Rechnungswesen 4.0: Was Ihre Buchhaltung 2020 können sollte

Die Digitalisierung des Finanzwesens schreitet auch im kommenden Jahr mit neuen gesetzlichen Bestimmungen und Abläufen weiter voran. Historisch gesehen, war das Finanz- und Rechnungswesen Vorreiter beim Einsatz von IT- und Computertechnologie in Unternehmen. Als die meisten Abteilungen noch mit Schreibmaschinen und Taschenrechnern arbeiteten, hielten in den Buchhaltungsbüros schon professionelle Softwarelösungen Einzug. Inzwischen ist bereits die Rede von „Rechnungswesen 4.0“ und ausgerechnet diesmal ist der Mittelstand zögerlich. Das Jahresende bietet auch immer eine gute Gelegenheit, eigene Prozesse und Lösungen auf den Prüfstand zu stellen. Deshalb stellen wir die Vorteile von Software as a Service (SaaS) aus der Cloud vor, die die Papier-basierte Buchhaltung überwindet.

Digitale Workflows überwinden Medienbrüche

Trotz Buchhaltungssoftware sind nach der Studie „Industrieller Mittelstand und Finanzierung 4.0“ aus November  2018 von creditshelf nur 34 Prozent der fast 250 befragten Vorstände und Geschäftsführer davon überzeugt, dass sie eine Buchhaltungslösung auf dem modernsten Stand nutzen. Vielen dämmert mittlerweile, dass sie beim digitalen Workflow und bei der Analyse ihrer Finanzströme sich verbessern könnten. In der Studie gab daher auch die Mehrheit an, innerhalb der kommenden zwei Jahre ihre Software austauschen zu wollen. Der konsequenteste Schritt in Richtung Rechnungswesen 4.0 ist die Wahl für eine Buchhaltung aus der Cloud, die auch über mobile Endgeräte nutzbar ist, alle Workflows komplett digital abbildet und damit endgültig die Medienbrüche im Rechnungswesen überwindet.

Elektronische Rechnungen längst Standard

Ohnehin arbeiten die meisten Unternehmen längst mit digital erstellten und versendeten Rechnungen und empfangen auch immer öfter Rechnungen in digitaler Form. Einige Konzerne und größere Mittelständler haben bereits ihr Rechnungswesen komplett auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt und akzeptieren keine Papierrechnungen mehr von ihren Lieferanten und Dienstleistern. So ist es nur konsequent, dass sich sogar ein Standard für elektronische Rechnungen etablierte, den das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet hat. Dieser „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) hilft kleinen und mittelständischen Firmen, mit E-Rechnungen viel Zeit und Geld einzusparen. Weil alle Daten aus dem Rechnungswesen und dem Zahlungsverkehr in dem Buchführungsprogramm nahtlos digital vorliegen, können sie auch gemeinsam und ohne Medienbrüche weiterverarbeitet werden. Die Prozesse werden schneller und weniger fehleranfällig. Auch die Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen wird erleichtert. Offene Rechnungsposten fallen früher auf, das Forderungsmanagement beschleunigt und die Liquidität des Unternehmens steigt.

Single Point of Truth in der Cloud

Mit digitalen Ein- und Ausgangs-Rechnungen ist der Weg zu komplett digitalen Arbeitsabläufen eigentlich vorgezeichnet. Und der Schritt in die Cloud ist dann auch nur noch ein Katzensprung. Als Führungskraft oder Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen Sie natürlich erst einmal ein wenig Kraft und Zeit investieren, Ihre bisherigen Arbeitsabläufe anzupassen, in der Cloud-Lösung einzurichten und alle Mitarbeiter zu schulen. Aber dabei machen Sie einen enormen Lernprozess durch. Denn moderne ERP-Lösungen aus der Cloud sind so ausgeklügelt, dass Sie praktisch alle früher teils auf Papier, teils per E-Mail und teils telefonisch getroffenen Absprachen und Prozesse in einem System digital abbilden:

• Sie haben nur noch einen Single Point of Truth für Stammdaten, Ein- und Ausgangsrechnungen, Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie eine kennzahlenbasierte Unternehmenssteuerung.
• Alle Ihre Steuer- und Bankvorgänge sind in einem System abgebildet und Sie erhalten auf Mausklick eine übersichtliche Darstellung Ihrer Finanzströme in einem übersichtlichen Dashboard.
• Sie können für jeden einzelnen Mitarbeiter Rollen und Rechte vergeben sowie den Zugriff per Authentifizierung sicher organisieren.

Selbst Genehmigungsverfahren für Einkauf, Lager & Logistik oder Reisekosten bilden Sie ab, ohne dass dafür Papier bedruckt werden müsste. Eine weitere Unterstützung erhalten Fach- und Führungskräfte in der Buchhaltung durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). KI weist beispielsweise auf offene Posten hin, unterstützt bei Reisekostenerfassung oder bietet einen raschen Überblick über die aktuelle Gesamtbilanz des Unternehmens. Künftig wird KI wohl auch komplexere Buchhaltungsaufgaben übernehmen. Gleichwohl wird KI ohne menschliche Überwachung die Buchhaltung nicht völlig automatisieren.

Rechnungswesen 4.0: Cloud immer beliebter und sicherer als eigene IT

Immerhin drei Viertel der deutschen Unternehmen setzen heute bereits eine Cloudlösung ein. Das ergab der Cloud Monitor 2019 von Bitkom und KPMG. Längst haben sich auch anfängliche Bedenken in Luft aufgelöst. Denn sichere Cloud-Anwendungen entsprechen den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Sie sind nach BSI Grundschutz oder mindestens nach DIN/IEC 27001 zertifiziert. Vor allem liegen sichere Cloud-Lösungen wie die von Sage in Rechenzentren in Deutschland. Kaum ein mittelständisches Unternehmen kann das Sicherheitsniveau für seine alten IT-Systeme erreichen, das Cloud-Anbieter garantieren. Ein weiterer Vorteil ist das Bezahlsystem Pay-per-Use. Sie müssen nicht mehr teure Lizenzen erwerben, sondern zahlen entsprechend Ihrer Nutzung. Vor allem aber bietet die Cloud Zugriff auf Ihre Finanzdaten mit mobilen Endgeräten, egal von wo aus Sie sich einloggen. Das ermöglicht flexibles Arbeiten und einen sicheren Datenzugriff auf Anwendung und Daten unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. Auch zeitaufwendige Wartung und Updates entfallen. Dadurch sinken die Risiken und Kosten für einen Technikausfall. Ihr Unternehmen und alle Anwender profitieren von stets aktueller Software, in die alle Änderungen der Finanzverwaltung und der Sozialversicherungen sowie die Jahressteuergesetze sofort eingepflegt sind.