Lohnabrechnung zum Jahresende 2023 für Arbeitgeber

Das Jahr 2023 geht zu Ende und damit beginnen die Vorbereitungen für den Jahreswechsel im Lohnbereich. Hier gibt es – zusätzlich zu den üblichen monatlichen To dos – einige Punkte, die beachtet werden müssen. Die folgende Checkliste zur Lohnabrechnung zum Jahresende unterstützt Sie bei den notwendigen Aufgaben, damit nichts vergessen oder übersehen wird.

Vor der Lohnabrechnung zum Jahresende im Dezember

Bevor die letzte Lohnabrechnung zum Jahresende laufen kann, sollte geprüft werden, ob für alle Mitarbeiter die Steuer-ID vorliegt. Ganz besonders wichtig ist das für geringfügig Beschäftigte. Hier sollte außerdem kontrolliert werden, ob die Entgeltgrenzen eingehalten worden sind (2023: 520 Euro pro Monat). Die notwendigen Einstellungen in der Lohnabrechnungssoftware, um den Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen zu können, sollten ebenfalls geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Nach der Lohnabrechnung zum Jahresende

Alle Daten für die letzte Gehaltsabrechnung im Jahr sind erfasst und die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist erledigt. . Auch die Lohnabrechnung zum Jahresende sollte noch einmal auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin geprüft werden. Ist alles korrekt, ist eine Datensicherung zu erstellen. Dann kann der Monats- und Jahresabschluss für die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt werden.

Nicht vergessen werden darf, dass nach der Dezember-Abrechnung für jeden Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr erstellt werden muss. Diese sollte mit der Lohnsteueranmeldung abgeglichen werden.

Die Resturlaube der Arbeitnehmer müssen geprüft und Unstimmigkeiten geklärt werden, da gegebenenfalls eine Urlaubsrückstellung zu bilden ist. Außerdem muss die Versicherungspflicht anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenzen der Krankenversicherung geprüft werden: Für die allgemeine Krankenversicherung liegt die Grenze 2023 bei 66.600 Euro und steigt 2024 auf 69.300 Euro. Die Jahresarbeitsentgeltgrenze für die besondere Krankenversicherung liegt 2023 bei 59.850 Euro und wird 2024 auf 62.100 Euro angehoben. Bei privat versicherten Arbeitnehmern müssen zudem die Bescheinigungen für 2024 kontrolliert werden.

In puncto betriebliche Altersversorgung muss darüber hinaus die entsprechende Übersicht an die Versorgungseinrichtungen weitergeleitet und der Mindestbetrag der im Betriebsrentenstärkungsgesetz vorgeschriebenen Förderfähigkeit geprüft werden. Dieser Mindestbetrag beläuft sich derzeit auf 240 Euro.

Tipp: Mit der passenden Lohnsoftware sind Sie stets auf der sicheren Seite

Arbeiten nach dem Jahreswechsel

Um ganz sicherzugehen, sollten die Mitarbeiter-Stammdaten vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar 2024 in der Lohnsoftware auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden. Auch der Urlaubsanspruch für das laufende Jahr muss kontrolliert und eventuell korrigiert werden. Mittels der Jahresarbeitsentgeltgrenzen muss die Krankenversicherungspflicht jedes einzelnen Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber zumindest einmal im Jahr geprüft werden. Änderungen im Versicherungsverhältnis können sich schnell ergeben und werden leicht übersehen. Auch für privat versicherte Arbeitnehmer gilt, dass sich die Beitragshöhe zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung mit dem Jahreswechsel ändert. Die neuen Werte müssen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Berücksichtigung finden.

Gibt es im Unternehmen Bezieher von Mindestlohn, so ist zu überprüfen, ob die ausgezahlten Löhne und Gehälter noch den Vorgaben zum Mindestlohn entsprechen. Eventuell ist eine Erhöhung vorzunehmen, denn der Mindestlohn steigt ab Januar 2024 auf 12,41 Euro pro Stunde. Dadurch ergeben sich auch Änderungen bei geringfügig Beschäftigten, da Minijobs seit einiger Zeit an die Höhe des Mindestlohns gekoppelt sind: Die regelmäßige Entgeltgrenze beträgt hier ab 2024 nun 538 Euro pro Monat, der Übergangsbereich der Midijobs beginnt damit ab 538,01 Euro (Obergrenze 2.000 Euro).

Lohn- und Gehaltsabrechnung im Januar

Geprüft werden sollte in jedem Fall der Anmeldezeitraum für die Lohnsteueranmeldung, da sich der Anmeldezeitraum im neuen Jahr aufgrund der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer geändert haben könnte. Hier gelten weiterhin folgende Beträge, die sich an der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer orientieren:

• Monatliche Abgabe: bei mehr als 5.000 Euro

• Vierteljährliche Abgabe: bei mehr als 1.080 Euro bis maximal 5.000 Euro

• Kalenderjährliche Abgabe: bei nicht mehr als 1.080 Euro

Das Überprüfen der neuen Sachbezugswerte ist ebenfalls im Januar vorzunehmen. Jedes Jahr werden die Sachbezugswerte für freie Unterkunft und Verpflegung an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Für 2024 sind das die folgenden Werte:

• verbilligte und unentgeltliche Mahlzeiten = 313 Euro/Monat (pro Tag Frühstück 2,17 Euro und Mittag- und Abendessen jeweils 4,13 Euro),
• freie Unterkunft/Miete = 278 Euro/Monat.

Aufgaben im Februar und März

Am 16. Februar 2024 muss spätestens der digitale Lohnnachweis des Jahres 2023 versendet sein. Damit verbunden ist ein verpflichtender, automatisierter Stammdatenabgleich mit der Stammdatendatei bei der UV-DAV. Jeder Arbeitgeber muss die Stammdaten mit einer Anzeige zur Abgabe des Lohnnachweises elektronisch übermitteln. Dem Arbeitgeber wird die Gültigkeit der gemeldeten maßgebenden Stammdaten dann zurückgemeldet. Dieses Verfahren wurde mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz beschlossen und stellt eine Erweiterung des DEÜV-Meldeverfahrens zur Sozialversicherung dar. Meldungen dürfen nur noch elektronisch übermittelt werden.

Auch darf nicht die gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung, die UV-Jahresmeldung für jeden Mitarbeiter vergessen werden – dies muss bis zum 16. Februar 2024 erledigt sein.

Arbeitgeber, die die vorgeschriebene Anzahl von schwerbehinderten Beschäftigten nicht erfüllen, müssen bis spätestens 31. März 2023 eine Ausgleichsabgabe entrichten (§ 71 und 77 SGB IX). Die Aufstellung für die Ermittlung der Ausgleichsabgabe muss bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden (§ 80 SGB IX). Die Ausgleichsabgabe selbst ist an das zuständige Integrationsamt zu bezahlen.

Zu prüfen ist auch, ob der Arbeitgeber nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) zur Abgabe der Künstlersozialabgabe verpflichtet ist. Im Jahr 2024 bleibt der Abgabesatz zur Künstlersozialversicherung bei 5 %.

Jeder Arbeitgeber sollte bei Zahlungen an Arbeitnehmer innerhalb des ersten Quartals 2024 beachten, dass die sogenannte Märzklausel berücksichtigt werden muss. Einmalzahlungen, die in den Monaten Januar bis März geleistet werden, unterliegen dieser Sonderregelung, der Märzklausel. Sie besagt, dass die Sonderzahlungen dem Dezember des Vorjahres zugeordnet werden müssen, wenn das laufende Entgelt und die Einmalzahlungen die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze übersteigen. Diese Regelung gilt immer dann, wenn der betreffende Mitarbeiter bereits im Vorjahr, also 2023 beim Arbeitgeber beschäftigt war. So will der Gesetzgeber verhindern, dass Einmalzahlungen in die Beitragsberechnung nicht mit einbezogen werden.

Checkliste in Tabellenform

Falls Sie eine Checkliste in Tabellenform präferieren, haben wir – neben diesem Artikel – auch eine solche für Sie parat:

Überblick Lohnabrechnung zum Jahreswechsel

Alle wichtigen gesetzlichen Änderungen und weitere top-aktuelle Artikel zum Jahreswechsel finden Sie auf unserer Überblicksseite Jahreswechsel Lohnbuchhaltung 2023/2024.

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