Sie sind Handwerker, Freelancer oder haben ein Start-up gegründet? Was auch immer Ihr Business ist, sobald Sie Unternehmer sind, kommen Sie um das Schreiben von Rechnungen nicht herum.
Schließlich sind Ihre Produkten oder Dienstleistungen ja nicht gratis. Je mehr Kunden sie haben, umso mehr Arbeit ist mit den Rechnungen verbunden. Sie müssen sie nicht nur korrekt erstellen und versenden, sondern auch entsprechend den Vorschriften ordnungsgemäß ablegen. Denn bei der nächsten Steuererklärung oder Betriebsprüfung brauchen Sie sie in jedem Fall. Darüber hinaus müssen Sie prüfen, ob der Kunde auch pünktlich gezahlt hat und, falls dem nicht so ist, eine Mahnung verschicken.Wer Rechnungen von Hand erstellt, verliert nicht nur viel Zeit. Er läuft vielmehr Gefahr, dass Zahlungen falsch berechnet werden oder zu spät eingehen. Das kann zur Folge haben, dass ein konstanter Cashflow nicht mehr gewährleistet ist. Hier kommt ein Rechnungsprogramm ins Spiel. Es unterstützt Sie nicht nur bei der Erstellung fehlerfreier Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Mahnungen. Es sorgt vielmehr auch dafür, dass alle Dokumente sicher und übersichtlich abgelegt und verwaltet werden. Ein weiteres Plus: Sie können Ihr Mahnwesen bequem automatisieren und haben den Kopf für Ihr Kerngeschäft frei.
Ein Rechnungsprogramm bringt Struktur in Ihre Abläufe und verschafft Ihnen Freiräume. Viele Arbeiten, die immer wieder anfallen, werden automatisch von der Software erledigt. So übernimmt sie direkt die korrekten Daten aus dem System, vom Datum über die Adressdaten Ihres Kunden bis hin zur richtigen Bezeichnung Ihrer Waren oder Dienstleistungen. Ferner vergibt sie automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Der Anbieter eines modernen Rechnungsprogramms sorgt dafür, dass alle Vorlagen juristisch stets aktuell sind. Das gilt für sämtliche Dokumente, ob Angebot, Mahnung oder Rechnung. Gerade bei den Rechnungen müssen Sie sich um die verschiedenen Pflichtangaben wie etwa eine fortlaufende Rechnungsnummer nicht mehr kümmern. Weiterhin stellt die Software sicher, dass eine falsch ausgestellte Rechnung nicht nachträglich geändert werden kann. Eine solche muss zwingend storniert und dann neu geschrieben werden.
Natürlich ist die Anschaffung oder Miete eines Rechnungsprogramms erst einmal mit Kosten verbunden. Doch diese Kosten haben sich schnell amortisiert. Mit einer Software erledigen Sie effizient Ihre Buchhaltung und sparen wertvolle Arbeitszeit. Das ist bereits der Fall, wenn Sie Daten erfassen, denn das müssen Sie nur einmal tun. Danach können Sie die Daten in anderen Bereiche der Software nutzen.
Ihre Angebote und Rechnungen sind weit mehr als das, was sie rein dem Namen nach sind. Sie sind nämlich zugleich Ihre Visitenkarte. Bei einer modernen Software ist es oft möglich, das eigene Corporate Design zu nutzen. Mit CD-konform gestalteten Dokumenten machen Sie einen guten Eindruck bei den Bestands- und bei potenziellen Kunden.
Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und Buchhaltung, verfolgen Sie Ihre Umsätze und andere Finanzkennzahlen in Echtzeit. So haben Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten.
Eine Rechnung ist dann elektronisch, wenn
Der originale Wortlaut findet sich in § 4a EGovG, dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung.
Um E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei den folgenden beiden Formaten: ZUGFeRD und XRechnung. Der Vorteile dieser beiden Formate: Sie können nicht nur elektronisch übermittelt und empfangen werden. Der Empfänger kann sie vielmehr automatisch digital in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten.
Ein Format ist ZUGFeRD ist ein Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Das heißt, dass die Rechnung aus zwei Formaten besteht: Zum einen aus einem für Menschen lesbaren PDF-Format, zum anderen aus einem für Maschinen lesbaren XML-Format. Das aktuelle Format heißt ZUGFeRD 2.0.
Ein anderes Format ist die XRechnung. Dieses Format für den Datenaustausch basiert auf der europäischen Norm EN-16931, die Ende 2020 auch in deutsches Recht umgesetzt wurde. Demnach müssen Unternehmen, die für Auftraggeber der öffentlichen Hand tätig werden, die Rechnungen in diesem Format ausstellen und versenden. Vorausgesetzt, der Auftrag übersteigt einen Wert von 1.000 Euro. Bei diesem XML-basiertes Format werden – im Gegensatz zum ZUGFeRD – die Rechnungsdaten nicht bildhaft dargestellt.
Die E-Rechnung kommt EU-weit – und das Schritt für Schritt:
Grundlage für diese Maßnahmen ist der Richtlinienentwurf „VAT in the digital age“, den die EU Ende 2022 verabschiedet hat. VAT steht für Value Added Tax, also für die Mehrwert- oder Umsatzsteuer. Die EU will die Vorteile der Digitalisierung nutzen, um damit die folgenden Ziele zu erreichen:
Eines steht fest: An der E-Rechnung kommt über kurz oder lang kein Unternehmen, das in der EU ansässig ist, vorbei. Einige Mitgliedsstaaten hier schon weiter sind als Deutschland, hier ein paar Beispiele: In Italien sind bereits seit 2019 die dort ansässigen Unternehmer dazu verpflichtet, für B2B- und B2C-Umsätze ausschließlich E-Rechnungen auszustellen. Frankreich will ab Juli 2024 schrittweise die Pflicht zum E-Invoicing für alle in Frankreich niedergelassenen Firmen einführen. Weitere EU-Länder haben bereits angekündigt, dass die E-Rechnungsstellung bei Ihnen obligatorisch werden soll.
Die Konzepte anderer EU-Staaten betreffen Sie als deutschen Unternehmer dann, wenn Sie eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte im EU-Ausland haben. In diesem Fall müssen sie sich zeitnah mit den anderen E-Rechnungssystemen auseinandersetzen und diese implementieren. Hinzu kommt, dass auch öffentliche Auftraggeber in Deutschland bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt haben – Stichwort: E-Rechnungsgesetz. Demnach müssen seit dem 27. November 2020 Unternehmen bei öffentlichen Ausschreibungen und Aufträgen des Bundes ihre Rechnungen elektronisch übermitteln.
Alles zielt darauf ab, dass die E-Rechnung für alle Unternehmen der EU verpflichtend wird. Und so können sich auch deutsche Unternehmer dem Thema nicht mehr verschließen. Es lohnt sich, beizeiten ein System zu etablieren, mit dem sich E-Rechnungen erstellen lassen, die dem EU-Standard entsprechen. Denn umso eher profitieren auch Sie als Unternehmer selbst vom Bürokratieabbau und gewinnen an Effizienz.
Im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungen haben E-Rechnungen ein paar grundlegende Vorteile. Das sind insbesondere die folgenden:
Mit Sage 50 konnten wir viele Vorgänge vereinfachen. Wenn ein Kunde anruft, haben wir direkten Zugriff auf alle Daten und können damit perfekt auf den Kunden eingehen.
Michael Roos, Geschäftsführer
ROOS Dental GmbH & Co.KG
Statt 200 Seiten umständlich übertragen zu müssen, kann man nun wunderbar fast auf Knopfdruck damit arbeiten.
Michael Klerkx, Geschäftsführer
Helbig & Bertholdt OhG
Ich bin seit vielen Jahren Sage Kunde und absolut zufrieden, weil das einfach die besten Lösungen am Markt sind.
Heinz-Werner Schorn, Inhaber
Buchhaltungsbüro Schorn
Zunächst einmal bedeuten Rechnung und Faktura ein und dasselbe. Welcher Begriff verwendet wird, das hängt mit dem Land zusammen. So werden im Handel innerhalb Deutschlands beide Begriffe verwendet. Bei Geschäften mit der Schweiz und Österreich findet das Wort Faktura häufiger Verwendung. Die Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer seinen Kunden zur Zahlung für eine gelieferte Lieferung oder Leistung auffordert.
Eine Quittung hingegen dient als Nachweis, dass eine Leistung oder dass eine Zahlung erfolgt ist. Somit kann eine Rechnung eine Quittung sein, wenn auf ihr vermerkt ist, dass Ware erhalten wurde oder dass ein Betrag bezahlt worden ist. Umgekehrt kann es sich bei einer Quittung gleichzeitig um eine Rechnung handeln, wenn sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält.
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