Mit ERP Software Ressourcen perfekt nutzen

Das Akronym ERP steht für Enterprise Resource Planning. Das bedeutet sinngemäß, alle Ressourcen in einem Unternehmen dem Bedarf entsprechend zu planen, zu steuern und zu verwalten. Zu diesen Ressourcen zählen in erster Linie:

• Personal (Arbeitszeiten und Schichtplanung)
• Maschinen und Anlagen (Kapazitäten)
• Informations- und Kommunikationstechnik
• Betriebsmittel (Lagerbestände und Materialverfügbarkeit)
• Kapital (Finanzmittel und Budgets)
• Material

Mit einer ERP Software haben Sie jederzeit den perfekten Überblick über ihre Ressourcen und können diese bestmöglich einsetzen. Sie wissen genau, wie es um die Maschinen- und Anlagenkapazitäten, Lagerbestände und die Verfügbarkeit von Personal und Material steht. Auch Ihre Finanzmittel, Kundenaufträge und den Fortschritt einzelner Projekte haben Sie zu jeder Zeit im Blick. Eine ERP versetzt Sie in die Lage, die Produktion und den Personaleinsatz optimal zu planen. Auch viele andere Geschäftsprozesse lassen sich effizienter gestalten und steuern.
 
Um das zu erreichen, verbindet sich das ERP System mit sämtlichen Bereichen des Unternehmens: vom Einkauf über das Lager bis zum Vertrieb, um nur ein paar zu nennen. Alle Daten, die für Ihr Business relevant sind, werden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Hier werden sie sicher verwaltet und stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Ihr Vorteil: Sie behalten stets alle Vorgänge im Blick und können sie rechtzeitig an neue Anforderungen anpassen. 
 
Eines steht fest: Manuell ist das, was eine ERP Business Software leistet, kaum zu bewältigen. Das ist auch ein wesentlicher Grund dafür, dass heute immer mehr Unternehmen solche Programme einsetzen. Denn eine ERP steigert die Effizienz und sorgt dafür, dass die betrieblichen Prozesse der Wertschöpfung optimal ablaufen.

Ob im Rechnungswesen oder in der Personalabteilung: Eine ERP Software wird in nahezu allen Unternehmensbereichen eingesetzt. Doch eine zentrale Rolle spielt sie vor allem in der Produktionsplanung und -steuerung. Eine Software ERP umfasst in der Regel die folgenden Module: 

• Finanzbuchhaltung: Dieses Modul unterstützt die Finanzverwaltung. Unter anderem dabei, Rechnungen zu schreiben, die Debitoren- und Kreditorenkonten zu führen und Finanzberichte zu erstellen.
• Personalwesen: Mithilfe dieses Moduls lassen sich viele Abläufe in der Personalverwaltung automatisieren wie etwa die Erstellung der Gehaltsabrechnungen. Zudem unterstützt es bei der Verwaltung der digitalen Personalakten und bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungen.
• Lagerverwaltung: Dieses Tool vereinfacht die Abläufe bei der Verwaltung des Lagers. So lassen sich die Bestände nachverfolgen, die Bestellung der Waren planen und Lagerplatzreservierungen verwalten.
• Produktionsplanung und -steuerung: Dieses Modul hilft, die Produktionsprozesse zu planen und steuern. Etwa, wenn es darum geht, Produktionspläne zu erstellen und den aktuellen Stand der Fertigungsaufträge zu verfolgen. Automatische Bestellprozesse stellen sicher, dass jederzeit ausreichend Ressourcen für die Produktion zur Verfügung stehen.
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Dieses Modul unterstützt alles, was mit der Verwaltung von Kundenbeziehungen zu tun hat. So lassen sich die Kontaktdaten der Kunden pflegen, Angebote erstellen und Verkäufe verfolgen.
• Einkauf: Mithilfe dieses Moduls lassen sich alle Vorgänge rund um den Einkauf einfacher verwalten. Dazu zählt etwa, Einkaufsaufträge zu erstellen, die Kontakte der Lieferanten zu verwalten und die Einkaufsbestellungen nachzuverfolgen.
• Vertrieb: Es ermöglicht, Angebote zu erstellen und verwalten sowie Verkaufsaufträge zu erfassen und zu verfolgen. Vertriebskanäle lassen sich managen und das Modul stellt Berichts- und Analysefunktionen bereit.

Eine ERP Warenwirtschaft oder Inventory Management Software ist Teil eines ERP-Systems. Es dient insbesondere dazu, die Lagerbestände, die Materialwirtschaft und die Bestellprozesse zu verwalten und steuern. Dieses spezielle ERP Tool bietet in der Regel die folgenden Funktionen:

• Einkauf: Hier werden die Aufträge und Kontakte der Lieferanten verwaltet. Die Funktion dient dazu, alle Bestellvorgänge im Blick zu behalten und gewährt bei Bedarf Einblick in die Bestellhistorie.
• Lagerverwaltung: Mit dieser Funktion können die Lagerbestände und -bewegungen sowie Verfügbarkeit von Artikel überwacht werden. Außerdem unterstützt sie bei der Bestellung von Waren.
• Produktion: Dieses Tool dient der Planung und Steuerung der Produktionsprozesse und des Materialbedarfs. Auch Fertigungs- oder Produktionsaufträgen werden hierüber abgewickelt.
• Verkauf: In dieser Funktion werden Kundenkontakte und Kundenaufträge erfasst und verwaltet sowie Lieferscheinen und Rechnungen erstellt.
• Berichtswesen: Mithilfe dieser Funktionalität können Berichte zu Lagerbeständen, zu Produktionsprozessen, Einkaufs- und Verkaufsaktivitäten sowie zu den Finanzen erstellt werden.

Es gibt Anzeichen, die darauf hinweisen können, dass Ihr Unternehmen eine ERP-Software benötigt. Hier sind ein paar wesentliche Hinweise:

• Sie empfinden Ihre Datenverwaltung als ineffizient. Wenn Sie die Daten noch manuell verarbeiten, dann kostet Sie das viel Zeit, Geld und Nerven. Daten können fehlerhaft sein oder redundant vorliegen. Oft gibt es in der Folge Schwierigkeiten bei der Integration und Synchronisation der Daten. Eine ERP-Software hilft dabei, diese Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Zudem verfügen Sie in Zukunft über stets konsistente und aktuelle Informationen.
• Ihnen fehlt die Transparenz bei Ihren Geschäftsprozessen. Ein ERP-Programm führt für Sie die relevanten Daten aus den verschiedenen Abteilungen zusammen. Analyse- und Report-Tools verschaffen Ihnen einen Überblick und ermöglichen es Ihnen, die Abläufe zu optimieren.
• Es fällt Ihnen schwer, die richtigen Entscheidungen zu treffen, da Ihnen nur unvollständige Daten vorliegen oder gar Informationen fehlen. Eine ERP sammelt für Sie die relevanten und aktuellen Daten und liefert so eine ideale Datenbasis.
• Sie stellen fest, dass es Probleme bei der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Ihres Unternehmens gibt. Eine ERP-Software stärkt das Teamwork und die Kommunikation.
• Sie nutzen zurzeit mehrere Softwarelösungen, um Ihre Geschäftsprozesse abzubilden. Mithilfe einer ERP können Sie diese integrieren, wodurch Sie Ihre Effizienz und Profitabilität steigern. 
• Ihr Unternehmen wächst. Doch Sie können Ihre Geschäftsprozesse gar nicht so schnell an die Veränderungen anpassen, wie sie es müssten. Die Funktionalitäten einer ERP-Software sind skalierbar und sorgt für mehr Flexibilität.
• Es fällt Ihnen schwer, Aufträge, Bestellungen oder Finanzdaten zeitnah zu erfassen und zu verfolgen. Eine ERP-Lösung hilft Ihnen dabei, diese Daten zu verwalten und analysieren. Es sorgt dafür, dass Ihre Daten stets konsistent und aktuell sind.
• Sie bekommen so viele Kundenanfragen, dass Sie kaum zeitnah auf alle reagieren können. Mithilfe einer ERP-Software können Sie schnell antworten und die Auftragsabwicklung automatisieren. Das Programm stellt Ihnen Informationen in Echtzeit über die Anfragen, Bestellungen und Lieferungen bereit. So manche ERP-Lösung bietet auch ein Self-Service-Portal. Über dieses kann der Kunde direkt bestellen, die Rechnung bezahlen und den Lieferstatus verfolgen. So verringert sich die Anzahl der Anfragen und auch Ihre Reaktionszeit verkürzt sich.

Es ist egal, ob Sie ein junges Start-up oder ein etabliertes Unternehmen führen: Jeder Unternehmer, der Wert auf Wachstum, Skalierbarkeit und Flexibilität legt, kommt um eine ERP-Software nicht herum. Je früher er sich dafür entscheidet, desto schneller und nachhaltiger profitiert er von den vielen Vorteilen.

Die Kosten für eine ERP-Software lassen sich nur grob schätzen und hängen von vielen verschiedenen Faktoren ab. Das erklärt auch, warum die wenigsten ERP Software Anbieter auf ihren Webseiten pauschale Angaben machen können.
 
Konkret Einfluss auf die Kosten nehmen unter anderem die Größe des Unternehmens und die Anzahl der Nutzer. Zudem variiert der Preis einer ERP-Software je nach Anbieter und den benötigten Funktionen und Modulen. Auch die Art der Bereitstellung der Software, also On-Premise oder in der Cloud, wirkt sich auf die Kosten aus. 
 
Neben den externen entstehen auch firmeninterne Kosten. So etwa die, die für die Planung, Durchführung und Kontrolle der ERP Implementierung entstehen. Wird eine On-Premise-Lösung gewählt, dann fallen zusätzlich Kosten für die Anschaffung und Wartung der Hardware an. Auch die Datenübernahme aus bereits vorhandenen Systemen kostet Zeit und Geld. Hinzu kommen die Kosten für die Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter.
 
Zwar ist die Einführung eines ERP-Systems oftmals mit erheblichen Investitionen verbunden. Doch diese machen sich auf lange Sicht bezahl. Letzten Endes sorgen Sie dafür, dass das Unternehmen auf vielen Ebenen Kosten einspart und wettbewerbsfähig bleibt.