Zeitaufwendige Ablage bei Kleinunternehmen? Ein Relikt der Vergangenheit!

Ein kleines Unternehmen zu führen, ist oft eine große Herausforderung. Ganz gleich, ob es um die Kommunikation mit dem Marketing oder Finanzteam geht oder um die Einstellung neuer Mitarbeiter: Es gibt immer viel zu tun, und das dauert leider viel zu lange. – Oft ist der Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben übermäßig hoch. Besonders die Ablage kostet die Mitarbeiter aus den verschiedensten Gründen jede Menge Zeit. Doch wie können Sie, als Kleinunternehmer, diesen Aufwand mindern?

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie den Verwaltungsaufwand reduzieren. Entdecken Sie, welche entscheidende Rolle Software-Tools dabei spielen können und wie Sie im täglichen Papierkrieg Zeit einsparen können.

Was gehört zur Ablage?

Die Ablage ist einer der Vorgänge, die oft sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und den Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter prägen. Dazu gehören zeitraubende Tätigkeiten wie die manuelle Dateneingabe bei der Verwaltung von Kundenkonten ebenso wie die Erstellung von Rechnungen und Mahnungen. Schließlich wollen Sie stets für Ihre Leistungen bezahlt werden und über ausreichend Finanzmittel verfügen.

Wenn Sie es schaffen, den Aufwand für die Ablage zu reduzieren, können Sie dadurch Ihre Geschäftsprozesse insgesamt effizienter gestalten. Ein Weg dorthin führt über die Automatisierung.

Vorteil der Automatisierung

Gerade für ein kleines Unternehmen ist es sehr wichtig, bestimmte Aufgaben zu automatisieren. Sobald die Geschäftsprozesse dann einmal optimiert sind, können sich Unternehmer wieder auf das fokussieren, was sie am besten können – ihr Kerngeschäft.

Tools, die Verwaltungsaufgaben vereinfachen

Eine kostengünstige Lösung für Verwaltungsaufgaben ist für kleine Unternehmen wichtig, und zwar auf allen Ebenen, vom Marketing über das Personalwesen bis hin zur Finanzverwaltung. Denn wenn eine Sache schiefläuft, kann sich das auf alle anderen Bereiche des Geschäftsalltags auswirken.

Auch ist eine zweckmäßige Website das A und O, wenn es darum geht, Kunden zu akquirieren und zu binden. Manchmal haben kleine Unternehmen nur eine sehr rudimentär ausgestaltete Website. Um diese zu verbessern, bietet es sich an zum Beispiel Jimdo.com oder Wix.com zu nutzen. Das sind Plattformen zur Erstellung von Websites. Nutzer können, ohne komplexe technische Infrastruktur, beispielsweise:

• Ihre Firma professionell im Internet präsentieren
• Formulare erstellen, über die Kunden online Erfahrungsberichte veröffentlichen können,
• personalisierte E Mails an eine Liste von Kontakten schicken und
• den Kundenstamm über den Marketingkanal des Internets erweitern.

So spart Ihnen die richtige Technologie Zeit bei der Ablage

Papier gehört noch immer zum Geschäftsalltag kleiner Unternehmen. Wenn Sie allerdings Ihre Geschäftsprozesse optimieren und zukunftsfähig machen und Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten wollen, um mit der Digitalisierung Schritt zu halten, ist es an der Zeit, den Papierverbrauch inklusive Ablage zu reduzieren.

Viele Arbeitsschritte, die normalerweise auf Papier stattfinden, lassen sich vereinfachen und beschleunigen, indem Sie Dateien in die Cloud verlagern. Für Meetings können Sie Tools wie Microsoft Teams nutzen, mit deren Hilfe Ihre Mitarbeiter Videokonferenzen durchführen können. Auch können sie damit gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Das spart enorm Zeit und macht Ihr Unternehmen agiler.

Ablage: Kein Ärger mehr mit Belegen

Belege sind für viele kleinere Unternehmen ein Ärgernis. Sie gehen häufig verloren oder werden versehentlich weggeworfen.

Durch den Umstieg auf eine digitale Lösung können Sie die komplexe Verwaltung von Ausgaben und Geschäftsreisen vereinfachen. Des Weiteren können Sie die Geschäftsprozesse straffen und sicherstellen, dass keine wichtigen Belege verloren gehen. Sie können Belege auch mithilfe eines Mobiltelefons gleich bei Erhalt scannen, sodass sie automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Weniger Zeitaufwand für die Ablage

Es gibt viele Optionen, wie kleine Unternehmen ihren Aufwand bei der Ablage optimieren können. Dazu gehören unter anderem diese bewährten Möglichkeiten:

Digitale Poststelle vermindert ebenfalls die Ablage

Wenn Sie den Service der digitalen Poststelle nutzen, wird Ihre eingehende Post direkt an den Dokumentenmanagement-Anbieter geschickt. Dessen Mitarbeiter öffnen, sortieren und digitalisieren die Dokumente für Sie. Die Schriftstücke werden gescannt und anschließend in digitaler Form direkt an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet. Rechnungen können beispielsweise direkt an das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens gesendet werden. So sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und können sich um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern. Zudem lassen sich die Dokumente ganz einfach von jedem elektronischen Gerät aus einsehen.

Intelligente Datenerfassung

Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist eine der wichtigsten Technologien, Daten aus Dokumenten auf intelligente Weise zu erfassen und die Ablage zu beschleunigen. OCR-Software kann Daten aus Dokumenten auslesen, verarbeiten und digitalisieren. Somit können diese erheblich schneller erfasst werden als durch manuelle Dateneingabe. Wichtige Daten wie Bestellnummern, Namen von Zulieferern und Artikelmengen lassen sich aus Rechnungen extrahieren und mit bereits vorhandenen Daten abgleichen. Scandienstleister nehmen auch größere OCR-Aufträge entgegen, sodass Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für wichtigere und spannendere Aufgaben bleibt.

Elektronisches Dokumentenmanagement – dann klappt auch problemlos die Ablage

Die Ablage nimmt oft unter anderem deshalb so viel Zeit in Anspruch, weil sie ineffizient organisiert ist und benötigte Dokumente nicht auffindbar sind. Mit einem System für elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) dagegen lassen sich Dokumente leicht finden und online einsehen. Ein professioneller Scandienstleister und EDM-Anbieter kann all Ihre Schriftstücke scannen und an ein EDM-System übertragen. Dort werden sie ordnungsgemäß indexiert, sodass sie nach Name, Datum und wichtigen Informationen durchsucht werden können.

Fazit zum Thema Ablage

Die Ablage nimmt oft viel Zeit in Anspruch, die Sie besser für das Tagesgeschäft verwenden. Im Zeitalter der Digitalisierung ist es jedoch möglich, Technologien wie KI und OCR zu nutzen, um Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen und Belegen sowie die Ablage beziehungsweise Speicherung von Dateien effizienter zu gestalten.

Denn so können Sie Ihre Daten ganz leicht automatisch in das benötigte Format umwandeln, schneller finden und effizienter nutzen. Aufgaben, die zuvor mehrere Arbeitstage in Anspruch genommen haben, lassen sich durch Automatisierung auf wenige Klicks reduzieren. Darüber hinaus können Sie dank Automatisierung und die Nutzung von Cloud-Diensten auf so manche Tätigkeit komplett verzichten.

Wenn der Computer Dinge für uns erledigen kann und uns dabei sogar Zeit und Nerven spart, besteht kein Grund für uns, diese Aufgaben noch selbst zu erledigen. Geeignete Software-Lösungen unterstützen Sie bestens dabei.