search icon

Beitragsnachweis und Beitragsschätzung

Für alle Unternehmen unumgänglich : Meldefristen zur Sozialversicherung

Üblicherweise erhält jeder Mitarbeiter am Monatsende seine Lohn- oder Gehaltszahlung. Wie pünktlich die dann letzten Endes erfolgt, ist gesetzlich nicht geregelt. Sehr streng geregelt ist hingegen die pünktliche Übermittlung der Beitragsnachweise zur Sozialversicherung. Die sozialversicherungspflichtigen Abgaben, die jeden Monat der jeweils zuständigen Krankenversicherung gemeldet werden müssen, liegen leider auch immer ein paar Tage vor dem letzten Tag eines Kalendermonats – und damit immer vor dem Stichtag, zu dem die eigentliche Gehaltsabrechnung erfolgt.

Termine für Beitragsnachweise 2019

Laden Sie sich kostenfrei unseren übersichtlichen Kalender herunter und haben Sie alle Termine fest im Blick.

In vielen Branchen, die auf der Basis von geleisteten Mitarbeiterstunden die Lohnzahlungen vornehmen, liegen zu diesen Meldefristen allerdings oft noch nicht die vollständigen Entgelte der Gehaltsabrechnungen vor. Die Arbeitsstunden, die nach den Meldefristen noch in die Lohnzahlungen hineinfließen sollen, „fehlen“ also noch als Berechnungsgrundlage. Zudem wird ja auch noch etwas Zeit benötigt, die Lohnabrechnungen vorzubereiten.

Davon betroffen sind alle Firmen, die monatlich auf Stundenbasis die Gehälter berechnen. Neben der Gastronomie, die oft auch kurzfristig mit saisonalen Arbeitskräften plant, gehören auch viele Handwerksbetriebe, Speditionen oder Einzelhändler dazu, die ihr Personal flexibel einsetzen. Grundsätzlich sind von diesen Meldefristen auch alle Betriebe betroffen, die auf Aushilfskräfte angewiesen sind, die wiederum von Monat zu Monat, je nach Einsatzzeiten, dann auch unterschiedlich viel verdienen.

Der „Schätzungsbeitragsnachweis“ bei variierenden Lohn- und Gehaltszahlungen

Wie ist also zu verfahren, um die Beitragsnachweise pünktlich an die Krankenversicherungen zu liefern, obwohl Mitarbeiter auch nach dieser Frist noch Arbeitsstunden leisten ?

Ganz einfach : Es wird auf Basis des vergangenen bzw. der vergangenen Monate ein Schätzwert ermittelt. Nicht ganz so einfach : Die Differenz zwischen Schätzwert und realem Entgelt muss in den nächsten Monat übertragen werden, damit ein Ausgleich erfolgen kann.

Auf der Basis der vollständigen Gehaltsabrechnung des Vormonats wird also ein passender Schätzwert für den aktuellen Monat ermittelt. Die Differenz aus dem Vormonat und dem aktuellen Monat wird dann in den nächsten Monat übertragen. Aber auch hier entsteht eine neue Abweichung, die dann wieder in den nächsten Monat übertragen wird. Im Grunde genommen „hangelt“ man sich auf diese Weise von Schätzwert zu Schätzwert und überträgt die jeden Monat anfallende Differenz zwischen tatsächlichem und geschätztem Bruttolohn in den nächsten Monat. Etwas Ähnliches passiert auch, wenn die Meldefrist versäumt wird. Dann wird auch geschätzt.

Selbst schätzen ist deutlich günstiger, als eingeschätzt zu werden

Bei Versäumnis einer Meldefrist schätzt die Krankenversicherung die Höhe des Lohns oder Gehalts, auf dessen Basis die Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln sind. Man darf davon ausgehen, dass diese nach einer Fristversäumnis eher ungünstig für den Arbeitgeber und den Mitarbeiter ausfallen. Denn in der Regel geht man bei diesen Schätzungen eher von höheren als niedrigeren Werten aus. Zwar gleicht sich das mit dem nächsten Beitragsnachweis wieder aus. Allerdings kommt es nicht selten vor, dass nachteilige Beitragsschätzungen zu vorübergehenden Liquiditätsengpässen führen.

Verpflichtung zur Schätzung : immer dann, wenn es anders nicht geht

Da grundsätzlich jedes Unternehmen zur pünktlichen Meldung der Sozialversicherungsbeiträge verpflichtet ist, besteht automatisch die Verpflichtung zur Schätzung, wenn es anders nicht möglich ist, der Pflicht nachzukommen. Es gibt also keine Möglichkeit, vollständig von der fristgerechten Meldung entbunden zu werden.

Wertvolle Informationen von Unternehmensexperten

In unserem Blog finden Sie Infos, Tipps und Checklisten zum Download, mit denen Sie Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.

Modernes ERP-System: Visionäre Vertriebsunternehmen tragen den Gewinn fort.

Modernes ERP-System : Visionäre Vertriebsunternehmen tragen den Gewinn fort.

Der Großhandel steht wegen des digitalen Wandels vor zahlreichen Herausforderungen : Ein modernes ERP-System kann helfen, sie zu meistern.

Mehr erfahren Mehr erfahren
Was ist Servitization und warum bringt es Herstellern mehr Umsatz?

Was ist Servitization und warum bringt es Herstellern mehr Umsatz ?

Früher war der Sinn eines Produktionsunternehmens klar : Produkte herstellen. Heute ist es mit "Servitization" anders. Welche Rolle spielen Daten beim Kundendienst ?

Mehr erfahren Mehr erfahren
Die Kunden im Fokus: Stakeholder bei der Unternehmensnachfolge (Teil 2)

Die Kunden im Fokus : Stakeholder bei der Unternehmensnachfolge (Teil 2)

Der Kunde ist für jeden Unternehmer die wichtigste Person, die Produkte kauft. Nachfolger eines Unternehmens sollten die Kundenbeziehung fokussieren.

Mehr erfahren Mehr erfahren
4 gute Gründe für die sorgfältige Pflege der Kundendaten

4 gute Gründe für die sorgfältige Pflege der Kundendaten

Kundendaten sind das A und O für den Vertriebs- und Marketingerfolg. Erfahren Sie die Herausforderungen, die es dabei zu meistern gilt.

Mehr erfahren Mehr erfahren
Mittelstand goes digital: Wie werden Fördergelder in Anspruch genommen?

Mittelstand goes digital : Wie werden Fördergelder in Anspruch genommen ?

Fördergelder für Digitalisierungsvorhaben : Wie werden die Förderprogrammevon Bund, Ländern und EU in Anspruch genommen ? Ein Überblick :

Mehr erfahren Mehr erfahren
Mehrwert Mitarbeiter: Stakeholder bei der Unternehmensnachfolge (Teil 1)

Mehrwert Mitarbeiter : Stakeholder bei der Unternehmensnachfolge (Teil 1)

Eine entscheidende Ressource für den Unternehmenserfolg ist der Mehrwert Mitarbeiter. Sie verdienen deshalb bei Unternehmensübergaben besondere Aufmerksamkeit.

Mehr erfahren Mehr erfahren
Dropshipping: Minimale Kosten – maximaler Erfolg

Dropshipping : Minimale Kosten – maximaler Erfolg

Produktvertrieb ohne hohe Anfangsinvestitionen ? Onlineshop trotz geringer Lagerkapazität ? Der E-Commerce-Trend Drophipping macht es möglich.

Mehr erfahren Mehr erfahren
Darum lohnt sich der Einsatz von CRM-Software

Darum lohnt sich der Einsatz von CRM-Software

Optimales Kundenmanagement mit CRM-Software : Lesen Sie hier alles über die Vorteile, um dem Wettbewerb eine Nasenlänge voraus zu sein.

Mehr erfahren Mehr erfahren