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Pro und Contra: Wann macht Zeiterfassung Sinn?

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Zeiterfassung

Die Stempeluhr hat in vielen Branchen ausgedient, Vertrauensarbeitszeit ist angesagt. Doch auch wenn es sicher nicht mit der guten alten Stechuhr sein muss: Zeiterfassung hat Vorteile. Allerdings nicht immer und nicht für jeden. Wann macht sie Sinn?

Schlanke Lohnbuchhaltung

Ihr größter Vorteil liegt auf der Hand: Zeiterfassung bietet Daten, die für die Entgeltabrechnung nötig sind. Je mehr Mitarbeiter Sie beschäftigen und je weniger Kapazitäten Sie für die Lohnbuchhaltung aufwenden wollen oder können, umso wichtiger wird eine schlanke Abwicklung. Mit Tools wie der Zeiterfassung, die Sage Business Cloud Lohnabrechnung bietet, sparen Sie sich die aufwendige Berechnung von Arbeitszeiten und Überstunden. Denn damit können Sie tatsächlich angefallene Arbeitsstunden erfassen und auswerten, nach Wahl auf den Tag genau oder als Gesamtstunden je Monat. Die erfassten Stunden lassen sich zudem als Kennzahlen der Auslastung lesen – wichtig, um beispielsweise Überlastung schnell erkennen und darauf reagieren zu können.

Valide und verlässlich

Eine verlässliche und valide Zeiterfassung ist auch sinnvoll, wenn Sie häufig Projekte nach Aufwand abrechnen. Ein Online-Tool kann die Abrechnung erleichtern, denn hier wird tatsächlich geleistete Arbeit erfasst – weit besser und genauer, als es mit Handzetteln möglich ist. Und wer Zeit systematisch erfasst, schafft sich damit auch eine Grundlage für Angebote, die realistisch, weil auf Basis der Erfahrungen der Vergangenheit kalkuliert sind.

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Aus den Zahlen lernen

Weiterer Pluspunkt: Aus den generierten Zahlen lässt sich ableiten, wie rentabel gearbeitet wird, also ob und wo zu viel Zeit investiert wird. Zudem können sie Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter – und auch sich selbst – einzuschätzen: Sie zeigen, wer vielleicht zu viel Zeit aufwenden muss, um seine Aufgaben zu erledigen, und wer noch Kapazitäten frei haben könnte.

Misstrauen vorbeugen

All das sind Vorteile, von denen zwar auch Einzelunternehmer profitieren können, sie lassen sich für Solisten aber auch über eine gewissenhaft geführte Auflistung per Hand erreichen. Wirklich interessant wird Zeiterfassung dann, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen. Und hier greift dann noch ein anderes Argument, denn Vertrauensarbeitszeit kann leider auch zu Misstrauen führen. Wenn Mitarbeiter sich vom Arbeitgeber oder von Kollegen übervorteilt fühlen, da sie in ihrer Wahrnehmung zu viel und Kollegen zu wenig arbeiten, kann Zeiterfassung transparente und allgemein gültige Rahmenbedingungen schaffen. Den Mitarbeitern kann die Zeiterfassung zudem dabei helfen, die eigene Zeit richtig einschätzen zu lernen und Zeitfresser zu erkennen.

Minijobber müssen Zeit erfassen

Und noch ein Argument sollte in Betracht gezogen werden: Minijobber müssen laut Gesetz Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, ebenso Beschäftigte bis zu einer bestimmten Gehaltsgrenze in den im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Bereichen Bau, Gastronomie, Personenbeförderung, Speditionen, Schaustellerei, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft. Ein einfacher Stundenzettel tut es für den Gesetzgeber zwar auch. Wer viele Minijobber beschäftigt oder von einer der genannten Branchen tätig ist, kann dennoch von einer geregelten, zentralen Zeiterfassung per Online-Tool profitieren.

Nachteile

Beachten sollten Sie bei der Entscheidung Pro oder Contra Zeiterfassung aber auch, dass sie im Einzelfall zu höheren Personalkosten führen kann. In der Vertrauensarbeitszeit werden Überstunden in der Regel erst notiert, wenn einiges an Mehrarbeit zusammenkommt. Anders bei der Zeiterfassung, selbst, wenn sie händisch vorgenommen statt automatisch erfasst wird: Dann zählen oft die Minuten. Kontraproduktiv wird Zeiterfassung sicherlich, wenn sie zu Unmut in der Belegschaft führt, weil sie Zeitvorgaben als unrealistisch oder die Einführung als Ausdruck des Misstrauens versteht. Wer aber den Nutzen der Zeiterfassung für sein Unternehmen erkennt und ihn seinen Mitarbeitern entsprechend kommuniziert, findet in ihr ein nützliches Instrument, dass das Leben – und besonders das Arbeiten – deutlich leichter machen kann.