Beschreibung im Lexikon

Zeiterfassung

Die Basis des erfolgreichen Einsatzes personeller Ressourcen

Die Arbeitszeiterfassung unterscheidet sich heute deutlich von der althergebrachten mechanischen Stechuhr. In den modernen, flexibler gestalteten Arbeitswelten erfüllt sie eine Vielfalt an Funktionen und Zwecken. Zum einen bieten elektronische Systeme, zum Beispiel auf der Basis von RIFD-Technologie, die Verknüpfung von Zugangskontrolle und Anwesenheitserfassung von Mitarbeitern. Zum anderen unterstützen webbasierte Systeme das separate Aufzeichnen von geleisteten Arbeitsstunden, die später für eine Rechnungsstellung relevant sind.

Methode der Anwesenheitskontrolle

Mitarbeiter in größeren Unternehmen und Konzernen sind kraft ihres Arbeitsvertrags zur Einhaltung der dort geregelten Arbeitszeiten verpflichtet. Wenn die Arbeitsleistungen im Firmengelände erbracht werden, kommen Technologien zum Einsatz, die nach dem Vorbild der klassischen Stempeluhr die Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten elektronisch erfassen. Aus arbeitsrechtlicher Sicht müssen sich solche Systeme zur Personalzeiterfassung auf das Protokoll der reinen Anwesenheit beschränken. Neben der Kontrolle über die Einhaltung von Pflichtzeiten bieten Zugangssysteme mit Zeiterfassungsfunktionen auch genauere Daten für die Gehaltsabrechnungen. Fehlzeiten, zum Beispiel im Krankheitsfall oder in speziellen Fällen des Absentismus, werden ebenso erfasst wie Überstunden. Fach- und Führungskräfte mit außertariflichen Arbeitsverträgen unterliegen in der Regel nicht der Verpflichtung, ihre An- und Abwesenheit erfassen zu lassen.

Tipp:

Setzen Sie auf eine intelligente Zeiterfassungssoftware

Methode der Arbeitszeiterfassung

Weitaus komplexer stellt sich die Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter dar, die ortsungebunden tätig sind. Kundenberater oder Verkäufer im Außendienst verwenden in der Regel webbasierte oder unternehmenseigene DFÜ-Protokolle, mittels derer die Einsatzzeiten erfasst werden. Daneben gelten Fahrtenschreiber in Transportfahrzeugen implizit als Zeiterfassungssysteme, die neben dem Arbeitsrecht auch das Verkehrsrecht berühren, wenn durch zu lange Fahrzeiten eines Mitarbeiters andere Verkehrsteilnehmer gefährdet werden. Anlass zu Diskussionen in datenschutzrechtlicher Hinsicht geben Systeme, die mittels GPS-Ortung Aufschluss über Aufenthaltsorte von Mitarbeitern erlauben. Wenn solche und ähnliche Systeme zum Einsatz kommen, die arbeitsrechtlich im Verdacht stehen, Mitarbeiter engmaschiger zu überwachen, bedarf es der ausdrücklichen Zustimmung der Belegschaft oder eines Betriebsrates.

Projektzeiterfassung

In dienstleistenden Unternehmen spielt Software zur Erfassung von tatsächlich geleisteten Projektstunden eine große Rolle. Sowohl in Kalkulationen als auch bei der Abrechnung von Leistungen bieten solche Systeme eine geeignete Grundlage, Arbeitsleistungen genauer zu ermitteln. Dabei pflegen die betreffenden Mitarbeiter ihre Leistungen in ein Erfassungssystem ein. Solche Protokolle sind neben einer Zuordnung zu bestimmten Kunden mit genaueren Aufschlüsselungen von Leistungsarten hinterlegt und sind für Geschäftsmodelle unverzichtbar, die kalkulatorisch auf Projekt- und Planungsleistungen basieren. In Branchen, die beratungsähnliche Leistungen erbringen, gehört eine möglichst präzise Erfassung von Tätigkeiten zum Projektmanagement. Die betreffenden Mitarbeiter können per Arbeitsvertrag oder Dienstanweisung dazu verpflichtet werden, diese protokollierenden Auflagen zeitnah zu erfüllen.

Nachweis für geleisteten Aufwand

Protokolle über Arbeitszeiten für ein Projekt dienen der Kommunikation mit Auftraggebern. Je präziser sich angebotene Leistungen mit tatsächlich geleistetem Aufwand abgleichen lassen, desto überzeugender lassen sich mögliche Nachkalkulationen oder Ergänzungsangebote argumentieren.

Ein weiterer Aspekt liegt in der Möglichkeit, notwendigen, überflüssigen oder schlicht unterschätzten Arbeitsaufwand besser zu erfassen und nachhaltiger zu steuern.

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