Beitragsnachweis und Beitragsschätzung

Üblicherweise erhält jeder Mitarbeiter am Monatsende seine Lohn- oder Gehaltszahlung. Wie pünktlich die dann letzten Endes erfolgt, ist gesetzlich nicht geregelt. Sehr streng geregelt ist hingegen die pünktliche Übermittlung der Beitragsnachweise zur Sozialversicherung. Die sozialversicherungspflichtigen Abgaben, die jeden Monat der jeweils zuständigen Krankenversicherung gemeldet werden müssen, liegen leider auch immer ein paar Tage vor dem letzten Tag eines Kalendermonats – und damit immer vor dem Stichtag, zu dem die eigentliche Gehaltsabrechnung erfolgt.

In vielen Branchen, die auf der Basis von geleisteten Mitarbeiterstunden die Lohnzahlungen vornehmen, liegen zu diesen Meldefristen allerdings oft noch nicht die vollständigen Entgelte der Gehaltsabrechnungen vor. Die Arbeitsstunden, die nach den Meldefristen noch in die Lohnzahlungen hineinfließen sollen, „fehlen“ also noch als Berechnungsgrundlage. Zudem wird ja auch noch etwas Zeit benötigt, die Lohnabrechnungen vorzubereiten.

Davon betroffen sind alle Firmen, die monatlich auf Stundenbasis die Gehälter berechnen. Neben der Gastronomie, die oft auch kurzfristig mit saisonalen Arbeitskräften plant, gehören auch viele Handwerksbetriebe, Speditionen oder Einzelhändler dazu, die ihr Personal flexibel einsetzen. Grundsätzlich sind von diesen Meldefristen auch alle Betriebe betroffen, die auf Aushilfskräfte angewiesen sind, die wiederum von Monat zu Monat, je nach Einsatzzeiten, dann auch unterschiedlich viel verdienen.

Der „Schätzungsbeitragsnachweis“ bei variierenden Lohn- und Gehaltszahlungen

Wie ist also zu verfahren, um die Beitragsnachweise pünktlich an die Krankenversicherungen zu liefern, obwohl Mitarbeiter auch nach dieser Frist noch Arbeitsstunden leisten?

Ganz einfach: Es wird auf Basis des vergangenen bzw. der vergangenen Monate ein Schätzwert ermittelt. Nicht ganz so einfach: Die Differenz zwischen Schätzwert und realem Entgelt muss in den nächsten Monat übertragen werden, damit ein Ausgleich erfolgen kann.

Auf der Basis der vollständigen Gehaltsabrechnung des Vormonats wird also ein passender Schätzwert für den aktuellen Monat ermittelt. Die Differenz aus dem Vormonat und dem aktuellen Monat wird dann in den nächsten Monat übertragen. Aber auch hier entsteht eine neue Abweichung, die dann wieder in den nächsten Monat übertragen wird. Im Grunde genommen „hangelt“ man sich auf diese Weise von Schätzwert zu Schätzwert und überträgt die jeden Monat anfallende Differenz zwischen tatsächlichem und geschätztem Bruttolohn in den nächsten Monat. Etwas Ähnliches passiert auch, wenn die Meldefrist versäumt wird. Dann wird auch geschätzt.

Selbst schätzen ist deutlich günstiger, als eingeschätzt zu werden

Bei Versäumnis einer Meldefrist schätzt die Krankenversicherung die Höhe des Lohns oder Gehalts, auf dessen Basis die Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln sind. Man darf davon ausgehen, dass diese nach einer Fristversäumnis eher ungünstig für den Arbeitgeber und den Mitarbeiter ausfallen. Denn in der Regel geht man bei diesen Schätzungen eher von höheren als niedrigeren Werten aus. Zwar gleicht sich das mit dem nächsten Beitragsnachweis wieder aus. Allerdings kommt es nicht selten vor, dass nachteilige Beitragsschätzungen zu vorübergehenden Liquiditätsengpässen führen.

Verpflichtung zur Schätzung: immer dann, wenn es anders nicht geht

Da grundsätzlich jedes Unternehmen zur pünktlichen Meldung der Sozialversicherungsbeiträge verpflichtet ist, besteht automatisch die Verpflichtung zur Schätzung, wenn es anders nicht möglich ist, der Pflicht nachzukommen. Es gibt also keine Möglichkeit, vollständig von der fristgerechten Meldung entbunden zu werden.