So sieht die Zukunft der Weiterbildung aus
Betriebliche Weiterbildung hält Unternehmen im Mittelstand in der heutigen Arbeitswelt wettbewerbsfähig – so sieht sie in Zukunft aus.
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In einer Personalabteilung dreht sich alles um Daten. So gilt es nicht nur, die Daten der Mitarbeiter anzulegen und zu pflegen, es sind auch Meldungen zu verschicken. Da sammelt sich über die Zeit so einiges an Papierkram in den Akten und Schränken an. Das ist nicht nur äußerst unübersichtlich, sondern verschwendet auch viele Ressourcen wie Papier, Platz, Zeit und damit Geld.
Sie wollen Arbeitsabläufe beschleunigen und Kosten sparen? Da hilft nur eines: Machen Sie endlich Schluss mit dem Papierkram! Legen Sie digitale Personalakten an.
Die digitale Personalakte hat dieselbe Aufgabe wie eine herkömmliche Akte aus Papier: Sie enthält all die Dokumente, die den Mitarbeiter persönlich betreffen und die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Der Unterschied liegt – wie das Wort schon sagt – darin, dass diese Dokumente nicht mehr in Papierform vorliegen. Sie werden vielmehr konsequent digitalisiert und im Idealfall automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, wo sie zentral verwaltet werden.
Der große Vorteil der digitalen Akte: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann dezentral darauf zuzugreifen, das heißt ganz unabhängig davon, wo er sich gerade aufhält. Zugriffsberechtigt ist der betreffende Mitarbeiter selbst. Das können aber auch die Mitarbeiter der HR-Abteilung sein. Dazu wird in Benutzerprofilen genau festgelegt, wer sich was ansehen und wer wo Änderungen vornehmen darf.
Die digitale Akte soll in erster Linie die HR-Mitarbeiter entlasten. Denn Papierakten rauben ihnen wertvolle Zeit und viel Platz. Zum einen braucht es Zeit, sie zu erstellen, zu pflegen und oft auch, um Informationen in den Aktenschränken zu suchen. Zum anderen nehmen sie viel Platz in Anspruch, denn es sammeln sich hier schnell mal mehrere Aktenschränke an.
Manchmal sind Dokumente auch gar nicht mehr auffindbar, nämlich dann, wenn sie falsch abgeheftet wurden oder ganz verloren gegangen sind.
Die Vorteile der digitalen Personalakte: Sie geht nicht so schnell verloren, da sie zentral abgelegt ist. Dank ihr lassen sich viele Routineaufgaben automatisieren. Je mehr davon, umso effizienter wird der Workflow in der Personalabteilung. Ihre Mitarbeiter haben wieder Zeit für andere, wertschöpfende Aufgaben. Dazu kommt, dass digitale Akten keine Aktenschränke und damit auch keinen Platz mehr benötigen. Fazit: Das Unternehmen gewinnt an Platz sowie Zeit und spart letzten Endes Geld.
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SDL
Grundsätzlich darf der Arbeitgeber nur die Daten speichern, an denen er ein berechtigtes sachliches Interesse hat. Nur ein ausgewählter und möglichst kleiner Kreis an Personen darf die Personalakten führen und bearbeiten. Das sind in der Regel der Arbeitgeber oder Chef sowie berechtigte Mitarbeiter der HR-Abteilung.
Der Arbeitgeber soll und muss all die Daten in die Personalakte aufnehmen, die in einem direkten Bezug zu dem Arbeitsverhältnis stehen. Zu den zulässigen Unterlagen zählen deshalb die Bewerbungsunterlagen wie das Bewerbungsschreiben und die Zeugnisse. Das sind alles Dokumente, die der Arbeitnehmer vor seiner Einstellung zur Verfügung gestellt hat.
Ebenfalls gespeichert werden können zusätzliche Qualifikationen, die im Rahmen von Fortbildungen erworben wurden, und die Ergebnisse interner Eignungstests und Auswahlprüfungen. Auch der Arbeitsvertrag und etwaige zusätzliche Vereinbarungen finden sich hier. Negative Vorkommnisse wie Abmahnungen und Lohnpfändungen dürfen ebenso vermerkt werden. Zu guter Letzt werden in der Personalakte auch Beurteilungen und Zwischenzeugnisse abgelegt.
Der typische Inhalt einer digitalen Personalakte:
Unterlagen zur Person und Bewerbungsunterlagen
Unterlagen zum Arbeitsverhältnis
Unterlagen zur Sozialversicherung und Steuer
Weitere optionale Unterlagen:
Der Arbeitgeber darf weder private Informationen über den Arbeitnehmer speichern noch eine Liste über die Krankentage führen. Er darf sich auch keine Notizen über die Leistung seines Mitarbeiters machen. Gesundheitliche Gutachten dürfen nur dann gespeichert werden, wenn es sich um allgemeine Beurteilungen durch den Betriebsarzt handelt. Einzelne ärztliche Untersuchungsergebnisse fallen unter die ärztliche Schweigepflicht und sind vom Betriebsarzt entsprechend gut geschützt aufzubewahren.
Diese Dokumente gehören nicht in die digitale Personalakte:
Noch ein Hinweis: Es ist generell verboten, sogenannte Geheimakten oder Schwarzakten zu führen, ohne dass der Mitarbeiter davon weiß.
In der Personalakte befinden sich sehr sensible, personenbezogene Daten über den Mitarbeiter. Deshalb muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass hier möglichst wenige Personen Einsicht erhalten. Das Recht, die gesamte Akte einzusehen, haben nur der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer selbst. Dieser darf jederzeit einen Blick in seine Akte werfen und die Daten auf ihre Richtigkeit prüfen. Zeigt sich, dass Daten falsch sind oder dass sie gar unzulässig erhoben wurden, dann kann er veranlassen, dass sie gelöscht, gesperrt oder berichtigt werden.
Normalerweise dürfen auch die HR-Abteilung und die Lohnbuchhaltung Teile der Akte einsehen, allerdings nur insoweit es ihre Arbeit erfordert. Sie haben also nur eingeschränkte Rechte. Wenn der Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung outsourct, sprich an einen Dienstleister übergibt, dann erhält auch das externe Personal nur eingeschränkten Zugriff.
Die digitale Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Alle, egal ob sie firmenintern oder -extern arbeiten, unterliegen also der Schweigepflicht, was den Inhalt der Akte betrifft. Ein Mitarbeiter kann seinen Arbeitgeber jedoch auch von der Verschwiegenheitspflicht entbinden. Er kann sein Recht auf Einsicht auch einem Bevollmächtigen übertragen, etwa einem Mitglied des Betriebsrats.
Was passiert nach dem Einscannen der Dokumente mit den Originalen? Viele können ohne Probleme vernichtet werden, aber eben doch nicht alle. Es empfiehlt sich, manche Dokumente sicherheitshalber im Original aufzuheben, zusätzlich zu der digitalen Datei. Dazu zählen insbesondere die offiziellen Verträge und Urkunden, die eine Unterschrift tragen. Beim Scannen dieser Dokumente bleibt zwar die Schriftform nach § 126 BGB erhalten. Doch nach der derzeitigen Rechtslage dienen sie nur als Augenscheinbeweis. Das heißt, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, reicht dieser Beweis nicht aus. Rechtlich wasserdicht ist nur der Urkundsbeweis, der durch die Vorlage des Originals angetreten wird. Dies ist nachzulesen in den §§ 415 ff. ZPO, in denen es um die Beweiskraft von Urkunden geht.
Zu den Unterlagen, die also auch nach dem Scannen weiterhin im Original, das heißt in Papierform, aufbewahrt werden müssen, zählen:
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, bewahren Sie die wichtigsten Dokumente daher besser weiterhin im Original, sprich auf Papier, auf. Wenn Sie möglichst viel von in der Personalakte digitalisieren wollen, sich aber unsicher sind, holen Sie sich Unterstützung. Juristen, aber auch externe Dienstleister stehen Ihnen hier beratend zur Seite.
Ein Mitarbeiter kann noch bis zu drei Jahre lang, nachdem er aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen. So kann er zum Beispiel noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Ansprüche auf Schadensersatz stellen. Die rechtliche Grundlage ist der § 195 BGB, der die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren regelt. Entsprechend muss ein Arbeitgeber die Personalakte noch drei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet. Egal, ob die Kündigung zum 31.01., zum 30.04. oder zum 31.08. erfolgte, die Frist für die Aufbewahrung beginnt erst mit Ablauf des 31.12. desselben Jahres zu laufen.
Es ist nicht einheitlich geregelt, wie lange die einzelnen Dokumente einer Personalakte aufzubewahren sind. Das hängt eher von der Art des einzelnen Dokuments ab. So sollten die Unterlagen, die eine steuerliche Relevanz haben wie Lohnsteuerkarten und Lohnabrechnungen, erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Die Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind fünf Jahre aufzubewahren.
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