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BEA-Service – Unternehmen in der Pflicht ab 2023

HR-Management und Payroll

BEA-Service – Unternehmen in der Pflicht ab 2023

Ab Januar wird der BEA-Service für alle Arbeitgeber verpflichtend. BEA bedeutet ‘Bescheinigungen elektronisch annehmen’. Das BEA-Verfahren der Bundesagentur für Arbeit umfasst 3 Bescheinigungen, die vom Arbeitgeber per Datensatz für seine Mitarbeiter zu übermitteln sind:

  1. Arbeitsbescheinigung – zur Berechnung des Arbeitslosengeldes
  2. EU-Arbeitsbescheinigung – für den Leistungsbezug im Ausland
  3. Nebeneinkommensbescheinigung – zum Nachweis von Einkünften während des Leistungsbezugs aus der Arbeitsförderung

Seit 2014 konnten Arbeitgeber an diesem Verfahren freiwillig teilnehmen. Nach der nun erfolgreichen Testphase sind sie ab Anfang des Jahres gesetzlich verpflichtet, die genannten drei Bescheinigungen elektronisch zu übermitteln.

Rechtliche Grundlagen des BEA-Services

Bereits seit Januar 2022 ist das Verfahren des rvBEA der Deutschen Rentenversicherung Pflicht. Nun folgt ab Januar 2023 der BEA-Service für die Bundesagentur für Arbeit.

Festgeschrieben ist diese Verpflichtung im Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG). Es sieht vor, dass die bereits bestehenden Bescheinigungsverfahren BA-BEA und rvBEA für alle Arbeitgeber verpflichtend sind. Nachdem vom Bundesrat am 5. Juni 2020 kein Einspruch eingelegt wurde, ist es nun Gesetz.

Umbenannt wurde der § 313 a SGB III von „elektronischer Bescheinigung“ in „Bescheinigungsverfahren“. Darüber hinaus wurde er neu gefasst.

Übermittlung der Daten an die Bundesagentur für Arbeit

Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, Bescheinigungen zu übermitteln, sofern ehemalige Arbeitnehmer oder die Agentur für Arbeit diese verlangen. Mit dem BEA-Service können die angeforderten Daten elektronisch über die Lohnabrechnungssoftware oder der entsprechenden Service-Seite der Sozialversicherung übermittelt werden. Der lästige Papierkram entfällt somit.

Erfolgt die Übermittlung der Daten per Lohnabrechnungssoftware, so muss diese natürlich über die erforderliche Funktion verfügen. Hat die Lohnsoftware diese Funktion nicht, können Unternehmen alternativ die Daten über die Website der Sozialversicherung im Internet digital übermitteln.

Die Verpflichtung, die oben genannten drei Bescheinigungen nur noch elektronisch zu übermitteln, gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von ihrer Branche und Größe. Die folgenden Ausnahmen erfordern im Bedarfsfall noch keine elektronische Übermittlung der Daten:

  • Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden
  • Nebeneinkommen, die für das Jahr 2022 zu bescheinigen sind

In diesem Fall können Unternehmen die Bescheinigungen noch in Papierform an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln.

Tipp: Mit der passenden Lohnsoftware sind Sie 2023 stets auf der sicheren Seite

Klare Vorteile des BEA-Services

Der BEA-Service garantiert Arbeitgebern einen schnellen und sicheren Datentransfer. Darüber hinaus dürfen sich Unternehmen auf folgende Vorteile freuen:

  • Zeitgewinn: Es sind keine Bescheinigungen aus Papier mehr auszufüllen und abzuheften. Zudem verringern sich die Nachfragen durch die Agentur für Arbeit, die von Arbeitgebern zu beantworten sind.
  • Kostenersparnis: Der Ausdruck für Bescheinigungen und der Versand inklusive Porto entfallen. Auch ist der Prozess umweltfreundlicher.

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Kein Widerspruch möglich

Als Arbeitnehmer  war es bislang möglich, der elektronischen Übermittlung der Daten zu widersprechen. Dies ist ab 1. Januar 2023 nicht mehr der Fall. Somit entfällt für Arbeitgeber ab diesem Tag auch die Pflicht, die Mitarbeiter über die digitale Datenübermittlung zu informieren.

Jeder Arbeitnehmer erhält im Zuge des BEA-Verfahrens von der Bundesagentur für Arbeit einen Ausdruck über die vom Arbeitgeber übermittelten Daten. Rechtsgrundlage ist, wie bereits erwähnt, das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze.

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