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Lohn-Checkliste für Arbeitgeber zum Jahresende 2022/2023

HR-Management und Payroll

Lohn-Checkliste für Arbeitgeber zum Jahresende 2022/2023

Das Jahr 2022 geht zu Ende und damit beginnt die Vorbereitung und Durchführung des Jahreswechsels im Lohnbereich. Damit er gelingt, braucht es einige Kontrollen, die durchgeführt werden müssen. Die folgende Checkliste unterstützt Sie bei den notwendigen Aufgaben, damit nichts vergessen oder übersehen wird.

Vor der Lohnabrechnung im Dezember

Bevor die letzte Lohnabrechnung des Jahres laufen kann, sollte geprüft werden, ob für alle Mitarbeiter die Steuer-ID vorliegt. Ganz besonders wichtig ist das für geringfügig Beschäftigte. Die notwendigen Einstellungen in der Lohnabrechnungssoftware, um den Lohnsteuerjahresausgleich durchführen zu können, sollten geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Nach der Lohnabrechnung für den Dezember

Alle Daten für die letzte Gehaltsabrechnung im Jahr sind erfasst und die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist erledigt. Die Ausdrucke sind erfolgt und auch die übrigen Auswertungen sind abgelegt. Immer sollte die Lohnabrechnung noch einmal auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin geprüft werden. Ist alles korrekt, ist eine Datensicherung zu erstellen. Dann kann der Monats- und Jahresabschluss für die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt werden.

Nicht vergessen werden darf, dass nach der Dezember-Abrechnung für jeden Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr erstellt werden muss. Die Resturlaube der Arbeitnehmer müssen geprüft und Unstimmigkeiten geklärt werden, da gegebenenfalls eine Urlaubsrückstellung zu bilden ist. Empfehlenswert ist auch, die regelmäßigen Entgeltgrenzen und die Jahresarbeitsentgeltgrenzen der Krankenversicherung für das Jahr 2023 zu prüfen. Für die allgemeine Krankenversicherung liegt die geplante Grenze bei 66.600 Euro in 2023. Die besondere Krankenversicherung bei 59.850 Euro. Bis 30. September 2022 betrug für Minijobber die Geringfügigkeitsgrenze 450 Euro. Seit dem 1. Oktober 2022 ist sie an den Mindestlohn gekoppelt und auch im Jahr 2023 beträgt sie 520 Euro. 

Tipp: Mit der passenden Lohnsoftware sind Sie 2023 stets auf der sicheren Seite

Arbeiten nach dem Jahreswechsel

Um ganz sicherzugehen, sollten die Mitarbeiter-Stammdaten vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar 2023 in der Lohnsoftware auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden. Auch der Urlaubsanspruch für das laufende Jahr muss kontrolliert und eventuell richtiggestellt werden. Mittels der Jahresarbeitsentgeltgrenzen muss die Krankenversicherungspflicht jedes einzelnen Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber zumindest einmal im Jahr geprüft werden. Änderungen im Versicherungsverhältnis können sich schnell ergeben und werden leicht übersehen. Auch für privat versicherte Arbeitnehmer gilt, dass sich die Beitragshöhe zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung mit dem Jahreswechsel ändert. Die neuen Werte müssen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Berücksichtigung finden. Gibt es im Unternehmen Bezieher von Mindestlohn, so ist zu überprüfen, ob die ausgezahlten Löhne und Gehälter noch den Vorgaben zum Mindestlohn entsprechen. Eventuell ist eine Erhöhung vorzunehmen.

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Die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Januar

Geprüft werden sollte in jedem Fall der Anmeldezeitraum für die Lohnsteueranmeldung, da sich der Anmeldezeitraum im neuen Jahr geändert haben könnte. Im Jahr 2023 gilt wie bereits seit 2017, dass die Lohnsteueranmeldung monatlich abzugeben ist, wenn die Jahreslohnsteuer mehr als 5.000 Euro beträgt. Vierteljährlich ist sie abzugeben, wenn die Jahreslohnsteuer mehr als 1.080 Euro, aber höchstens 5.000 Euro beträgt. Beträgt die Jahreslohnsteuer nicht mehr als 1.080 Euro, so ist das Kalenderjahr der Anmeldezeitraum.

Das Überprüfen der neuen Sachbezugswerte ist ebenfalls im Januar vorzunehmen. Jedes Jahr werden die Sachbezugswerte für freie Unterkunft und Verpflegung an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Für 2023 sind das die folgenden Werte:

  • verbilligte und unentgeltliche Mahlzeiten = 288 Euro/Monat (pro Tag Frühstück 2,00 Euro und Mittag- und Abendessen jeweils 3,80 Euro),
  • freie Unterkunft/Miete = 265 Euro/Monat.

Aufgaben im Februar und März

Am 16. Februar 2023 muss spätestens der digitale Lohnnachweis des Jahres 2022 versendet sein. Damit verbunden ist ein verpflichtender, automatisierter Stammdatenabgleich mit der Stammdatendatei bei der UV-DAV. Jeder Arbeitgeber muss die Stammdaten mit einer Anzeige zur Abgabe des Lohnnachweises elektronisch übermitteln. Dem Arbeitgeber wird die Gültigkeit der gemeldeten maßgebenden Stammdaten dann zurückgemeldet. Dieses Verfahren wurde mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz beschlossen und stellt eine Erweiterung des DEÜV-Meldeverfahrens zur Sozialversicherung dar. Bereits seit Januar 2019 darf nur noch elektronisch übermittelt werden.

Auch darf nicht die gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung, die UV-Jahresmeldung für jeden Mitarbeiter vergessen werden.

Arbeitgeber, die die vorgeschriebene Anzahl von schwerbehinderten Beschäftigten nicht erfüllen, müssen bis spätestens 31. März 2023 eine Ausgleichsabgabe entrichten (§ 71 und 77 SGB IX). Die Aufstellung für die Ermittlung der Ausgleichsabgabe muss bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden (§ 80 SGB IX). Die Ausgleichsabgabe selbst ist an das zuständige Integrationsamt zu bezahlen.

Zu prüfen ist auch, ob der Arbeitgeber nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) zur Abgabe der Künstlersozialabgabe verpflichtet ist. Am 26. September 2022 wurde die Künstlersozialabgabe-Verordnung für 2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Für das Jahr 2023 steigt der Abgabesatz zur Künstlersozialversicherung auf 5 % (aktuell 4,2 %).

Jeder Arbeitgeber sollte bei Zahlungen an Arbeitnehmer innerhalb des ersten Quartals des Jahres 2023 beachten, dass die sogenannte Märzklausel berücksichtigt werden muss. Einmalzahlungen, die in den Monaten Januar bis März geleistet werden, unterliegen einer Sonderregelung, der Märzklausel. Sie besagt, dass die Sonderzahlungen dem Dezember des Vorjahres zugeordnet werden müssen, wenn das laufende Entgelt und die Einmalzahlungen die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze übersteigen. Diese Regelung gilt immer dann, wenn der betreffende Mitarbeiter bereits im Vorjahr, also 2022 beim Arbeitgeber beschäftigt war. So will der Gesetzgeber verhindern, dass Einmalzahlungen in die Beitragsberechnung nicht mit einbezogen werden.

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