Ein DMS ist das Informationszentrum eines Unternehmens. Es erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art. Es bietet eine Versionskontrolle: Es ist nachvollziehbar, wann welches Dokument von wem geändert wurde, und gesetzliche Anforderungen sind damit erfüllt. Sie erhalten damit eine zentrale, einheitlich strukturierte und vollständige Dokumentenverwaltung. Die benötigten Informationen sind schnell digital gefunden. Die Aufwände für Suchen, Ausheften, erneutes Abheften und evtl. Kopien entfallen.
Wenn es darum geht, Dokumente schnell wiederzufinden, ziehen DMS an Papierablage und geschachtelten Dateiverzeichnissen auf Unternehmenslaufwerken vorbei.
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