In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens dokumentiert und analysiert. Als einen solchen Vorfall bezeichnet man jeden Vorgang, der mit dem Vermögen der Firma zu tun habt. Dazu zählen

• die Aufwendungen für Löhne und Gehälter,
• die Aufwendungen für den Einkauf von Materialien, zum Beispiel aber auch die Miete für die Geschäftsräume,
• die Umsatzerlöse und die Einnahmen,
• die Kredite
• sowie die Abschreibungen auf das Anlagevermögen.

Auf der Basis der Finanzströme kann die Buchhaltung den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens ermitteln. Zudem wissen Sie so genau, wie gut die Liquidität und die Bonität Ihrer Firma sind.

Wie man sieht, sind die Aufgaben der Buchhaltung sehr vielschichtig. Um bei den Finanzströmen den Überblick zu bewahren, ist es sinnvoll, sie in verschiedene Teilbereiche zu unterteilen:

• Lohnbuchhaltung: Hier werden die Arbeitsentgelte wie Löhne und Gehälter erfasst, gebucht und ausgezahlt.
  
• Finanzbuchhaltung: Die Finanzbuchhaltung ist für die meisten Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Ihr Ziel ist es, das Gesamtergebnis zu ermitteln, das heißt, wie viel Gewinn oder Verlust es in der Rechnungsperiode gemacht hat. Oder einfacher gesagt: Es gilt herauszufinden, wie gut es der Firma geht. Die Finanzbuchhaltung umfasst somit alle Vorgänge, die für die Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) nötig sind, und dient als Basis für die Bilanzierung.
  
• Debitorenbuchhaltung: Hier werden alle Forderungen erfasst und verwaltet, die das Unternehmen gegenüber den Kunden, also den Schuldnern bzw. Debitoren, hat. Dies dient nicht nur der reinen Dokumentation. Die Informationen sagen auch etwas über die Liquidität des Unternehmens aus und sind ferner wichtig, um den Finanzplan zu erstellen.
  
• Kreditorenbuchhaltung: Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um all die Aufgaben, die mit den eingehenden Rechnungen zu tun haben. Sie prüft, kontiert und verwaltet diese und behält den Überblick über die offenen Posten. Sie stellt sicher, dass alle Rechnungen fristgerecht bezahlt werden.
  
• Anlagenbuchhaltung: Hier dreht sich alles um die Erfassung und Verwaltung der Vermögenswerte des Unternehmens. Diese werden nicht dafür eingesetzt, um sie zu verbrauchen. Sie werden vielmehr langfristig dafür genutzt, um den Gewinn des Betriebes zu maximieren. Das können materielle Güter sein wie Immobilien und Grundstücke, aber auch immaterielle wie Aktien, Rechte und Lizenzen. Die Anlagenbuchhaltung ist nicht nur ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, sondern auch der Kosten- und Leistungsrechnung.
  
• Bilanzbuchhaltung: Sie befasst sich zusammenfassend mit den Ergebnissen der anderen Teilbereiche. Die Bilanzbuchhaltung zieht sozusagen den Schlussstrich. Auch der Jahresabschluss, der aus der Bilanz und der GuV besteht, fällt in diesen Teilbereich. Mit diesem legt die Firma gegenüber der Öffentlichkeit Rechenschaft über ihre Geschäftstätigkeit ab.

Die beiden Begriffe werden im Alltag oftmals synonym verwendet. Doch genau genommen, gibt es einen Unterschied.

In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle, die in einem Unternehmen anfallen, analysiert und dokumentiert. In der Regel wird auch die Abteilung in der Firma, die sich mit der Buchführung befasst, Buchhaltung genannt.

Im Rahmen der Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle – auf der Basis der vorhandenen Belege – geordnet erfasst und aufgezeichnet. Die Buchführung stellt die Grundlage für das gesamte betriebliche Rechnungswesen und für die korrekte Besteuerung dar.

Die Buchführung ist ein nur ein Teil des Rechnungswesens. Das Rechnungswesen ist somit ein übergeordneter Begriff. Hier werden die Geld- und Leistungsströme, die durch den innerbetrieblichen Leistungsprozess entstehen, systematisch erfasst, überwacht und ausgewertet. Je nachdem, zu welchem Zweck dies geschieht, werden hier unterschieden:

• Das interne Rechnungswesen wird auch als Controlling bezeichnet. Es beschäftigt sich mit den Daten, die aus der Buchhaltung kommen. Hier werden die relevanten Kennzahlen identifiziert und analysiert. Das ist die Basis, auf der die Geschäftsführung ihre unternehmerischen Entscheidungen treffen kann.

• Das externe Rechnungswesen stellt die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Firma gegenüber Dritten dar. Dazu erstellt es die Bilanz, die GuV und die diversen Steuererklärungen. Doch wer genau hat daran ein Interesse? Ganz klar zum einen die Banken, die Gläubiger und das Finanzamt. Zum anderen die allgemeine Öffentlichkeit, potenzielle Investoren, aber auch mögliche Bewerber.

Genau genommen hat die digitale Buchhaltung dieselben Aufgaben, wie sie die herkömmliche hat. Der Unterschied liegt darin, dass viele Vorgänge, die früher händisch erledigt wurden, hier digitalisiert werden. Und das in allen Bereichen: in der Finanzbuchführung und der Lohnbuchhaltung ebenso wie im internen und externen Rechnungswesen. Die Personalakten werden digitalisiert. Die eingehenden Rechnungen werden nicht mehr in Papierform aufbewahrt, sondern eingescannt oder abfotografiert und in digitaler Form gespeichert.

Dasselbe gilt für die ausgehenden Rechnungen. Sie werden nicht mehr auf Papier ausgedruckt, sondern in elektronischer Form, als sogenannte E-Rechnung, versendet. Auch die Daten für den Steuerberater oder an das Finanzamt werden einfach elektronisch übermittelt. Buchungen werden per Mausklick vorgenommen und die Kennzahlen automatisch analysiert. Der große Vorteil der Online-Buchhaltung: Fast alle Vorgänge können schneller, einfacher und sicherer erledigt werden.

Für Unternehmen in Deutschlang besteht generell noch keine Pflicht zur Digitalisierung der Buchhaltung. Das ist jedoch kein Grund, sich nun entspannt zurückzulehnen. Denn die digitale Transformation hält Schritt für Schritt in immer mehr Firmen Einzug. Wer hier zu lange wartet, der wird vom Mitbewerber überholt. Hinzu kommt, dass es schon die ersten Bereiche gibt, in denen die Digitalisierung vorausgesetzt wird: So müssen seit dem 27. November 2020 Unternehmen für alle Auftraggeber der öffentlichen Hand elektronische Rechnungen ausstellen. Rechnungen auf Papier oder auch PDF-Rechnungen werden hier seitdem nicht mehr akzeptiert. Dies gilt nicht nur für Deutschland, sondern für ganz Europa.

Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen heute bereits elektronisch, weil sie erkannt haben, wie praktisch das ist. Wer sich dafür entschieden hat, muss keine Rechnung zusätzlich noch mal ausdrucken. Denn grundsätzlich gilt, dass sie im Original aufbewahrt werden müssen. Das heißt, die Papier-Rechnung auf Papier, die E-Rechnung digital. In jedem Fall ist auch bei ihr darauf zu achten, dass alle Angaben stimmen und dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Das heißt, sie ist in Deutschland 10 Jahre lang sicher zu archivieren, zum Beispiel in der Cloud.