Kassenverordnung 2020: Wie Sie Bußgelder vermeiden

Seit 2010 zieht der Fiskus die Schlinge immer enger. Die Auflagen für Betreiber von Registrierkassen werden regelmäßig verschärft. Ob Gastronomie, Einzelhandel oder Streetfood-Standbetreiber: Wenn Sie eine elektronische Kasse einsetzen, müssen Sie diese gegen betrügerische Handlungen absichern. Es begann 2010, als das Bundesministerium für Finanzen ankündigte, dass Registrierkassen ab spätestens 2017 Einzelaufzeichnungen aller Geschäftsvorfälle gewährleisten sollen. Mit der Kassenverordnung 2020 kommt nun eine weitere Stufe: Zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen muss eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Aufzeichnungssysteme installiert sein.

Registrierkassen sind nicht immer Pflicht – aber wenn, dann korrekt

Anders als viele behaupten, besteht weiterhin keine Pflicht zum Betrieb einer Registrierkasse für Kleingeschäfte wie eine Pommesbude, Jahrmarktverkäufe oder kleine Betriebe wie eine Änderungsschneiderei. Diese können weiterhin ein schriftliches Kassenbuch führen. Aber alle, die eine Registrierkasse einsetzen, müssen die Pflichten für digitale Grundaufzeichnungen erfüllen. Deshalb müssen alle Kassen seit dem 1. Januar 2017 alle Vorfälle unveränderbar und vollständig in digitaler Form speichern können. Die Normen dafür stehen in der Abgabenordnung (AO).

§ 146a AO verpflichtet Sie in Verbindung mit dem Anwendungserlass zur AO zur Einzelaufzeichnung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle – also aller Verkäufe und Storno- oder Umtauschvorfälle – sowie zu deren Speicherung. Selbst Vorgänge, die zum Training des Kassenpersonals ausgeführt werden, unterliegen dieser Aufzeichnungspflicht.

Zudem müssen Sie als Kassenbetreiber nach § 147 Abs. 6 AO dem Kassenprüfer des Finanzamtes den Datenzugriff gewähren und die Daten in elektronischer Form übergeben können.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert die §§ 146a, 146b AO.

Demnach muss eine elektronische Registrierkasse zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen ab dem 1. Januar 2020 einen zertifizierten technischen Schutz vor Manipulation enthalten. Diese Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) muss der Hersteller nach Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einbauen und zertifizieren lassen. Für ältere und nicht nachrüstbare Kassensysteme gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022. Spätestens dann müssen Sie Ihre alte Kasse also gegen eine moderne Kasse austauschen.

Achtung: Kassennachschau jederzeit möglich mit höheren Bußgeldern

Schon seit Januar 2018 können Finanzämter eine sogenannte Kassennachschau unangemeldet und verdeckt durchführen, beispielsweise durch Testkäufe. Decken sie Verstöße auf, können sie ein Bußgeld verhängen und die noch mehr gefürchtete Steuerschätzung anordnen. Dabei wird der Umsatz frei geschätzt und darauf die Steuer erhoben. Dagegen wehren können Sie sich als Kassenbetreiber nur noch, wenn Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen nachreichen können.

Aber 2020 verschärft der Fiskus auch die Bußgelder. Ab dem 1. Januar 2020 können die Finanzämter bis zu 25.000 Euro als Bußgeld verhängen. Dafür reicht bereits eine fehlerhafte Kassenführung, auch wenn der Tatbestand der Steuerhinterziehung noch nicht realisiert ist. Denn nach § 379 Abs. 1 Nr. 3 AO (Steuergefährdung) kann bereits eine fehlerhafte Erfassung von Geschäftsvorfällen zu einem Bußgeld führen.

Fazit: Frühzeitiges Handeln ist der beste Schutz vor teuren Überraschungen

Ihnen bleibt nichts anderes übrig, als Ihre Kassensysteme rechtzeitig aufrüsten zu lassen oder neue anzuschaffen. Eine korrekte Kassenführung ist der einzig wirksame Schutz. Aber einen Vorteil haben Sie dabei auch: Eine Manipulation Ihrer Kasse durch Ihr Personal wird damit auch endgültig unmöglich.