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Zeiterfassungssystem – Pflicht oder Kür?

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Frau im Büro

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das Arbeitgeber auf die Einführung eines Zeiterfassungssystems verpflichtet, sorgte im Mai 2019 bei Unternehmern und Politikern für Unruhe. Danach kehrte zu dem Thema „Arbeitszeiterfassung“ jedoch wieder Ruhe ein. Dies lag daran, weil den EU-Mitgliedsstaaten die konkrete Umsetzung ohne zeitlich vorgegebene Frist überlassen wurde. Bisher gibt es seitens des deutschen Gesetzgebers zum Thema Zeiterfassungssystem noch keine eindeutigen Vorschriften.

Jedoch hat im letzten Jahr das Arbeitsgericht Emden bereits zweimal entschieden, dass die Verpflichtung für Arbeitgeber auch ohne exakte gesetzliche Vorgabe besteht. Diese Urteile könnten auch Einfluss auf Entscheidungen anderer Gerichte haben und rücken das Thema für Arbeitgeber und HR-Abteilungen wieder in den Fokus.

Wer also noch keine Lösung für die Zeiterfassung hat, sollte sich bereits jetzt ein geeignetes System zulegen, um auf der sicheren Seite zu sein. Denn andere Gerichte könnten den Urteilen aus Emden folgen. Ebenso werden Mitarbeiter sich im Streitfall darauf stützen können.

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Auswirkungen auf die Vergütung

Die Erfassung der Arbeitszeiten hat natürlich auch Einfluss auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Prozess sieht hier im Streitfall vor, dass zuerst der Arbeitnehmer darlegt, wann und wieviel er gearbeitet hat. Danach äußert sich der Arbeitgeber zu den Angaben seines Mitarbeiters. Kann er dessen Angaben nicht widerlegen, weil kein Zeiterfassungssystem genutzt wird, wird zugunsten des Arbeitnehmers entschieden. Der Arbeitgeber muss die angegebenen Arbeitsstunden dann entsprechend vergüten – das kann richtig teuer werden.

Umgang mit dem Zeiterfassungssystem im Homeoffice und bei Kurzarbeit

Die zeitnahe Anschaffung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung ist allerdings nicht nur aufgrund der neuesten Rechtsprechung wichtig. Auch die Corona-Pandemie hat die Arbeitssituation in vielen Unternehmen verändert. Homeoffice und Kurzarbeit sind dabei die relevantesten Themen, mit denen zahlreiche Unternehmen konfrontiert wurden.

Kurzarbeit – innerhalb von 3 Monaten aktiv werden

Bei Kurzarbeit muss der Arbeitgeber die geleisteten Arbeitsstunden ebenso wie Ausfall- oder Fehlzeiten innerhalb von drei Monaten bei der Agentur für Arbeit einreichen. Dazu ist eine genaue Dokumentation der Zeiten wichtig, da diese auch von der Behörde im Nachhinein überprüft werden. Am besten nutzen Arbeitgeber deshalb ein Zeiterfassungssystem, damit sich keine Fehler einschleichen.

Homeoffice

Die Dokumentation der Arbeitszeiten im Homeoffice dient vor allem dem Arbeitnehmerschutz. Dieser war auch der Hauptgrund für das EU-Urteil. Denn die Arbeitszeiterfassung soll nicht der Überwachung dienen, sondern der Einhaltung der Höchstarbeits- und Ruhezeiten. Das fordern mittlerweile auch viele Mitarbeiter.

Dabei soll das Zeiterfassungssystem objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Und das ist gerade beim Thema Homeoffice für viele Unternehmen, die noch klassisch mit „Stechuhr“ bzw. Zutrittssystemen arbeiten, eine Herausforderung.

Welche Lösung ist die beste?

Ideal ist deshalb natürlich eine Lösung, die online auch von zuhause aus funktioniert und dabei möglichst einfach zu bedienen ist – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Von Vorteil ist insbesondere eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Denn so fließen die erfassten Zeiten automatisch statt umständlich auf manuelle Weise ein. Den höchsten Grad an Automatisierung bietet also eine Software, bei der sowohl Lohnabrechnung als auch Zeiterfassung enthalten sind.

Moderne Lohnsoftware wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung bietet einfache Lohnabrechnung in drei Schritten und beinhaltet außerdem eine minutengenaue Arbeitszeiterfassung, die mit wenigen Klicks auch den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden kann.

Wie können Sie am besten vorgehen?

Da die Gesetzgebung jederzeit das Urteil des EuGH umsetzen kann, gilt es frühzeitig verschiedene Optionen abzuwägen – entsprechend Ihrer Ausgangsposition:

  • Fall 1: Sie haben noch kein Zeiterfassungssystem im Einsatz
    Gehen Sie auf die Suche nach der passenden Lösung für Ihr Unternehmen. Analysieren Sie dabei auch die möglichen Kosten und den Implementierungsaufwand. Falls Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnung haben, wäre zu prüfen, ob sie über Schnittstellen für Zeiterfassungstools verfügt.
  • Fall 2: Sie nutzen bereits ein Zeiterfassungssystem
    Klären Sie, ob es die Vorgaben erfüllt und z. B. auch aus dem Homeoffice heraus zugänglich ist. Ein weiterer Punkt ist, ob sich das Übertragen der Arbeitszeiten in die Entgeltabrechnung oder an den Steuerberater beziehungsweise das Lohnbüro automatisieren lässt?

Denken Sie in beiden Fällen über eine digitale Cloud-Software nach, um die Anforderungen „objektiv, verlässlich und zugänglich“ von Anfang an zu erfüllen.

Wenn Ihre Lohnabrechnung durch ein externes Lohnbüro oder den Steuerberater durchgeführt wird, ist zu überlegen, wie sich manuelle Arbeit durch das Übertragen der Arbeitszeiten vermeiden lässt.

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Fazit

Auch wenn es noch keine konkreten Vorgaben seitens der nationalen Gesetzgebung gibt, wird Arbeitszeiterfassung immer wichtiger. Denn auch zu „Mobiles Arbeiten“ gibt es in diesem Zusammenhang schon einen Gesetzesentwurf. Ebenso ist bei Kurzarbeit die Dokumentation der Arbeitszeiten erforderlich.

Darüber hinaus wünschen sich viele Arbeitnehmer endlich ein nachvollziehbares System. Digitale cloudbasierte Lösungen bieten dabei deutlich mehr Vorteile als analoge Systeme, wie z. B. die Reduzierung des manuellen Aufwands durch Automatisierung und Schnittstellen. Außerdem sind sie weniger fehleranfällig und von überall zu bedienen und einzusehen.

Optimal ist eine geeignete Software wie Sage Business Cloud Lohn, bei der die Zeiterfassung und Lohnabrechnung direkt ineinandergreifen.