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Lagerbestände jederzeit im Griff: So gelingt die Inventur ganz leicht

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Viele Unternehmer sehen die Inventur als lästiges Übel an und tun sich mit der regelmäßigen Bestandsaufnahme schwer. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie noch Neulinge auf dem Gebiet sind. Schnell kommt es dann zu einem Ausnahmezustand, bei dem gegebenenfalls sogar Nacht- oder Wochenendarbeit angesagt ist, damit alle Gegenstände gezählt, gewogen oder gemessen werden.

Damit Ihre kommende Inventur Ihnen leichter von der Hand geht, geben wir Ihnen Tipps und haben im kostenlosen Ratgeber unter anderem auch eine Checkliste für Sie vorbereitet.

Inventur – was ist das eigentlich?

Die Inventur gilt als Quelle für die Datengewinnung zum buchhalterischen Jahresabschluss und zur Bestandsüberwachung an Lager- und Vermögenswerten. Anlässe für ihre Erstellung können Geschäftsgründungen, Betriebsübernahmen sowie Geschäftsauflösungen sein. Im laufenden Geschäftsbetrieb kommen die Stichtags-, die zeitversetzte oder die Permanentinventur in Frage. Für diese Arten gibt es sehr leistungsfähige Software-Lösungen, die Inhabern und Mitarbeitern viel Arbeit abnehmen und die Übersicht nachhaltig erleichtern. Dies bezieht sich auf das Vermögen (Eigenkapital, Geldanlagen, Maschinen- und Fuhrpark sowie Lagerbestände) und die Schulden. Auch wird die Überschuss-Erfassung (Aktiva-Passiva-Abgleich) einbezogen.

Es rechnet sich: günstig und praktisch

Auch für das Mittelstands-Budget lässt sich mit geeigneter Software eine Echtzeitüberwachung realisieren, wie sie für die Stichtagsinventur, genauso wie für ein optimales betriebliches Monitoring ausgesprochen wichtig ist. Diese unterstützt sogar die ständige Bestandserfassung an mehreren Standorten und Lagern zugleich. Und zwar alles komplett für das der Inventur zugrundeliegende Inventar: Zugänge und Abgänge aus Einkauf, Standortumschichtungen und Verkauf werden zeitlich fortlaufend darstellbar. Wareneingangsprotokolle und Verkaufslisten lassen sich somit jederzeit unkompliziert erstellen.

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Ein Inventur Plus an Auswertung

Inventur ist so nicht mehr lästiges Muss, sondern eine erfolgsunterstützende Quelle an Information und Analysehintergrund. Funktionsbereiche wissen hierdurch permanent, worauf eventuell gerade zu reagieren ist. Das fortwährende Mengen-Reporting ermöglicht, dass rechtzeitig Auffüll-Mengen für einen Verkaufsartikel zur Verfügung stehen. Konsequenz: Mit einer geeigneten Lösung haben Sie den umfassenden Inventar-Überblick. Insbesondere für den Verkauf erhalten Sie dadurch eine unterstützende Wirkung für die Umsatzentwicklung. Der Vertrieb kann jederzeit abrufen, was genau lieferbar ist. Dies stärkt die Kundenzufriedenheit und vermindert Pannen wegen unerwartet längerer Lieferzeiten.

Die strategische Nutzenseite

Gleichzeitig wird für die Geschäftsleitung durch den perfekten Überblick über alle relevanten Kennzahlen eine kontinuierliche Unternehmensdurchleuchtung leichter möglich. Mit anderen Worten: Was ist aktuell tatsächlich vorhanden, in welchen Relationen stehen Aktiva- und Passiva-Positionen einander gegenüber und welche Schlussfolgerungen sind aktuell zu ziehen? Das hilft, Entscheidungen und den konkreten Handlungsbedarf zu identifizieren. Dies ist nicht zuletzt deshalb möglich, weil außer der körperlichen Inventur an Warenbeständen, die sich zählen, messen wiegen oder zur Not auch schätzen lassen (etwa im Falle von Schüttgut), auch die Ermittlung von Buchwerten wie ein perfektes Räderwerk in einer modernen Warenwirtschaftssoftware wie Sage ERP einstellbar sind. Sowohl für die körperliche als auch für die Buch-Inventur können Bewertungs-Parameter festgesetzt und mit Protokoll verändert werden, falls erforderlich.

Inventurdifferenzen können leicht identifiziert und durch Sage ERP schnell erkannt und behoben werden. Eine zusätzliche Möglichkeit, die Inventurarbeit zu automatisieren besteht darin, Lagerbestände digital per Tablet zu erfassen. Unbemerktem Schwund und Diebstahl kann auf diese Weise schnell und effizient vorgebeugt werden.

Verantwortungsvolle Inventur ja, Sorgen nein

Selbstverständlich lassen sich über die Inventurerfassung in Sage ERP alle notwendigen Istbestände gegen die Buchbestände vergleichen und die erforderlichen Änderungen können direkt digital mit dem Tablet erfasst werden. Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Artikelbewertungssatz, der pro Artikel vergeben werden kann.

Bei der Inventurerfassung ist eine genaue Nachvollziehbarkeit für alle Inventurschritte jederzeit gegeben. Damit der Zugriff auf vorhandene Warenbestände ortsunabhängig funktioniert, haben Führungskräfte die Möglichkeit, gegenwärtige Inventur-Eckwerte direkt von unterwegs abzurufen. – Das ist insbesondere in den Momenten praktisch, wenn man auf Geschäftsreise ist, in wichtigen Verhandlungen steht oder etwas mit seinem Steuerberater klären will.

Die Entlastung für alle Verantwortlichen besteht somit in einem umfassenden Mix an enthaltenen Erleichterungen, Hilfestellungen und Monitoring-Prozessen.

Artikelserie: 7 Top-Gründe zum Wechsel von Auftrags- und Buchhaltungssoftware

Für Unternehmer, die ihre Auftrags- und Buchhaltungssoftware wechseln möchten, haben wir die wichtigsten Wechselgründe, zu denen auch die Inventur gehört, beleuchtet und eine Artikelserie erstellt.

Die Serie besteht bisher aus folgenden Artikeln. Weitere kommen hinzu:

Artikel 1
Wechsel der Auftrags- und Buchhaltungssoftware: Das sind die 7 Top-Gründe

Artikel 2
Lagerbestände jederzeit im Griff: So gelingt die Inventur ganz leicht

Artikel 3
Digitalisierung kann so einfach sein!

Checkliste: Inventur sicher durchführen

Die Inventur gilt als „Frühwarnsystem“, wenn die finanzielle Entwicklung in die falsche Richtung läuft. Auch kann sich der Prüfer bei einer Betriebsprüfung Ihre Inventurauswertungen näher ansehen.

Unsere Checkliste bereitet Sie bestens auf Ihre Inventur vor. Erfahren Sie unter anderem:

  • welche Inventurart für Sie in Frage kommt und
  • wie Sie Ihre Inventur Schritt für Schritt optimal vorbereiten.
Kostenfrei jetzt Checkliste herunterladen