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HR Software: Personaldaten effizient verwalten

Was kann man sich als Unternehmer mehr wünschen als effiziente Prozesse, hoch motivierte Mitarbeiter und ein gutes Teamwork? Doch wo bloß anfangen? Am besten direkt in Ihrer HR-Abteilung: Sorgen Sie mit einer modernen HR Software wie der von Sage dafür, dass sich hier die Abläufe vereinfachen. Befreien Sie die HR-Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten: Sie können die eingesparte Zeit ganz sicher für wichtigere Aufgaben nutzen.

So finden Sie die HR Software, die perfekt zu Ihnen passt

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Wozu dient eine HR Software?

Viele Prozesse im Personalwesen sind sehr arbeits- und zeitintensiv. Das gilt vor allem für die Erhebung, Bearbeitung und Analyse der Personaldaten. Eine Human Resources (HR) Software unterstützt Sie dabei, diese Vorgänge zu automatisieren und zu beschleunigen.

Die HR Software kann einzelne, ausgewählte Bereiche umfassen wie das Recruiting und das Talentmanagement. Sie kann aber auch alle Bereiche der Personalverwaltung abdecken. Wie umfangreich die Funktionen sind, das hängt vom Aufbau und Umfang des implementierten HR Tools ab.
 

Wer profitiert von einer HR Software?

Ganz grundsätzlich wirkt sich eine digitale HR Software positiv auf alle Abteilungen aus. Schließlich betreffen einige Prozesse des Human Resource Managements alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Eine modernes HR Tool dient als Schnittstelle zwischen den Vorgesetzten, den Angestellten und auch den potenziellen neuen Mitarbeiter. Dadurch verbessert die HR-Software die unternehmensweite Kommunikation und die Zusammenarbeit aller. 

Am stärksten jedoch entlastet eine die HR Management Software die HR-Abteilung selbst. Denn hier gibt es viele administrative Routinen, die sich in weiten Teilen auf eine flexible HR Software übertragen lassen. Hierzu zählt die Erfassung und Pflege der Daten eines jeden Mitarbeiters vom ersten bis zum letzten Arbeitstag, das heißt vom On- bis zum Offboarding.

Eine HR Software unterstützt die Personalabteilung auch in anderer Hinsicht, etwa bei der Bearbeitung von Urlaubs- und Fortbildungsanträgen. Ebenso hilft sie bei der Versendung von Meldebescheinigungen an die Sozialversicherungsträger.
Bildschirmansicht einer Sage Software auf einem Laptop
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Was muss eine gute HR Software können? – Ein Vergleich lohnt sich

Auf dem Markt tummeln sich viele HR Software Anbieter. Um die perfekte Human Resources Software zu finden, sollten Sie bei einem HR-Software Vergleich vor allem auf die folgenden Leistungsmerkmale achten:

Im Personalwesen wiederholen sich viele Prozesse, die sich jedoch mithilfe einer HR Software vollständig automatisieren lassen. Die Zeit, die dadurch eingespart wird, kann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden.
Welche Aufgaben fallen in den Bereich Ihres Human Resources Managements? Das hängt nicht zuletzt von der Größe und den internen Strukturen Ihres Unternehmens ab. Eine maßgeschneiderte, möglichst modular aufgebaute und cloudbasierte HR Software passt sich ganz Ihren individuellen Bedürfnissen an.
Dank einer HR-Software erhalten die Mitarbeiter aller Ebenen und Abteilungen jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Daten. Damit sorgen Sie für eine hohe Transparenz und binden Ihre Angestellten optimal in HR-Prozesse ein.
Das HR Tool sollte sich ganz einfach mit einer Lohnabrechnungssoftware und auch mit den Anwendungen von Drittanbietern verknüpfen lassen. Dadurch wird es möglich, die Systeme schnell miteinander zu synchronisieren und die relevanten Daten lückenlos über die vorhandenen Schnittstellen zu übermitteln.
Sie und Ihre Kollegen müssen die HR Software einfach und intuitiv auf allen, auch auf den mobilen, Endgeräten bedienen können. Bereits direkt nach der Implementierung müssen alle Funktionen voll umfänglich nutzbar sein.

Anbieter für HR Software im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Das sind die Vorteile der HR Software von Sage

Das Human Resource Management unterliegt einem ständigen Wandel. Die Personaler stehen deshalb vor immer neuen Herausforderungen und ständig kommen neue Aufgaben hinzu, die es zu bewältigen gilt. Als Ihr HR Softwareanbieter unterstützen wir Sie aktiv bei allen personalbezogenen Workflows. Verlassen Sie sich auf unserer HR Management Software und insbesondere auf die folgenden Funktionen:

Zielgerichtetes Recruiting

Eine der Hauptaufgaben Ihrer Personalabteilung ist es, motivierte Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu finden und diese dann auch zu halten. Die Pflichten, die damit verbunden sind, nehmen viel Zeit in Anspruch. Mit unserer HR-Software erfassen Sie die Bewerberdaten automatisiert und webbasiert. Das sorgt für eine hohe Transparenz der Auswahl- und Bewertungsprozesse. Zudem erreichen die Informationen schnell und einfach die richtigen Entscheidungsträger der jeweiligen Fachabteilung.

Effiziente Zeitwirtschaft

Zu einer Zeitwirtschaft gehören unter anderem die folgenden Aufgaben : Die Dienst- und Schichtmodelle müssen ausgearbeitet werden sowie die Zeiten der An- und Abwesenheiten, also die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter lückenlos erfasst werden. Mit unserer Human Resources Software dokumentieren Ihre Angestellten alle Zeiten bequem über verschiedene, auch mobile, Endgeräte. Die Daten werden sicher und zentral in der Personalsoftware gespeichert und verarbeitet.

Digitale Personalakte

Entscheidend für ein gutes Human Resources Management ist es, seine Mitarbeiter zu kennen und die relevanten Daten jederzeit zur Hand zu haben. Alle Informationen speichern und pflegen Sie mithilfe einer intelligenten HR Software in der sogenannten digitalen Personalakte. Wenn sich etwas ändert, können Sie die Daten deutlich schneller aktualisieren, als Sie das ohne eine solche Software könnten. Noch dazu sparen Sie Papier und tun so der Umwelt etwas Gutes. 

Kontinuierliche Personalentwicklung

Mit unserer HR-Software organisieren Sie ganz unkompliziert Ihre Personalentwicklung. Mithilfe der hinterlegten Daten sind Sie jederzeit auf dem Laufenden über das aktuelle Know-how jedes einzelnen Mitarbeiters. Auf dieser Basis planen Sie nicht nur systematisch seine nächsten Karriereschritte. Sie können auch gleich die passenden Weiterbildungsmaßnahmen in die Wege leiten. So fördern Sie Ihr Personal zum Beispiel durch die Wahl des geeigneten internen oder externen Seminars.

Sie entscheiden: Was ist für Sie die beste HR Management Software?

Mit der richtigen HR Software können Sie die Prozesse rund um das Personalmanagement erheblich vereinfachen. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß Ihr Betrieb ist oder zu welcher Branche es gehört: Unsere HR Software passt einfach zu jedem Unternehmen. Entdecken Sie unsere individuell anpassbaren HR-Softwarelösungen: Vergleichen Sie die Module von Sage und wählen Sie die Lösung aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Sage HR

Die flexible Cloud-Lösung für agiles Personalmanagement

  • Mehrsprachige Komplettlösung
  • Flexibilität durch modularen Aufbau
  • Einfach bedienbares Recruiting & Onboarding
  • Arbeitszeiten und Abwesenheiten planen und erfassen
  • Kommunikationstools & gemeinsamen Kalender auch unterwegs nutzen
  • Cloud-Lösung inklusive mobiler App

Sage HR Suite

Integrierte HR- und Personalabrechnungslösung für mittlere und große Unternehmen

  • Gesamtlösung für alle Prozesse des Personalmanagements
  • Höhere Flexibilität durch modularen Aufbau
  • Mitarbeitergewinnung, -bindung sowie -förderung
  • Integrierte Abrechnung von Reisekosten, Arbeits- und Fehlzeiten sowie Gehältern
  • Optimierung von HR-Prozessen durch individuelle Workflows
  • Ist-Analyse der Personalkosten
  • Nutzung über Desktop, Hosting oder Outsourcing-Abrechnungsservice
  • Einhaltung von GoBD-Richtlinien, Datenschutz und Datensicherheit

Sage Business Cloud People

Personalmanagementsystem in der Cloud für den Mittelstand sowie multinational agierende Unternehmen.

  • Mehrsprachiges HCM-System mit Informations- und Kommunkationsplattform
  • Umfangreiche People Analytics & Controlling
  • Umfassendes Recruiting & Onboarding
  • Performance- & Talentmanagement
  • Konfigurierbare Integration von Drittsystemen
  • Aufbauend auf der weltweit führenden Salesforce Cloud-Plattform

HR Software implementieren: Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Unsere Personalsoftwares sind sowohl über die Cloud als auch On-Premises verfügbar. Welche Lösung sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, das hängt von vielen Faktoren ab. Um hier eine fundierte Entscheidung treffen zu können, sollten Sie auch die Kapazitäten der IT-Abteilung berücksichtigen: Verfügt Ihr Unternehmen über ausreichend Fachkräfte, um eine On-Premises HR Software zu betreiben oder diese gar instand zu halten? Zudem ist es wichtig, sich die Vorteile beider Varianten genauer anzusehen.

Cloud-basierte HR Software

Wenn Sie eine HR-Software auf Cloud-Basis wählen, dann werden die Daten nicht lokal, sondern auf externen Servern, also in der Cloud, gespeichert. Sie abonnieren ein internetbasiertes Programm anstatt es zu kaufen – mit den folgenden Vorteilen:

  • Alle Daten sind jederzeit und von überall aus abrufbar.
  • Je nach Bedarf können bestimmte Funktionen zu- oder abgeschaltet werden.
  • Die technische Wartung inklusive der erforderlichen Updates übernimmt Sage für Sie.
  • Vergrößert oder verkleinert sich Ihr Unternehmen (z. B. hinsichtlich der Mitarbeiteranzahl), dann passt sich die cloudbasierte HR Software den neuen Gegebenheiten an. 
 

On-Premises-HR-Lösungen

Der Begriff des On-Premises steht für eine HR Software, die Sie einmalig kaufen. Nachdem Sie diese implementiert haben, betreiben Sie sie über Ihr eigenes Rechenzentrum auf lokalen Servern. Die Vorteile sind hier:

  • Sie können die HR Software individuell konfigurieren.
  • Sie haben die volle Kontrolle über die Steuerung der Software und alle Daten.
  • Sie zahlen einen festen, einmaligen Betrag.
  • Sie allein bestimmen, ob Sie darüber hinaus Geld für Erweiterungen etc. ausgeben wollen, und falls ja, wie viel.
 

Mehr Antworten auf Fragen rund um HR Software

Der Begriff des Human Resources, kurz HR, ist ein gebräuchlicher Anglizismus im Bereich der Personalwirtschaft. Statt von der HR wird auch vom Humankapital oder Human Capital gesprochen. Die Human Resources beschreiben die immateriellen Ressourcen, die ein Mitarbeiter mitbringt. Diese reichen vom fachlichen Know-how über seine Motivation bis hin zu seinen Fähigkeiten im Umgang mit anderen Menschen, auch Soft Skills genannt. 
Ein Unternehmen, das langfristig erfolgreich sein will, muss das Humankapital, sprich sein Personal, optimal einsetzen. Das Personalmanagement oder Personalwesen beschreibt die Praxis der Rekrutierung, der Einstellung, des Einsatzes und der Verwaltung aller Mitarbeiter. Man spricht auch vom Human Resource Management, dieses wird kurz HRM oder auch HR-Management genannt.

Die Mitarbeiter der HR Abteilung kümmern sich um alle Belange rund um das Personal. Zu ihren Aufgaben zählen die Personalplanung und -führung ebenso wie die Personalentwicklung. Zudem fördern Sie eine reibungslose Kommunikation im Unternehmen, da sie eine Vermittlerrolle zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern einnehmen. 

Wodurch zeigt sich eine gute HR-Arbeit oder Personalarbeit aus? Zum einen wirkt sie sich positiv auf die laufenden Kosten aus. Zum Beispiel in Sachen Gesundheit, da es weniger Ausfälle gibt, oder auch durch eine bessere Qualifikation der Mitarbeiter. Zum anderen wird nicht nur das geeignete Personal eingestellt, sondern es arbeitet zudem motiviert und bleibt dem Unternehmen lange treu.

Es ist auch die HR-Abteilung, die die Basis für eine langfristige Mitarbeiterbindung legt: Nicht nur dadurch, dass sie für eine hohe Transparenz in der Kommunikation des Unternehmens sorgt. Sondern auch, indem sie ein offenes und gutes Betriebsklima schafft und einen fairen, wertschätzenden Umgang miteinander fördert. Nur Mitarbeiter, die sich ernst genommen und sich in ihrer Firma fast schon zu Hause fühlen, sind dem Arbeitgeber gegenüber loyal.

Die HR Abteilung kann dafür sorgen, dass die Effizienz des gesamten Unternehmens nachhaltig steigt. Doch dafür muss sie die eigenen Routinen effizient abwickeln und eine HR-Strategie entwickeln.
 
Mit der richtigen HR-Software können Sie viele Routinearbeiten effizient erledigen und auch die Prozesse in Ihrer HR-Abteilung besser koordinieren. Dank ihr finden Sie schnell kompetente Mitarbeiter. Deren Daten können Sie mit dem HR Tool wiederum sicher und datenschutzkonform speichern und verwalten.
Zum einen gibt es ganz spezifische Tools, die zum Beispiel einen Teil des Recruiting-Prozesses oder der Personalverwaltung unterstützen. Zum anderen gibt es die Komplettlösungen, mit denen Sie alle Bereiche der HR-Arbeit unterstützen können: Sie können gezielt nach Kandidaten suchen und Onboardings machen. Es lassen sich weiterhin Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter planen und die Lohnabrechnung durchführen. All diese administrativen Aufgaben sind mühselig, sie kosten Zeit und sind deshalb teuer. Das Fazit: Mit HR-Tools sparen Sie somit viel Zeit und Geld.

Eine HR-Software bildet ganz unterschiedliche Personalbereiche und -prozesse ab. Die typischen Bereiche sind die Folgenden:

  • Das Bewerbermanagement bzw. Recruiting
  • Das Onboarding
  • Die Zielvereinbarung und die Leistungsbeurteilung
  • Die Personalentwicklung
  • Die betriebliche Fort- und Weiterbildung
  • Das Nachfolgemanagement
  • Das Terminmanagement
  • Die Zeitwirtschaft
  • Das Reisemanagement
  • Die Personaleinsatzplanung
  • Die Vergütung und Zusatzleistungen
  • Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung
  • Der elektronische Versand der Entgeltabrechnung
  • Die Pflege der Personalstammdaten bzw. die digitale Personalakte
  • Das Reporting und die Analysen
  • Die vernetzte Zusammenarbeit bzw. Social Collaboration

Die meisten HR-Lösungen sind modular aufgebaut, das heißt, dass je nach Bedarf ganz unterschiedliche Personalprozesse durch die Software unterstützt werden. Was nicht benötigt wird, muss somit auch nicht bezahlt werden. Dadurch verringern sich auch die Folgekosten, die durch die Wartung und Pflege der Software entstehen.

 
Sobald ein Unternehmen den ersten Mitarbeiter einstellt, fallen HR-Arbeiten an. Eine HR Software nützt daher allen Betrieben und das ganz unabhängig von ihrer Größe und Branchenzugehörigkeit. Die Anbieter spezialisieren sich oftmals auf eine spezielle Branche oder Unternehmensgröße. So gibt es spezielle Programme für das Handwerk, den Mittelstand oder den Konzern. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie mit dem Anbieter klären, welche Software zu Ihrer Firma passt. Ein hilfreicher Indikator kann die durchschnittliche Firmengröße seiner Bestandskunden sein.

Eine HR-Software kann die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung bei vielen Aufgaben unterstützen. Das sind zum Beispiel diese hier 

  • das Recruiting neuer Mitarbeiter
  • das Bewerbermanagement und Onboarding
  • die Personalentwicklung und das Weiterbildungsmanagement
  • das Arbeitszeit-, das Kranken- und das Abwesenheitsmanagement
  • die Personalabrechnung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, auch Payroll genannt und viele andere personalbezogene Verwaltungsaufgaben

Eine HR-Software gewinnt vor allem beim Recruiting immer mehr an Bedeutung. Denn viele Unternehmen suchen gut ausgebildete Fach- und Führungskräfte. Erschwerend kommt hinzu : Die Nachfrage nach Bewerbern ist heute größer als das Angebot. Noch dazu kostet es viel Zeit und Arbeit, neue Mitarbeiter zu gewinnen, da viele Aufgaben damit verbunden sind : von der überzeugenden Stellenausschreibung über ein effektives Bewerbermanagement bis hin zum erfolgreichen Onboarding. Und umso mehr Mitarbeiter an Bord sind, umso mehr administrative Aufgaben fallen an. Hier kann eine HR Software deutlich für Entlastung sorgen.

Eine gute Vorbereitung und ein HR Software Vergleich zahlen sich aus. Wie gut Ihre Wahl ist, das hängt nicht nur von den definierten Zielen, sondern auch von dem erarbeiteten Anforderungsprofil und der Besetzung des Projektteams ab. Nehmen Sie sich hierfür genügend Zeit und planen Sie gründlich. Entscheiden Sie dann anhand Ihres Anforderungsprofils, welche HR Software am besten zu Ihnen und zu Ihrem Budget passt sowie den entsprechenden Service und Support bietet.
Sage hat HR Software, die zu jedem Unternehmen passt 
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