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Dokumentenmanagement: erfolgreiche Einführung eines DMS

Mit einem Dokumentenmanagement-System von Sage gestalten Sie Ihr Unternehmen agiler, produktiver und zukunftssicher. Erfahren Sie, wie Sie die Einführung eines DMS ideal planen und vorbereiten können und mit welchen Angeboten Sage Sie dabei unterstützt.

DMS-System – Vorbereitung als Grundlage Ihres Erfolgs

Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System stellt einen bedeutenden ersten Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens dar. Mithilfe eines solchen digitalen Datenkatalogs sparen Sie sich lange Suchen nach einzelnen Dokumenten – lästiges Blättern und Nachschlagen in Ordnern gehört der Vergangenheit an. Zudem müssen Sie keine Papiere in physischer Form mehr abheften. All diese und viele weitere Aufgaben übernimmt das DMS für Sie und Ihre Mitarbeiter – digital, schnell und zuverlässig. 
Um von diesen Funktionen und Vorteilen zu profitieren und Ihr Dokumentenmanagement-System bestmöglich zu nutzen, bedarf es gründlicher Planung. Die Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen und die damit erforderliche Digitalisierung vorhandener physischer Dokumente sollten Sie ausreichend vorbereiten. Dadurch ergeben sich folgende Vorteile: 

  • Sie verhindern, dass bekannte sowie bisher unerkannte Fehler und Probleme Ihrer Dokumentenverwaltung in das neue digitale Dokumentenmanagement-System übertragen werden.
  • Werden so viele Aspekte wie möglich in der Planung und Vorbereitung berücksichtigt, lässt sich der Aufwand der Implementierung selbst auf das Nötigste reduzieren.

 

Schritt für Schritt: Dokumentenmanagement planen und strukturieren

Einmal implementiert, gestaltet sich die Bedienung Ihres Sage Dokumentenmanagement-Systems einfach und intuitiv. Im Folgenden erfahren Sie, wie Ihnen auch die Vorbereitung der DMS-Implementierung ohne großen Aufwand gelingt.  

Grundlegende Kennzahlen feststellen

Je nach Art und Größe Ihres Unternehmens können Sie unterschiedliche Anforderungen an ein digitales DMS stellen. Wenn Sie planen, ein solches System zeitnah einzuführen, sollten Sie sich zunächst mit dem Istzustand Ihrer Dokumentenorganisation auseinandersetzen. Was erwarten Sie von einer Software? Wie sehr nimmt Sie und Ihre Mitarbeiter die Verwaltung Ihrer (physischen) Dokumente bislang ein? 
Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen dabei helfen, den Status quo zu erfassen und ggf. Optimierungspotenzial hinsichtlich Ihres Dokumentenmanagements zu erkennen:

  • Wie viel Zeit benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter, um physische Dokumente zu erfassen und einzusortieren?
  • Wie viele Suchvorgänge werden pro Tag vorgenommen?
  • Wie lange dauert eine Reproduktion bzw. Kopie?

Abteilungsspezifische Anforderungen an ein DMS-System erarbeiten

Möchten Sie ein DMS implementieren, sollten Sie dabei auch die abteilungsspezifischen Anforderungen an ein solches System berücksichtigen. Je nach Abteilung fallen die Aufgaben in Bezug auf das Dokumentenmanagement unterschiedlich umfangreich aus. Denn die Teams verfolgen damit jeweils eigene Ziele, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen:

  • Für die Buchhaltung und das Personalwesen spielt Revisionssicherheit eine große Rolle. Belege, Verträge und Geschäftskorrespondenz müssen unveränderlich archiviert werden können.
  • Im Marketing ist eine flüssige Zusammenarbeit wichtig. Versionierung von Dokumenten ist hier eine häufig genutzte Funktion.
  • Der Vertrieb muss schnell und effizient Angebote generieren und Aufträge bearbeiten können. Einfach zugängliche Dokumente werden hier vorausgesetzt.
     

Aktuelle Prozesse und Strukturen nachvollziehen

Neben dem aktuell erforderlichen Zeitaufwand spielen auch Ihre bisherigen Prozesse der Dokumentenverwaltung eine bedeutende Rolle, wenn Sie ein digitales DMS einführen. Um mittels Dokumentenmanagement-System eine zentrale elektronische Ablage in Ihrem Unternehmen einrichten zu können, müssen Sie aktuelle Abläufe auf Ihre Effizienz prüfen. Ermitteln Sie, welche Arbeitsschritte unter Einsatz eines DMS anders gestaltet werden sollten: 

  • Welche Prozesse lassen sich mit einem DMS-System beschleunigen? 
  • Wie viele Stationen sollten Dokumente maximal durchlaufen müssen?
  • Welche Abläufe sind bislang unnötig kompliziert?

 

Workshop für DMS-Systeme: von der Implementierung bis hin zur Nutzung

Für ein Dokumentenmanagement-System gilt grundsätzlich: Je weniger Klicks zum Ziel (Dokument) führen, desto besser. Wir helfen Ihnen gerne dabei, diesen Zustand zu erreichen und das Beste aus Ihrer Sage Softwarelösung herauszuholen. 

Neben unserem kompetenten Kundenservice, der Ihnen beratend zur Seite steht, bieten wir Ihnen auch detaillierte Workshops zu DMS. Hier können Sie Ihr gesamtes Vorhaben einmal durchspielen. Gemeinsam mit Ihnen klären unsere Experten die individuellen Anforderungen an das Dokumentenmanagement-System und besprechen die technischen sowie finanziellen Details. 

Damit Sie später über die passenden Funktionen verfügen und Ihre Ziele erreichen, sollten operative Mitarbeiter das System im Rahmen des Workshops für einige Stunden nutzen. Abschließend erfolgt die Erstellung eines detaillierten Zeit- und Aktionsplans mit gut messbaren Meilensteinen. 

Erfahren Sie jetzt mehr zu unseren Support- und Workshop-Angeboten.

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Als langjähriger Hersteller leistungsfähiger Business Software, wissen wir um die individuellen Anforderungen und Ziele verschiedener Unternehmen. Entscheiden Sie sich für eine DMS-Lösung von Sage und entdecken Sie, wie Sie wiederkehrende Prozesse der Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen nachhaltig optimieren können.