängig, also auch aus dem Homeoffice, durchgeführt werden.

Diese und noch weitere Vorteile schätzt auch Frau Grob, mit der ich darüber gesprochen habe, wie Online-Lohnbuchhaltung in der Praxis aussieht und welchen Nutzen ein kleines Unternehmen daraus ziehen kann. Sie ist zuständig für das funktionierende Backoffice bei der Metalltechnik Thomas Friedewald GmbH. Seit mehr als 15 Jahren ist sie im Unternehmen tätig und schätzt die zunehmende Digitalisierung ihrer Lohnabrechnungsprozesse.

Frau Grob, was ist die MTF Metalltechnik Thomas Friedewald GmbH?

Wir sind ein kleines Metallbau-Unternehmen und machen hauptsächlich Stahl- und Geländerbau, größtenteils für Privatkunden. Angefangen bei der Planung läuft bei uns alles in Eigenproduktion. Seit der Gründung im Jahr 2000 ist das Unternehmen auf 13 Mitarbeiter angewachsen.

Welche Aufgaben haben Sie im Unternehmen?

Ich kümmere mich zweimal pro Woche um Arbeiten rund ums Büro, also zum Beispiel die monatliche Lohnabrechnung und die Vorbereitung der Buchhaltung. Wir haben unterschiedliche Beschäftigungsarten wie Vollzeit, Auszubildende und Minijobber.

Bei so vielen verschiedenen Beschäftigungsarten müssen Sie sicherlich einiges beachten. Wie erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung?

Wir haben schon seit vielen Jahren ein Lohnprogramm von Sage, damit wir die Lohnabrechnung selber machen können. Das spart Kosten für den Steuerberater und wir können unsere Arbeit zeitlich flexibler gestalten. Um effektiver arbeiten zu können, sind wir jetzt umgestiegen auf die Online-Lösung Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus.

Warum haben Sie sich für die Online-Lösung entschieden?

Der Vorteil einer Online-Lösung ist, dass man sich um nichts mehr kümmern muss, was zum Beispiel gesetzliche Änderungen angeht. Früher musste ich regelmäßig Updates aufspielen, da gab es beispielsweise immer für den Jahreswechsel eine CD. Das war umständlich und hat viel Zeit gekostet. Jetzt läuft das alles automatisch ab und ich kann mir sicher sein, dass stets alles rechtlich auf dem neuesten Stand ist.

Haben Sie Ihre Software vorab getestet?

Wir wurden beim Wechsel wirklich gut von Sage beraten und haben auch eine Test-Abrechnung gemacht. Die fand ich schon total einfach und selbsterklärend. Und es hat sich dann bestätigt: Die Software ist komfortabel und unkompliziert zu bedienen. Den Wechsel habe ich nicht bereut.

Was läuft neben den automatischen Updates jetzt besser?

Die monatliche Lohnabrechnung geht auf jeden Fall viel schneller, gerade das ganze Verfahren der Meldungen. Früher musste ich immer noch die Meldungen extra eingeben in SV-Net und Elster. Heute drücke ich nur noch auf den Knopf „Abrechnung“ und die Meldungen werden automatisch erledigt. Das ist eine große Erleichterung und ich spare jeden Monat 1,5 Stunden. Außerdem habe ich jetzt die Sicherheit, dass es keine Übertragungsfehler gibt.

Da zählen Sie einige positive Punkte auf. Gibt es darüber hinaus noch weitere Vorteile?

Ja, die gibt es. Auch bei Krankheitstagen der Mitarbeiter spare ich nun Zeit ein. Ich muss nur den Krankheitszeitraum eingeben und er wird direkt bei der Krankenkasse gemeldet. Somit erhalten wir automatisch natürlich rasch auch die Erstattung. Früher war es dagegen etwas mühseliger, da musste ich es immer in einem anderen Programm selber ausrechnen. Außerdem habe ich jetzt auch eine Übersicht über die Krankheitstage – was wirklich komfortabel ist – und kann mir Einzel- und Gesamtlisten ausdrucken, das Gleiche gilt für Urlaubstage. Ich habe dadurch eine bessere Gesamtübersicht und kann viel einfacher planen.

Ich kann auch besser einschätzen, wie sich Gehaltsänderungen auswirken. Wenn jemand eine Gehaltserhöhung bekommen soll, kann ich jetzt auch erstmal eine Test-Abrechnung durchlaufen lassen. Und schlussendlich ist es nun auch einfacher, eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter anzulegen. Ich erhalte sofort einen Hinweis, wenn ich ein Eingabefeld fehlerhaft ausgefüllt habe.

Oftmals wird bei Software für Lohnabrechnung auch Support angeboten. Ist das bei Ihnen auch der Fall und sind Sie damit zufrieden?

Ja, Support ist bei uns auch dabei. Allerdings benötige ich den Support eher weniger, aber wenn doch mal etwas sein sollte, kann man das Support-Center nutzen oder anrufen und bekommt vom Sage Support-Team immer schnell kompetente Hilfe.

Das hört sich alles sehr gut an. Anscheinend hat die Online-Lohnabrechnung Ihren Arbeitsalltag enorm erleichtert. Würden Sie sie auch anderen Kleinunternehmern empfehlen?

Absolut. Ich würde die Online-Lohnabrechnung, die wir im Einsatz haben, jederzeit weiterempfehlen, weil sie einfach und unkompliziert zu bedienen ist und man Zeit spart, die man gut anderweitig nutzen kann. In einem kleinen Unternehmen gibt es schließlich immer etwas zu tun.

Frau Grob, vielen Dank für das Gespräch.

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Interviewt wurde: Ulrike Grob, Buchhaltung, MTF Metalltechnik Thomas Friedewald GmbH