Außersteuerliche und steuerliche Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sowie alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung im Einzelfall von Bedeutung sind, müssen laut den GoBD* aufbewahrt werden. Als steuerrelevant gelten alle Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als Betriebseinnahmen gebucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken, z. B. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen. Hierzu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die nachweisen, dass die Rechtsvorschriften ordnungsgemäß umgesetzt und eingehalten wurden.