Schutz für Hinweisgeber: Wie sich die EU-Hinweisgeberrichtlinie auf Compliance-Maßnahmen im Mittelstand auswirkt

Wikileaks, Dieselgate, Wirecard – die Bedeutung von Hinweisgebenden, sogenannten Whistleblowern, für die Aufdeckung von großen Wirtschafts- und Rechtsskandalen, lässt sich nicht hoch genug bewerten. Fast immer gehen die Whistleblower ein großes Risiko ein, um die Einhaltung von ethischen und rechtlichen Standards einzufordern. Die Flucht von Edward Snowden und sein Exil in Russland ist nur ein prominentes Beispiel. Auch bei Wirecard lagen zahlreiche Hinweise vor, dass nicht alles mit rechten Dingen zugeht.

Schon lange forderten Experten einen stärkeren Schutz von Hinweisgebenden. Im Oktober 2019 verabschiedete der europäische Gesetzgeber die sogenannte Whistleblower-Richtlinie, die am 17. Dezember 2021 in Kraft tritt. Das Ziel der Richtlinie ist es, Personen zu schützen, die einen Verstoß gegen geltendes EU-Recht melden. Sie sollen weder zivil-, straf- oder verwaltungsrechtliche noch internen Konsequenzen als Folge der Meldung zu befürchten haben. Die Regelung gilt für alle Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen mit mehr als 50 Mitarbeitenden.

Umsetzungshinweise, Pflichten und Konsequenzen auf Unternehmensseite

Spätestens ab Mitte Dezember sind Unternehmen verpflichtet, dafür zu sorgen, dass den Hinweisgebern keine Nachteile in ihrem beruflichen Alltag entstehen, wenn sie auf Missstände aufmerksam machen. Denn in der Vergangenheit zeigte sich, dass Hinweisgeber Gefahr laufen, als „Nestbeschmutzer“ gebrandmarkt zu werden und unter Mobbing, Diskriminierung zu leiden hatten und häufig auch gekündigt wurden.

Was bedeutet das für Unternehmen und wie können sie die Umsetzung realisieren?

Die Whistleblower-Richtlinie sieht ein Meldesystem mit drei Meldewegen vor: Interne, externe und öffentliche Kanäle. Die internen Meldekanäle werden innerhalb des Unternehmens eingesetzt. Externe Meldekanäle bieten die Möglichkeit, sich direkt an die zuständigen Behörden zu wenden. Der öffentliche Meldeweg erlaubt es, sich direkt über entsprechende Medien an die breite Öffentlichkeit zu richten.

Entwicklung und Integration eines unternehmensspezifischen Meldesystems

Mit der Hinweisgeber-Richtlinie sind alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, ein unternehmensspezifisches Konzept zu entwickeln, das Whistleblowing-System zu installieren einen 24/7 laufenden Betrieb sicherzustellen. Eines der wichtigsten Aspekte ist die Wahrung der Anonymität der Hinweisgeber. Denn nur wenn der Whistleblower sicher sein kann, dass die Vertraulichkeit seiner Identität gewahrt bleibt und er oder sie keine Repressalien befürchten muss, ist er oder sie bereit, das System zu nutzen.

Welche Möglichkeiten zur Meldung unternehmensintern bereitgestellt werden müssen

Für die Abgabe von Hinweisen sind mündliche, schriftliche oder auch das persönliche Gespräch möglich. Unternehmen haben eine Vielzahl an Optionen, um Hinweise zu erhalten: Telefon-Hotlines, ein elektronisches Postfach, persönliche Gespräche, eine Ombudsstelle oder digitale Lösungen wie Apps.

Das digitale Meldesystem in ein bestehenden Compliance-Management-System zu integrieren, ist in jedem Fall empfehlenswert, da etablierte Systeme ein hohes Maß an Anonymität und Sicherheit gewähren. Besonders empfehlenswert ist die Einrichtung eines anonymen Postfachs, über das die gesamte Kommunikation (Eingangsbestätigung, Fortschrittsbericht, persönlicher E-Mailaustausch) stattfinden kann.

Welche Auswirkungen hat dies auf die Unternehmenskultur?

Die Einführung eines Hinweisgebersystems hat darüber hinaus – ebenso wie die Einführung eines Compliance-Management-Systems – langfristige Rückwirkungen auf die Unternehmenskultur. Wenn in einem Unternehmen die Führungskultur von einem fairen, transparenten Umgang geprägt ist, dann ist ein Whistleblowing-System, wie ein „Kummerkasten“, der im Alltag selten gebraucht wird. Herrschen in der Firmen-Kultur Angst und Kontrolle vor, wird das Hinweisgeber-System zum dringend benötigten Ventil, dass aufgestauten Druck entweichen lässt und die Ethik ins Gleichgewicht bringt.

Warum Whistleblowing für die Integrität von Unternehmen wichtig ist

Eine Gesprächskultur, die alle im Unternehmen motiviert, scheinbar unangenehme Fragen, Kritik oder Hinweise anzubringen, wird auch „Speak-up“-Kultur genannt. Wenn Führungskräfte, ihre Teams ermutigen und darin bestärken, auch kritische Punkte auszusprechen, wird bei allen Beteiligten das Vertrauen erhöht, dass erstens Transparenz nicht sanktioniert wird und zweitens Schweigen nicht die beste Option ist. Nicht zuletzt ist eine offene Kultur mit einem funktionierenden Hinweisgeber-System auch ein öffentliches Zeichen für unternehmerische Integrität. Denn Verstöße gegen Europäisches Recht haben nicht nur empfindliche Strafen zur Folge, sondern können auch das Image und im schlimmsten Fall die wirtschaftliche Existenz eines Unternehmens nachhaltig beschädigen.